Planlegging som system

Hva er et system?

Et system består av mange prosesser. Disse prosessene har ins og outs. Prosessene har start og stopp. De kan være moden, eller utvikle. Noen av dem fungerer glatt og noen har flere ødelagte koblinger. Det kan være nyttig å se på forvaltningsarbeid som kjører et komplekst system. For eksempel, la &'; s si, du klarer et call center, som tar hundrevis av samtaler om dagen fra kunder. En dag 4 ansatte ringe inn syk. Som leder av denne mangel på 4 personer vil påvirke systemet. Kanskje kundene vil ha lengre ventetider eller lunsj tidsplaner må justeres. Som leder du gjør disse endringene i det samlede systemet for å minimere virkningen til kundene. En melding er plassert i telefonsystemet varsler kunder som på grunn kaller volum, vil samtalene bli besvart i dag på 6 minutter kontra de vanlige 2 minutter. Når administrasjon, er det viktig å forstå de viktigste prosessene som er nødvendige for å møte forretningsmessige mål, og deretter foreta nødvendige endringer.

Ledelse som et planleggingssystem

Ledelsen planleggingssystem har flere viktige prosesser. De er delt mellom å sette strategiske og taktiske planer, utvikling av mennesker og driftsprosesser. Før etablere strategier er det viktig å definere en organisasjons visjon og sikre at alle ansatte forstår visjon og har en mulighet til å bidra til det. Denne visjonen starter med en beskrevet end tilstand. Den beste manageren må forklare hva organisasjonen vil være som i 1-2 år eller tidsrammen for planleggingshorisonten. Det er viktig for styring for å definere andre elementer i denne sluttilstand. For eksempel, hva vil kundene si? Hva vil de ansatte si? Hvilke mål forventer du å oppnå? Dette sikrer at alle på laget forstår og jobber i samme retning mot implementering og utvikling av visjonen. Neste er misjon. Det bør beskrive hva organisasjonen gjør og hvordan du kan hjelpe alle forstå hovedformålet og målet for organisasjonen.

Verdier og atferd

Hva er viktigst i dette miljøet? Verdiene skal være klar, kommunisert, og rolle modellert. For eksempel, kanskje en av de organisasjonens verdier er kundeservice kvalitet. Det bør være klart definert. Ledere må rollemodell organisatoriske verdier. 3-5 verdier er ganske nok, hvis det er definert klart, og folk er i stand til å følge.

For eksempel kan definerte verdier være rundt kundeservice, ansatt risikotaking, kreativitet, arbeide sammen, og så videre. Hva er de forventede atferd i organisasjonen? De bør justere pent under hver verdi. Atferd justert til kjerneverdier, som er lært og rolle modellert i hele organisasjonen, gi en kraftig lærepenge og mal for folk å følge. Uten denne konsistens i organisasjonslivet, beslutninger tas i en ustrukturert måte uten å betale oppmerksomhet til de overordnede målene i organisasjonen.

Miljøanalyse

Når organisasjonen har definert grunnleggende rammeverk for hvordan det vil operere så er det tid for å samle inn data for planprosessen. Dette bør være på minimum en årlig prosess som skriver en anmeldelse, men drevet av rutinemessige prosesser gjennom hele året. Det &'; s viktig å samle organisatoriske forutsetninger. Hva er de generelle forutsetninger som vil drive planlegging av aktiviteter som alle kan enes om? For eksempel, vil selskapet vokse 10% i neste år, legger 8 steder, og ansette 67 personer. De vil fase ut noen teknologi og bringe i en annen teknologi. Med tydelig oppført forutsetninger, kan ledelsen legge planer som fornuftig. Hver plan må ha innspill fra kunden. Altfor mange ganger organisatoriske ledere finner det de gjør det bra, måle det, og bestemmer seg for å gjøre mer av det. Dette er et baklengs tilnærming. Først av alt, bør ledere kartlegge sine kunder og forstå hva som er viktigst særlig blant produkter og tjenester som tilbys i dag. Deretter bør ledere måle hvordan organisasjonen utfører i henhold til hva som er viktig for kunden. Dette fører til bedre planlegging system

Kunde trender

Det &';. Er også viktig å se på kundene, og deres mål. Hvilke tjenester og eller produkter gjør de synes å være å bruke mer av eller mindre av? Hvilke andre faktorer av kundeatferd kan forklares og skrevet ned for å hjelpe planprosessen? Hva slags kunder er filtrert ut, kjøper mindre, og hva kundebase vokser? Disse spørsmålene bør forstå årsakene? I alle plan utenriksøkonomien må tas i betraktning. Hvor er vekst, nedgang og hvorfor? Hvordan vil nye lover, retningslinjer og eksterne faktorer påvirker organisasjonen? Det bør være en klar uttalelse i planen rundt økonomien, og hvordan det påvirker organisasjonen på en positiv eller negativ måte.

Konkurranse?

Hvem er de konkurrenter i organisasjonen? Hva gjør de bedre eller verre? Hva er de viktigste prosessene i selskapet som trengs for å oppnå organisatoriske mål? For eksempel hvis selskapet eksporterer sko, så frakt er stor prosess. En sko produsenten kan gjennomgå prosessen de bruker til skips sko til distributører og sammenligne dette med hvordan deres konkurrenter håndtere deres shipping prosessen? Hvordan gjøre andre utenfor bransjen håndtaket frakt ferdige produkter til sine distributører? Hvordan andre gode arbeidsforhold bedrifter håndtere sine relasjoner med sine distributører? Når du tar tid å gjøre denne typen forskning det lønner seg senere å forbedre alle prosesser i organisasjonen og dens planleggingssystem!

Nå ser inne

Hvordan er ferdighetene til den aktuelle medarbeideren basen matchende opp til de nye planene? Hvilke ferdigheter dukker opp og vil kreve nye pedagogiske planer og verktøy? Hvilke ferdigheter er fallende og vil kreve ny opplæring for folk å skifte til nye områder av høyere avkastning. Ledere bør opprette en database for å forstå de sterke sider og områder av interessene til sine folk. Dette vil hjelpe når prosessen med å vurdere nye og fallende ferdigheter er i gang. Matchet med en database dette muliggjør en kraftig kunnskapsressurs om organisasjonen &'; s mest kritiske ressurs! Det &'; s viktig på dette punktet i planen for å kartlegge alle mennesker og forstå deres ideer, og hva de føler går rett kontra galt. Dataene skal være tilgjengelige for alle og, enda viktigere, handling trinn og anbefalinger alltid synlig. Etter dette helhetlig prosess basert planlegging tilnærming, kan budsjettet settes. For mange budsjetter få satt før noen planlegging og som et resultat nye mål er etablert uten klar basis. Budsjettet bør settes som et resultat av tilbakemeldinger fra kunder, strategisk retning, og tilgjengelige midler!

En nestet planleggingssystem

Ovennevnte muliggjør utvikling av et hele selskapet sett 1- 3 år strategier 1 år taktikk, og kvartalsvise planer, som kan stilles inn og delt. Hver plan element bør ha en eier og klare mål bør etableres, som beskriver hva målet er, når det er forventet, og hva metriske vil representere suksess? Ledere bør sørge for at så mange som mulig bidrar til årsplaner. Plan ledere bør holde regelmessige oppdateringsmøter åpne for alle ansatte. Når folk vet både planer og status på regelmessig basis, vil det åpne opp kommunikasjons og vil hjelpe mennesker til å føle seg mer opptjent på jobb. Samtidig vil det bidra til å flytte planer fremover.

Når den beste manageren ser på forvaltningen planprosessen som et system det bidrar til å hindre beslutninger uten data og, som viktig, inkluderer alle i prosessen fra kunden til selskapets ledelse.

Learning oppsummering og neste skritt

Management er et system og det er viktig å forstå at når en beslutning er tatt, blir hele systemet påvirket. Det er viktig å forstå også hvilke prosesser drive arbeid i organisasjonen. Dette fører til viktigheten av planlegging. I denne prosessen alle mulige data skal bli samlet inn, og alle gruppemedlemmene skal være involvert. Organisasjonen kan produsere nye mål for neste planperiode klart definert med beregninger og eiere tildelt. Dette vil være som et resultat av nøkkel fra kundene, som har blitt samlet rundt betydning og ytelse. Det er viktig for ledelsen å gi synlighet til fremgang gjennom året via operative vurderinger mens noe som gjør dem en rutineprosessen. Til slutt vil plassere en vekt på utvikling av mennesker i planprosessen sørge for at folk går fremover og i tråd med organisasjonsplaner. Ledelse planlegging tar disiplin, kvalitetstenkning, og engasjement. Som et resultat, er sjansene større for at virksomhetens mål vil bli oppnådd

Craig Nathanson
 !;