Hva er bunnlinjen? Hvordan å sende e-postmeldinger som kuttet til Chase & Kutt ned på Din e-post Load

Sjansene er gode for at du &'; re mottar tonnevis av e-post som alle andre, men har du stoppet for å vurdere om du &'; re medvirkende til e-post overbelastning fordi du &'; re sender for mange e-poster eller hvis det du &'; re sende er formulert effektivt

Sender du den typen som kommer til bunnlinjen raskt eller er du legge til de uendelige mengder frem og tilbake e-post? strenger der ute?

Jeg ser mange typer e-post overbelastning bidrag når jeg jobber med klienter. Min klient eller sine kolleger, sjefer og ansatte er ofte …

Kopiere folk til døden når de don &'; t trenger å vite
Misbruker selskapet distribusjonsliste med for mange vitser eller kunngjøringer
Sende e- poster som er for lange
Sende e-post når informasjonen kunne vente til neste møte eller ukentlig rapport
Sende e-post når de egentlig skal bruke telefonen

Jeg ser alle disse situasjoner og mer som jeg jobber med mine klienter, som er på begge sider av gjerdet som overbelastet og også overbelastning andre.

Men en av de tingene jeg ser altfor ofte er mine klienter, som er i lederstillinger , stille spørsmål til andre i en e-post når de skal være mer proaktive og mer direktiv

De skriver opp e-postmeldinger som aren &';. t som effektive som de kunne, fordi de &'; re ikke tenker fremover på alle mulige scenarier eller utfall fra deres første spørsmålet og de &';. re ikke frasering deres e-post på en slik måte at det fremmer rask fremgang eller kommer til en konklusjon raskere

Det fører til langt mer e-post skal sendes frem og tilbake enn nødvendig

Her &'; s. et eksempel fra en opplevelse med en av mine klienter og hellip;

Min klient ønsket å få et dokument lastet til selskapets intranett . Han wasn &'; t sikker på om det var der, men var sikker på at han ville ha det lastet om det ikke var &'; t allerede er der. Han uttrykte sin opprinnelige e-post til den andre personen ved å si:

« Har du sett dette dokumentet på intranettet? Kjenner du til om det &'; s det &";?

Jeg stoppet ham og minnet ham om at han sa at han virkelig ønsket dette dokumentet på selskapets intranett – og vi &'; re forutsatt at vi vil ha den nyeste, up-to-date versjon – så hvorfor spør et ja eller nei spørsmål

Er du virkelig å sende en e-post som vil få de mest effektive, effektive resultater

Hvis du &';? re 80% eller mer sikker på at det &' ; s allerede der, så gå videre og spørre ja eller nei spørsmål. Ellers, hvis det kan være 50/50, får en “ no &"; vil forlate deg å måtte sende flere e-poster for å få det lastet og verifisert. Og enda en “ ja &"; kunne heve nye spørsmål som “ Er det riktig versjon &";?

Så hvorfor ikke klippe til forfølgelse

Bare send en direkte, proaktiv e-post og ber om at det legges inn og kontrollert for å være den rette versjonen. Jeg anbefaler denne meldingen i stedet, etter en skikkelig hilsen:

“ Vennligst legg dette dokumentet til selskapets intranett hvis du skjønner &'; t se det der. Sørg for at det &'; s den mest oppdaterte versjonen, og gi meg beskjed når vårt team får tilgang til det &";.

… og bli ferdig med det

Denne nye meldingen dekker alt mulig. scenarier og doesn &'; t forlate deg med forsinket fremdrift i tilfelle det var en “ no &"; eller “ ja, men jeg don &'; t vite om det &'; s den rette &";.

Til slutt, de mer proaktive e-post er formulert og jo færre du sender, jo færre du &'; re sannsynlig å få i retur og må håndtere, som jeg vet du &'; d setter pris på. Så til saken … bunnlinje det … holde det kort og konsis og andre vil sette pris på å motta og håndtere mindre, også
 !;