Redusere papir Work

Når man tenker på historisk kontorarbeid man alltid tenker på funksjonærer som i en Charles Dickens roman, tvunget til å arbeide i dårlig lys, innspilling tall i kolonner, med en blyant og aldri lov til å få en annen til en i bruk var, men en kort stump. I dag selvfølgelig svært lite arbeid er gjort ved hjelp blyanter og dagene av personer som jobber i uoppvarmede rom i dårlig lys har lenge gått.

Likevel flyten av papiret bare holder på å vokse. La oss vurdere prosessen med innkjøp i en travel butikkjeder butikken.

Hver kjøper har et visst budsjett som å kjøpe varer og snu aksjen over 12 ganger i året. Det kan være 10 kjøpere hver med 100 varelinjer som de har ansvar for. De vil gå inn i forhandlinger med leverandører og legge inn ordre for varer som skal leveres til de ulike butikkene i passende mengder. En kopi av hver bestilling vil gå til leverandøren, en kopi til butikken, og en kopi til leverandørgjeld avdeling.

Når varene ankommer butikken mottaker avdeling, vil da gifte følgeseddelen til rekkefølgen, slik som å være sikker på at varene faktisk er bestilt, så får varene og gir sin tilslutning til levering notat med noen mangel etc og deretter signere en kopi og gi en kopi til levering driveren, beholde en kopi, og deretter sende en kopi, sammen med varene mottatt kupong (GAV), til leverandørgjeld avdeling, som må da gifte seg med GRV og seddelen til den opprinnelige bestillingen.

På et stadium leverandøren kommer til å sende en faktura til selskapet som vil komme i leverandørgjeld avdeling og må da være gift med ordren, GRV og seddelen. Dette vil da bli behandlet for betaling.

Mange av de store kjedene, ser deres kontantstrøm vil da ta stilling til nøyaktig når dette vil bli betalt. Hvis det er noen fordel, slik som en attraktiv oppgjør rabatt de kan betale i 7 dager. Sviktende at de kan vente på en kontoutskrift, til et annet stykke papir være gift med den innstilte allerede nevnt, og deretter betale på 30 eller 60 eller 90 dager. (det vil si bye bye, og er en detaljister egen politikk avhengig av hvor sterke de er og hvor mye leverandørene ønsker at deres virksomhet.)

Poenget med alt dette er at i løpet av de leverandørgjeld avdeling, for én ordre, det vil være minst 5 eller seks biter av papir som må gifte seg sammen og deretter arkivert på en slik måte som revisor kan spore.

debitor Processing kunne være så mye enklere hvis så snart et stykke papir kom det ble umiddelbart omgjort til en datamaskin inngang og alle gifte, foredling, autorisasjon og beslutningstaking på utbetalingsdatoer osv kan gjøres online.

Dette er hva som er tilgjengelig ved hjelp av en skanning og optisk tegngjenkjenning Systemet kan tilby. Det reduserer umiddelbart papiret flyt i en avdeling og reduserer dermed kostnadene og farene ved snafu s
.