Clear Dokumentasjon lik bedre resultater fra IT Project Subcontractors

Mange IT prosjektledere finner at bruk av underleverandører er et utmerket alternativ til å ansette heltids medarbeidere. IT prosjektledere kan velge å ansette uavhengige kontraktører for å bistå med ett prosjekt, eller ta dem om bord på en langsiktig basis. Uansett, ved hjelp av underleverandører gir kunder den støtten de trenger mens utvide et selskap &'; s nærvær – . uten selskap å måtte betale for ytelser til ansatte og andre perks

Men å jobbe med underleverandører isn &'; t uten risiko. At &'; s hvorfor No. 1 regelen i denne situasjonen er: “ Document, dokument, dokument &";. Før du formelt begynne en underleverandør engasjement, sørg for å hindre misforståelser og feiltrinn ved klart å dokumentere dine forventninger med både underentrepriser forvaltningsplan og en 1099 uavhengig entreprenør avtale signert av både deg og entreprenøren.

Hvis det er viktig å Prosjektet, sette det skriftlig

Når du oppretter en sette bort forvaltningsplanen, er ingen detaljer for trivielt. Ifølge prosjektledelse ekspert Karl Wiegers, noen plan for å jobbe med frilans underentreprenører skal inneholde så mye informasjon som mulig om din underleverandør &'; s prosjekt. For en Leveransen forvaltningsplanen Mal og andre ressurser ved Karl Wiegers som du kan tilpasse for bruk med dine egne prosjekter, se gratis nedlastinger på slutten av denne artikkelen.

Først Wiegers sier planen bør inneholde en kort oversikt over prosjektet som din uavhengig entreprenør vil være involvert i, herunder eventuelle bekymringer eller potensielle problemer som kanskje trenger å bli behandlet

Så, du &'; ll trenger å definere menneskelige ressurser komponenter av prosjektet.

- Hvem vil bli involvert

- Hvilke roller vil hver person spille

- Hvem er de viktigste kontaktene

- Hvem er den viktigste avgjørelsen -makers

- Hvilke prosesser vil disse beslutningstakere bruke til å løse problemer knyttet til prosjektet

Sørg for å dokumentere slik du forventer å kommunisere med uavhengig kontraktør:?

- Vil du jobbe primært av videokonferanse, telefon, e-post eller i-person

-? Hvor ofte ønsker du å motta prosjektoppdateringer, og hvor detaljert bør de være

- Vil det være vanlige tekniske fagfellevurderinger eller forvaltningsstatusmøter

-? Hvis disse interaksjonene vil skje på lang avstand, hvor mye som er budsjettert til å betale for dem

Du kan også ønsker å skissere en strategi for prosjektoppfølging og tilsyn:?

- Hvor ofte har du lyst til underleverandør å oppdatere kundebedrift, og hvordan

- Hvordan vil prosjektet bli målt (tid, størrelse, kostnader, feil, status)

- Hvem vil ha ansvaret for risikostyring, og hva vil denne prosessen innebærer

-? Hvordan vil forpliktelser og problemer spores og løst

- Når vil periodiske toppledelse anmeldelser planlegges

Som med alle IT-prosjekt, der &';? er alltid en sjanse for at prosjektets krav vil endres. Før det skjer, det &'; s god idé å ha en skriftlig strategi som viser hvordan endringer skal forelegges og vurderes, som vil bli involvert i beslutningsprosessen knyttet til endringsledelse, og hvilken prosess de beslutningstakere vil bruke
.

For å unngå forvirring, mange IT prosjektledere har også i sine planer en klar definisjon av når et prosjekt skal betraktes som komplett. Krav tracing er nyttig her, som det gir deg en metode for å sikre at alle funksjonelle krav klienten bedt om er faktisk opp i sluttproduktet. Du kan også ønske å etablere en plan for hvordan du &'; ll overgang den resulterende IT-løsning over til klienten, og hvordan du og laget ditt vil støtte det på lang sikt

underentrepriser Kontrakter
Når uavhengig kontraktør har sagt ja til planen, og er klar til å starte arbeidet, er det &'; s fortsatt en viktig detalj du trenger for å løse: sikre sin signatur på en underleverandør avtalen

Disse typer kontrakter. inneholde bestemt språk for å forhindre at uavhengig kontraktør fra å bli leid bort av klienten. Samtidig, kan kontrakten være utformet for å beskytte din bedrift &'; s åndsverk; skissere din underleverandør &'; s ansvar; og bidra til å sikre et sunt og langvarig forretningssamarbeid med underleverandør.

Opprette en kontrakt fra scratch er en kostbar affære, spesielt hvis du trenger å gjøre det hver gang du outsource arbeid. Mange IT prosjektledere bare kjøpe standard 1099 selvstendig entreprenøravtalen skjemamaler. Slike skjema kontrakter er utformet for å bli tilpasset og kan brukes flere ganger for en enkelt, lav pris. Når du tilpasse kontrakten til å passe dine behov, kan det være lurt å betale en advokat for å se avtalen over, bare for å være sikker på at det &'; s. Ingenting du oversett

Ved å gi din underleverandør med detaljert informasjon om dine forventninger før prosjektet starter, kan du unngå misforståelser, legge til rette for smidig prosjektgjennomføring, og styrke din profesjonelle forhold med entreprenøren. Viktigst, kan du unngå mange av de prosjektfallgruver som kan føre til en misfornøyd klient
.