Forretnings E-post Etikette Basics

"Det er fire måter, og bare fire måter, der vi har kontakt
med verden Vi er evaluert og klassifisert av disse fire kontaktene.
Hva vi gjør, hvordan vi ser, hva vi sier og hvordan vi sier det "

-. Dale Carnegie (1888-1955) Amerikansk Pedagog
Når det gjelder virksomhetens e-postkommunikasjon, må du gjøre inntrykk som kan låne til bestemmelse om at du er en troverdig profesjonell bedrift, og noen som vil være lett og en glede å gjøre forretninger med. Du har bare én sjanse til å gjøre et førsteinntrykk, og at muligheten er uvurderlig å skape tillit og trygghet
for vurdering nedenfor er problemene bedriftseiere og deres ansatte minimalt behov for å være klar over i sine dag-til-dag online kommunikasjon slik at deres virksomhet kan trives

AKTUELT:. Field: emnet: Feltet er vinduet inn din e-post og kan mange ganger bestemme selv om din e-post vil bli åpnet. Hvis dette er din første kontakt med en kunde basert på deres forespørsel gjennom nettstedet eller på annen måte, sørg for å ha en kort LAGT: som tydelig viser hva temaet på e-post er. Aldri være misvisende i denne sammenheng! Skrivefeil kan alle caps eller alle liten sak låne til inntrykket man kan være spammer
graden av formalitet. Aldri anta en posisjon av har i virksomheten din e-post. Bare tiden og relasjonsbyggende innsats kan veilede når du kan informalize virksomhetens forhold og derfor din e-post tone. Husk, folk gjør forretninger med mennesker; ikke selskaper. Man skal kommunisere som om din e-post er på bedriftens brev til alle tider. Dette er bedriftens image du er merkevarebygging
Adressering: Hvordan løse dine nye kontakter? Jeg foreslår at utgangspunktet at du antar det høyeste nivået av høflighet: Hei, Mr. Anderson, Dear Ms Jones, Dr. Osborne, etc. Inntil de nye kontakt stater, "kaller meg Andy" eller "du kan kalle meg Diane". Hold det formelle før det er klart sammenhengen tilsier noe annet. Du vil også kunne plukke opp hint av hvordan kontakter nærmer deg og deres tone. De fleste forretningsfolk har ikke noe imot å bli kalt ved fornavn, men i en global økonomi som kan oppfattes som å ta premature friheter i forholdet hvis det brukes for tidlig.
Til :, Fra :, Blindkopi kan Kopi-feltene gjøre eller bryte deg:
... I TO: -feltet sørg for at du har din kontaktens navn formelt skrevet. . John B. Doe - ikke john b doe eller JOHN B DOE
... I FRA: -feltet sørge for at ha ditt fulle navn formelt skrevet. Eksempel: Jane A. Jones. Ikke: jane en jones eller JANE A JONES. Den senere to gi oppfatningen av mangel på utdanning eller begrenset erfaring med teknologi. Bruk alltid fullt navn. Ved å kun inkludert fornavnet ditt eller e-postadressen er du gi oppfatningen du kan ha noe å skjule eller ikke vet det grunnleggende konfigurering av e-postprogrammet
... BCC. Bruke dette feltet når e- post til en gruppe med kontakter som ikke personlig kjenner hverandre. Ved å føre en armlengdes avstand liste over e-postadresser i CC eller TO felt av kontakter som ikke kjenner hverandre eller som aldri har møtt er som bidrar til å publisere deres e-post adresse til fremmede. Med disse er du smi partnerskap med, synlig notering sin e-postadresse i med en gruppe fremmede vil gjøre en lurer på hva andre personopplysninger du kanskje ikke respekterer eller forstår
... Cc:. Bruk dette feltet når det er en håndfull medarbeidere som er involvert i en diskusjon som krever alle være på samme side. Disse forretningsfolk kjenner hverandre eller har blitt innført og har ikke noe problem å ha sin e-post adresse utsatt for de involverte parter. Hvis du er usikker på om en forretningsforbindelse ville tankene deres adresse blir gjort offentlig, spør
Formatering: Avstå fra å bruke formatering i virksomheten din kommunikasjon. Med mindre du ville skrive noe i fet røde bokstaver på forretningsreise brev, ikke gjør det når e-post for kommersiell vinning. Med alle spamfiltrering skjer i dag; jo mer formatering eller innebygde bilder som du tar med, jo høyere er sjansen for at din e-post kan bli blokkert som spammy. Selv noe så enkelt som å bruke en annen skrift gjør din e-post display betinget av at mottakeren har det bestemt skrift på deres system, eller det som standard til deres utpekte standardskriften. Husk at mottakeren ikke kan ha sine e-postprogram konfigurert på en slik måte som å vise din formatering slik den vises på ditt system - hvis i det hele tatt
Vedlegg:. Hvordan tror du ditt forhold til en potensiell ny Kunden er forbedret når du sender dem som 10M Power Point-presentasjon de ikke har bedt om, og du fyller opp innboksen sin forårsaker påfølgende forretningskorrespondanse å sprette som ikke kan leveres? Og hvis de ikke har Power Point de ikke kunne åpne filen uansett! Aldri anta potensielle kunder har programvaren du gjøre for å åpne en fil du kan vilkårlig sende.
Hvis du trenger å sende en fil over 500000 i størrelse, dikterer forretningsgaven du ber mottakeren først hvis det er OK å sende en stor fil. Neste, bekrefter at de har samme programvare og versjon du gjør og hva som er den beste tiden på dagen å sendt den til dem for å sikre at de er tilgjengelige for å laste ned store filer og beholde sin e-post strømmer. Sender aldri store vedlegg uten forvarsel, i helgene eller etter arbeidstid når mottakeren ikke kan være der for å tømme ut innboksen sin og beholde sin e-post strømmer
Bruke Forrige e-post for New Korrespondanse. Hvis du ønsker å gi oppfatningen av lat, finne en tidligere e-post fra den personen du ønsker å kommunisere med, traff svar og begynner å skrive om noe helt irrelevant for den gamle e-post emne. Alltid starte en ny e-post og legge til kontakter i adresseboken din slik at du kan legge dem til en ny e-post med ett klikk
Down Edit Dine Svar:. Ikke bare trykke svar og begynner å skrive. Redigering er en ferdighet de du kommuniserer med, vil sette pris på som det gir å reflektere en respekt for sin tid og klarhet i din kommunikasjon. Fjerne deler av den forrige e-post som ikke lenger gjelder for din reaksjon, inkludert e-posthoder og signaturfiler fjerner rot. I tillegg, ved å gjøre en innsats for å svare punktvis holder samtalen på sporet med færre misforståelser
alminnelig høflighet. Hei, hei, Good Day, takk, hilsen, hilsen. Alle disse introer og sign offs som er et fast innslag av profesjonelle forretningskommunikasjon bør også brukes i virksomheten din e-post kommunikasjon. Ha alltid en hilsen og signerer med hver e-post. Her igjen - tror virksomheten brev
Signaturfiler: Hold signaturfiler til ikke mer enn 5-6 linjer, eller du kan bli sett på som litt egosentriske.. Begrens signatur til ditt nettsted link, firmanavn og slagord /tilby eller telefonnummer. Inkludere en link til nettstedet der mottakeren kan få all kontaktinformasjon fra AZ - det er hva nettstedet ditt er for. Ikke glem å ta med "http: //" når inkludert ditt nettsted adresse innen e-poster og signaturen din fil for å sikre nettadressen er anerkjent som en klikkbar URL uavhengig av brukerens programvare eller plattform
Det du har det! De ovennevnte grunnleggende vil sikkert la dine forretningskommunikasjon å heve seg over de fleste som ikke tar seg tid til å forstå og mestre disse problemene. Når smi nye forretningsforhold og størkne etablerte partnerskap, nivået av profesjonalitet og høflighet du stafett i din bedrift e-post kommunikasjon vil alltid få kunder over konkurransen som kan være blodfattig, uinformert eller rett og slett lat på dette området.
Når det gjelder forretninger, uavhengig av modus for kommunikasjon brukes, profesjonalitet og høflighet aldri gå ut av stilen
 !;