The Art of Managing Change Requests

Endringen er en naturlig del av arbeidsprosessen og kan oppstå på tvers av en organisasjon, en fungerende struktur, team og prosjekter. Endringsledelse er viktig i rollen som prosjektleder, slik at for eksempel krav til endring skje innen prosjektets livssyklus, de er håndtert på en effektiv og ikke-forstyrrende måte.

Som prosjekter utvikles, endring kan skje som bedre løsninger bli tydelig over tid, er spesifikasjonene endres eller som bedriftseiere identifisere nye kravene – Prosjektleder er ansvarlig for å føre tilsyn og håndtere denne endringen. Med ansvar for å levere et prosjekt på tid og innenfor budsjett, er det avgjørende at du er i stand til å kunne håndtere denne endringen på en strukturert, logisk og oversiktlig måte, og med involvering av alle berørte parter for å unngå omfang krype.

Hvilke spørsmål bør jeg stille meg selv gjennom hele endringsprosessen?
Effektiv endringsledelse krever nøye og grundig vurdering av hver enkelt sak eller forespørsel fra prosjektleder. Viktige spørsmål å heve inkluderer:

• Hvorfor er denne endringen blir gjort – hvem vil det være til nytte, og er det nødvendig
• Vil endringen tilføre verdi til sluttproduktet
• Betyr denne endringen endre omfanget av prosjektet, og derfor vil det ha tid og kostnadsmessige konsekvenser
• Hvem vil denne endringen innvirkning, og hva er deres meninger? Dette kan omfatte tekniske team, bedriftseiere og sentrale interessenter

En beslutning om å gjøre en endring kan ikke gjøres isolert av Prosjektleder – god kommunikasjon er nøkkelen. Når en endring har vært avtalt alle lag og interessenter, er det da ansvaret til prosjektleder å integrere denne endringen på den mest effektive og effektiv måte.

Hva er de vanligste utfordringene endringsønsker?

Endringen prosess krever nøye tilsyn, og vil ofte fremheve områder av contention enten innenfor ditt eget lag, eller med kunden.

For eksempel, hvis du er prosjektet administrere en web bygge, en endring i måten en bestemt elektronisk skjema verk kan resultere i gjenoppbyggingen av mer enn ett område av kode, for å få plass til denne endringen i logikk. Dette vil bare komme frem i lyset gjennom diskusjon med din utvikling team; etter som du trenger for å forklare effekten av denne endringen til klienten, slik at de kan gjøre en opplyst beslutning om å fortsette med endringen.

Noen endringsønsker kan være ute av prosjektets omfang, selv om klienten kan hevde noe annet. For å unngå problemet, er det viktig at den opprinnelige spesifikasjonen dokumentet er detaljert og robust nok til å indikere når en endring er faktisk et tillegg til prosjektet, og må betales av kunden.

endringsledelse prosessen ikke selvsagt variere avhengig av din tilnærming til prosjektledelse, det være seg PRINCE2, prisme, Agile prosjektledelse eller annen ramme. Uansett er det alltid viktig å ta en gjennomsiktig, åpen og ærlig tilnærming, fremme kommunikasjon mellom lagene for å sikre at enhver endring er til det beste for prosjektet som helhet
.