5 trinn til en produktiv Meeting

Det sies at på en gjennomsnittlig dag i USA, vil det være 17 millioner møter. (Det gjør du lurer på hvordan noe noensinne blir gjort!) Et møte er to eller flere mennesker å komme sammen for å utveksle informasjon. Hva kan være enklere? Likevel, det er en av de største institusjonelle tid wasters at vi lider.

En informativ øvelse er å beregne timekostnad for møtet. En person som tjener $ 50.000 per år representerer en timelønn kostnader til organisering av $ 25 (uten å legge på fordeler, overhead og fortjenestepotensial). Hvis ti personer på dette lønnsnivået møte i en time, er prisen $ 250 for timen. Deretter se på hva som ble oppnådd. Var det verdt $ 250? Noen ganger “ ja &" ;. Mange ganger, “ no &" ;.

Jeg har laget fem trinn som vil hjelpe deg å forbedre produktiviteten til møtene. Selv om du ikke er ansvarlig for driften av møtet, ta med disse forslagene til den personen som er ansvarlig.

1. Spør, “ Er det nødvendig &"; Vi holder alltid møtet fordi vi har alltid holdt møtet. Hva ville skje hvis det ikke fant sted? Hva hvis vi ikke møtes fullt så ofte? Hva om vi møttes en gang i måneden i stedet for hver uke?

2. Stiller spørsmålet, “ Am jeg nødvendig &"; Nå mener jeg ikke dette i dyp filosofisk forstand, men snarere “ får jeg noe ut av møtet &"; og “ må jeg bidra med noe til møtet &"; Hvis svarene på disse to spørsmålene er både “ no &" ;, prøve å unngå å delta på møtet. Eller, er kanskje bare første halvdel av møtet relevant for deg. I dette tilfellet, se om det er en måte å bli fritatt fra andre halvdel av møtet.

3. Forberede en agenda. Akkurat som det er en god praksis å utarbeide en daglig “ å gjøre listen &"; å hjelpe oss med å få fokusert hver dag, bør vi ha en skriftlig agenda for møtet. Sirkulere det på forhånd til de som vil være til stede. La dem vite hva som skal diskuteres. Gi dem en sjanse til å forberede seg. Ikke hold møter ved “ bakhold &" ;.

4. Still ganger. Ha en starttid og hold deg til den. Angitt tid for hver sak som skal diskuteres, slik at ett element ikke dominerer hele møtet ga ingen tid til å diskutere de andre elementene. Ha en sluttid og hold deg til den.

5. Forplikte seg til handling. Møter burde produsere resultater. Løse til en kurs av handlingen. Vi har diskutert saken, så hva nå? Tildele ansvar for oppgaver til bestemte personer med tidsfrister og holde dem ansvarlig.

Hvis disse forslagene er nyttig, la meg invitere deg til å delta på en av våre månedlige Public Time Management seminarer. “ Det beste seminaret jeg noensinne har deltatt &"!; I løpet av våre to? Day Time Management Seminar, vil vi vise deg hvordan du får gjort mer på kortere tid, med mindre stress, og hvordan du kan skape mer tid og balanse for deres personlige liv. Våre økter er alltid morsomt, underholdende, innholdsrike, og fylt med praktiske sunn fornuft ideer for å hjelpe deg å få gjort mer på kortere tid, både i arbeidsdagen og personlige liv. Vår månedlige planen for offentlige seminarer kan bli funnet på våre nettsider: http://www.balancetime.com. Eller enda bedre, er Don tilgjengelig for å skreddersy og personlig gjennomføre sine læringsprogrammer, in-house, der du befinner deg for grupper på åtte eller flere fra én time opp til tre dager. Kontakt Don nå for detaljer på: [email protected] eller ringe ham direkte på:. (203) 929-9902

Vil du motta gratis Timely Time Management Tips på regelmessig basis for å øke personlig produktivitet og få mer ut av hver dag? Registrer deg nå for vårt gratis “ TIME MANAGEMENT LISTE &" ;. Bare gå til: http://www.topica.com/lists/timemanagement og velg “ abonnere &" ;. Vi ønsker deg velkommen ombord
 !;