Å møte eller ikke å møte ... Hva er spørsmålene?

Møter kan være totalt bortkastet tid eller en kraftig og produktiv kommunikasjon verktøy som kan løse problemer, stimulere ideer, fremme lagånd og generere handling. Resultatene ligge helt i hvordan de blir drevet. Organiserte og veldrevne møter nødvendigvis vil produsere effektive resultater. Mens, møter som er dårlig forvaltet mangel formål og fokus er totalt bortkastet en organisasjon &'; s tid og penger

Fra mine observasjoner som arbeider med hundrevis av forskjellige selskaper, har jeg lagt merke til at folk ser ut til å møte mer. , nyter det mindre og frustrert over at de har så lite tid til å få sin “ ekte &"; arbeidet som er gjort. De snakker om møtene som en “. Nødvendig onde &"; Forskning utført av Annenberg School of Communications ved UCLA og University of Minnesota og' s Training & Development Research Center viser at ledere i gjennomsnitt tilbringer 40-50% av arbeidstiden på møter. Studiene peker også på at så mye som 50% av møtetiden er uproduktiv og at opp til 25% er brukt diskutere irrelevante problemstillinger.

Jeg har sikkert hatt mer enn min rettferdige andel av det gode, den onde og de stygge møter, både som en betalt ansatt og som frivillig. Jeg har også hatt en fantastisk følelse av tilfredshet fra produktive økter, samt frustrasjon og sinne fra ineffektive økter. Jeg tror at nøkkelen til suksess ligger ikke bare i forberedelse og organisering, men også i måten møtet forvaltes. Når ego og makt kan bli satt til side, er det så mye lettere å komme videre med oppgaven

Alt dette ber om å stille spørsmålet, “. Er møter virkelig nødvendig &"; Vel, noen ganger de er og noen ganger de aren &'; t. Visdom er å vite forskjellen, og fullt ut forstå denne primære spørsmålet.

Er Møter virkelig nødvendig?

Iboende som en del av vårt samfunn er det behov for å komme sammen med andre for å dele informasjon, ta avgjørelser, plan, diskutere, snakke ting over, argumentere, spørsmålet, stryke ut forskjellene, sammenligne notater, sladder, og mye mer. Familier, skoler, klubber, bedrifter og regjeringer omfatter grupper av menn, kvinner og barn alle kommer sammen for et bestemt formål. Alt dette betyr at møtet er en naturlig funksjon av vår eksistens.

Som mennesker trenger vi forbindelsen med andre for å overleve. Svært få mennesker valgte å være en eremitt og seclude seg fra andre. Selv om jeg er sikker på at du, som meg, mange av dere som leser dette kan ha fantasert om å være alene på en øde øy, langt borte fra de prøvelsene av hverdagen. Vi trenger også å tilhøre, kommunisere og dele en felles formål med likesinnede individer.

Realiteten er at å gjøre ting alene i lengre tid er mot sin hensikt. Det er først når vi jobber i partnerskap med andre og våre ressurser at ting blir gjort på en mer effektiv måte.

Møter blir enda mer nødvendig for folk &'; s overlevelse med mengde entreprenører som opererer fra hjemme-baserte virksomheter, ansatte telecommuting eller arbeider endeløse timer foran dataskjermer. Behovet for menneskelig samhandling er avgjørende.
For ikke å nevne det faktum at møtene også redusere eller eliminere mange av de populære kaste bort tid på aktiviteter som telefon tag, unødvendige e-post, eller mengder papir.

Men, når vi ser på myriader av forretningsmøter som finner sted hvert år, det er mange, du vet like godt som jeg, som aldri skulle ha funnet sted. Nå $ 64000 spørsmålet er “? Når skal holde et møte (og når ikke å)

Tretten grunner til å holde et møte

Bestemme å holde et møte skal være en seriøs vurdering siden det? er så mange kostnader involvert, direkte og indirekte – folk &'; s tid og produktivitet, for eksempel. Så, er det første for den personen som ønsker å holde møte for å finne ut hvor nødvendig det er å møte. Her er en liste over tretten viktigste grunnene folk trenger å møte:

· Å kommunisere eller be om vital informasjon
· Når du trenger en gruppe konsensus
· For å svare på spørsmål eller bekymringer
· Når du trenger en avgjørelse eller en evaluering på en sak
· Når du trenger aksept eller støtte av en idé
· For å selge en idé, produkt eller tjeneste
· Til brainstorming ideer
· For å løse et problem, konflikt eller uenighet
· For å generere en følelse av lagånd
· Å gi opplæring eller avklaring av et prosjekt
· Å endre oppfatninger eller holdninger
· Å gi oppmuntring på en sak eller situasjon
· Å skape en bevissthet eller interesse i en idé, situasjon eller prosjekt.

Tretten grunner til ikke å holde et møte?

Møter kan lett bli vanedannende, så før du planlegger et nytt møte for moro skyld det, sjekk for å forsikre deg om at du ikke møter for feil grunner. Her er tretten grunner til ikke å holde et møte:

· Når du møter på grunn av møte – samtidig, samme sted, hver uke
· Når noen &'; s ego kommer i veien, og de ønsker å se viktig og i kontroll
· Når informasjonen kan formidles på en annen måte
· Når nøkkelpersoner er utilgjengelig
· Når deltakerne don &'; t har tid til å forberede
· Når vedtak er gjort og du don &'; t ønsker noen innspill
· Når avgjørelsen er kontroversiell, og er egnet til å skape motstand
· Når kostnadene er større enn fordelene
og middot; Når andre problemer dimme avgjørelsen på hånden
· Når temaet er konfidensiell
· Når ingenting ville bli vunnet eller tapt ved ikke å ha et møte
· Når du ikke har noe annet å gjøre og ønsker å se opptatt
· Når du ønsker en unnskyldning for å komme seg ut av kontoret

Åtte felles møte erstattere

Hvis du etter nøye overveielse du bestemmer deg for at møtet isn &';. T nødvendig, hvordan ellers kan du kommunisere dine tanker, ideer eller forslag? Bortsett fra telepati og brevdue, her er åtte vanlige møte innbyttere:

· Arrangere en telefonkonferanse
· Skriv et notat (ikke lenger enn en side)
· Skriv en kort rapport
· Fakse informasjonen
· E-post din informasjon
· Poste informasjon på bedriftens &'; s intranett
· Arrangere en rekke en-til-en samtaler
· Gjør frokost, lunsj eller middag, spesielt når du ønsker å bli kjent med den andre personen bedre.

Hva gjør en effektiv forsamlingen?

Som jeg nevnte tidligere, møte for å få til møtet er bortkastet tid og vil trolig være helt ineffektiv. I tillegg til planlegging og fremstilling av en hvilken som helst møte, et viktig aspekt av hva som gjør et møte effektiv, vil avhenge av den oppfatning av deltakerne.

En person &'; s oppfatning er deres virkelighet, noe som betyr at uansett hvor godt lederen mener om møtet, isn &'; t nødvendigvis hvor deltakerne føler. Faktisk kan noen meninger vel bli dannet flere dager eller uker etterpå, spesielt når det gjelder tiltak, eller ikke tatt, som følge av vedtak fattet på møtet

Med dette i tankene la &'; s ta opp noen av de positive følelsene folk opplever at hjelpen etiketten et møte like effektivt. Her er ti fellesarealer:

1. Når deltakerne kan dele og delta åpent.
To. Når sprø /kreative ideer får sendetid.
3. Når deltakerne er en integrert del av beslutningsprosessen.
4. Når deltakerne føler seg godt om omforente beslutninger.
5. Når beslutninger er av høy kvalitet og vil fremme et prosjekt.
6. Når deltakerne ser tiltak som følge av beslutninger avtalt.
7. Når møtet begynner og slutter i tide.
8. Når alle saker dekkes.
9. Når ingen deltaker får lov til å dominere.
10. . Når deltakerne føler forent som en gruppe

Hva gjør en ineffektiv forsamlingen

Siden vi &'; ve tatt tid å liste opp de positive sidene, det &'; s bare rett til å fullføre bildet og se på noen av de negative oppfatninger og meninger. Her er ti fellesarealer:

1. Når et møte kalles fordi det &'; s er en stund siden forrige møte
2.. Når et møte kalles bare for å finne ut hvilke prosjekter folk jobber med
3.. Når et møte tar opp mer tid enn nødvendig.
4. Når en deltaker får lov til å dominere hele møtet.
5. Når møtet er en enveis dialog.
6. Når det ikke er fullført og elementer som omtales, er hengende uten handlingsplan.
7. Når møtet tilrettelegger lar diskusjonen å gå tur i urelaterte emner.
8. Når sprø /kreative ideer blir avvist uten en tanke.
9. Når møtet omfatter diskusjonspunkter som aren &'; t relevant for de tilstedeværende
10.. Når for mange mennesker å møte og gruppen effekten avtar
.