Er min bedrift for liten for Project Management?

Du tenker kanskje at din bedrift er litt for liten for BIG prosjektledelse teknikker, men det er slett ikke tilfelle. Don &'; t la alle de fancy begreper som Network diagram, Gantt-diagram, og Work Breakdown Structure skremme deg. Og don &'; t bekymre deg hvis du ikke &'; t vet hvordan du bruker Microsoft Project eller Primavera eller annen PM program der ute … du don &'; t trenger det.

Project Management handler om organisering av data for et bestemt prosjekt, og oppdatere den etter hvert som prosjektet skrider frem. Du kan bruke et Word-dokument eller et Excel-regneark hvis du vil, så lenge du har noe dokumentert for prosjektet ditt, er du bidra til suksess for det prosjektet.

La &'; s gjennomgå definisjonen av et prosjekt … et prosjekt har en begynnelse og en slutt dato med definerte ressurser. Så hvis du har et prosjekt som skal begynne i morgen og slutten av neste fredag ​​med et sett budsjett på $ 1000 og 2 entreprenører som arbeider på den … Du har et prosjekt! Og du klarer det effektivt ved å starte med en penn og papir. Ikke overbevist ennå? Ok, la &'; s gjennomgang på hvordan vi kan gjøre dette ...

Først må du finne ut hvor mange arbeidsdager du har å fullføre prosjektet, minus ferier, helger (med mindre du er en arbeidsnarkoman som meg), og planlagt ferier. Så få kalendere ut og begynne å telle. Deretter døyt at antallet ned til senere bruk.

Nå til sammenbrudd oppgavene. Du kan enkelt lage en Work Breakdown Structure fordi det er ikke noe mer enn en svært glorifisert detaljert oversikt. Nivå 0 er hovedprosjektet mål, er den første oppgaven nivå 1, så kan du legge til under oppgaver under den og flytte inn å legge din neste nivå (s). For eksempel her vil være en prøve WBS for å lage arme riddere. * min personlige favoritt *

Nivå 0 Gjør French toast Anmeldelser Level 1 Samle ingredienser (eller materialer)
(det er greit å liste opp ingrediensene under nivå) dvs. spatel, pan, egg, brød, kanel osv …
Nivå 2 Forberedelser
Forvarm pan
Legg smør for å panorere
Beat egg i bollen med kanel
Level 3 Cook
Dip brød i eggeblandingen på begge sider
Legg brød å panorere
Flip når den ene siden er brun
Fjern når andre siden er brun
Nivå 4 Clean Up
Wash panne og stekespade
Skyll retter og sette i oppvaskmaskinen
Sett bort ingredienser
Rent bord

Jeg har valgt å ikke inkludere oppgaven med å spise, selv om det var fristende. ;-)

Så nå har du dine oppgaver fordelt på nivåer med deloppgaver, nå du bare tilordne dem. Ved siden av hver oppgave sette en person &'; s navn, en av dine ressurser. Da har dem anslå hvor mange timer, dager eller minutter det vil ta å fullføre hver oppgave. Alltid involvere de ansatte i denne prosessen.

Nå er du klar til å gjøre noen grunnleggende beregninger. Legg opp timer (eller hva måleenheten du brukte) for hver ressurs og flere som etter sin betale prisen og Voila! Du har en flott begynnelse kostnadsanalyse for prosjektet.

Neste skritt vil være å legge til i materialkostnader, utgifter og slikt, og legger til at de begynner kostnadsanalyse tall og trekke fra det totale budsjettet. Er du under eller over budsjett? Hvis under, bra for deg! Hvis over, må du gå tilbake til din disposisjon og se hvor du kan kutte ned på tiden for noen av oppgavene, eller kanskje spart litt på billigere materialer. Av enda bedre, hvilke oppgaver som kan gjøres samtidig! Din absolutt siste utvei er å kutte lønnssatser. Du trenger dine ressurser glad og produktiv. :-D

Når du har tallene du ønsker, ta all denne informasjonen, og plugge den inn i et Word-dokument med et bord eller punktliste, eller Excel med rader og kolonner.

Her er noen tips:
• Bruk celler i en tabell eller celler i et regneark å plotte etter dag, uke eller oppgave
• Bruk excel Sum knappen for totalt kolonner og rader med 1 klikk
• Høydepunktet eller Shade i fargekritiske oppgaver som må være ferdig i tide

holde det enkelt er nøkkelen for små bedrifter som meg selv, men tro meg du bruker de grunnleggende begrepene Prosjektledelse og du kan lykkes med det. Gi det et forsøk! Hvis du får problemer, gi GCLS en samtale for en gratis 30 minutters konsultasjon. Inntil da …
.