Oversikter og hvordan å implementere them

En kort besøk:

Jeg så Tony Starks kommer ut av flyplassterminalen ser ut akkurat som jeg hadde sett ham for 10 år siden. Han er 6 fot 4 &'; og bygget som Iron Man himself. Han var ute skarpere enn vanlig, selv etter en 8 timers fly tur fra Europa til India. Starks Enterprise hadde signert en stor etat for den europeiske virksomheten og Tony hadde kommet for å starte den. Tony hadde nettopp blitt kåret til administrerende direktør i Starks internasjonalt etter sin far &'; s uventet død. Tony er i servicenæringen og hadde begynt å jobbe med Vantage Agora som kunde bare et par uker siden. Han kom inn for å se hvordan prosjektet var å ta av før han fikk helt fanget opp i sin nye rolle. Tony og jeg jobbet sammen i det siste. Jeg hadde kommet til å respektere hans utrolige kreativitet og hjernekraft i form av programvareutvikling. Jeg hadde også kommet til å respektere det faktum at Tony var en selvlaget mann før han gikk og ble med sin far i hans familie tjenester virksomheten. På mindre enn fem år Tony hadde hjulpet vokse salget av organisasjonen vokse fra en $ 23Million til en $ 456Million. For det siste året pluss salget hadde stoppet opp på grunn av den nådeløse økonomien. Presset på marginene hadde blitt så høy at Tony hadde engasjert med Vantage Agora back-office service og startet sitt eget team med Vantage Agora å utnytte fra kost-nytte og prosesseffektivitet vi bringer til bordet.

På en side note, da vi jobbet sammen Tony var den som introduserte meg for golf. Ikke bare gjorde han introdusere meg til spillet, men også lært meg finere spillet

Mangel på ansvarlighet eller Mangel på målingen.

Vi var på kontoret tidlig neste morgen på 7 : 00 AM skarpe. Etter seks strake timer på kontoret dro vi ut i det milde desember ettermiddag mot min golf club. I Bangalore været er vakkert året rundt, men i desember er det spesielt hyggelig mellom 60 og 70 grader. På en ukedag til 01:30 i ettermiddag var det bokstavelig talt ingen på kurset. I India har du luksusen av å ha caddier som bærer kofferten. Dette ga oss begge å ta igjen på varierte emner av liv og virksomhet.

Det første hullet er et kort par 5 som jeg klarte å dobbel bogey mens Tony tro mot sitt skjema klart å linje med en stor sand save . Jeg knurret til ham at hans virksomhet må ha tatt seg veldig bra, og at han blir å øve selv etter å ha tatt på seg nye oppgaver. Det er da Tony faktisk tilstått at han har hatt problemer. Jeg tilfeldig spurte hva slags problemer

Til dette svarte han: “. Oh! Det er det vanlige ting jeg gjette. På den ene siden har jeg den gamle tidtakere som ikke er stor på noen automatisering og endring. Nå er de opposisjon hver endring som jeg ønsker å få til. På den andre siden har jeg folk som ikke har noen ansvarlighet. De alle synes gjør den jobben for skyld gjør og don &'; t synes å bry seg om noe. Alle de er interessert i er hvordan sikre deres jobb er og hvor mye raise vil de få. Jeg er virkelig lei av alt dette fordi jeg har en god følelse for mine kunder og business, men jeg har ingen anelse om hva som skjer på gulvet. Det virker som jeg kjører på 100 miles /time og resten av firmaet kjører på 99 miles /time, men i motsatt retning. Bunnlinjen er det ingen ansvarlighet på alle i min organisasjon &";.

jeg bare tenkte på hvordan typiske problemet var med bokstavelig talt hvert selskap vi møtes. Ikke bare i mellomstore og små selskaper, men også i større selskaper. De fleste toppledere mener at systemene har sviktet dem eller deres ansatte har sviktet dem. De sier dette når de selv skjønner &'; t bruker den samme målestokken for å måle både seg selv og organisasjonen. Jeg må ikke ha innsett, men må ha begynt å smile. Tydeligvis Tony var ikke moret og utfordret meg. “ Tror du dette er morsomt. Jeg er her for å prøve å be deg om hjelp fra alle ledende konsulent bakgrunn og du narr av meg. Nice &";!

Nå Tony hadde gjort en Par den tøffe 440 verftet nivå 4, mens jeg hadde klart en respektabel Bogey

Jeg svarte “. Tony, hvis det er noen som er ha det gøy det er deg … ved å drepe meg på kurset. Du er tre opp på meg, og vi har ikke engang begynt å spille! Den eneste grunnen til at jeg smilte er fordi vi har sett ganske mange problemer som din. Ingen fare, vi tar vare på det i ett kvartal. Jeg lover. Men du må hjelpe meg styre min spillet bedre og senke min score &" ;.

« Deal !!! &"; sa Tony.

På det tredje hullet Tony treffer en vakker 6 jern inn i hjertet av den grønne som var 210 yards unna. Mens jeg klarer å komme inn på den andre siden av den grønne med min tre jern

Da vi gikk mot hullet jeg spurte Tony, “ Hva bruker du til å drive selskapet årlig &";? Anmeldelser

Tony svarte “ Well … den er enkel. Vi gjør en årlig plan og årlige driftsplanen i desember for neste år … &";

« Hvor lenge spore trenger du til det &"; Jeg avbrøt

Han gliste og sa “ Ser ut som du har sett mange selskaper som vårt. Det varer sjelden mer enn halvveis inn i første kvartal &";

“ Så hva gjør du presentere på din kvartals styremøte &"; Jeg trykket

«. Du vet, den vanlige bord dekk, regneark som er smaken av kvartalet. Hva er mer viktig er at denne informasjonen er sosialisert til hvert medlem av styret for å bidra til at det ikke er noen reelle problemer og " ;.

“ Og … Jeg hviler min sak &"; Jeg sa “ Dette er ikke noe nytt. De fleste av selskapene jeg jobbet for hadde det samme problemet. Svært få selskaper faktisk gjennomføre sine strategier til suksess. De fleste selskaper don &'; t har en årlig plan som spores, og dette fører til store problemer i slutten. Første ting først må du lage en enkel årsplan. Denne planen bør ha enkle tiltak både for « Top Line og Bottom Line mål på høyeste nivå. Deretter tildele KRA og KPIer til hver av disse tiltakene på høyeste nivå. Deretter la systemet til å fungere. Men det er viktig at du har planen spores på en ukentlig basis, og du må spore dette. Husk, disiplin starter på toppen og med mindre du går på den veien ingen andre vil. Hvis du ønsker, kan jeg sende deg det vi har skapt på Vantage Agora, og du kan bruke det som en mal. Siden vi fortsatt er i slutten av året du er sikkert velkommen til å bruke det &";..

Jeg stoppet å chip min ball ganske lukke pin men savnet en kort putt

Tony må ha grublet på hva jeg hadde sagt mens spilt fordi han begynte å snakke med som han forberedt på å putte “ Hva du forteller meg er at mitt firma er en forsterket refleksjon av hva jeg gjør. Jeg må begynne å spore AOP på en ukentlig basis. Vi bør sette opp et dashbord som måler selskapet. Det skal da kjøre alt annet i organisasjonen. ? Høyre &"; og kjølig sank en 30 fot satt fra midten av greenen i hullet

&";! Mann !! Han er skarp og "!; Jeg tenkte, for mer enn én grunn

KRA /KPI.

Da vi nådde den syvende jeg var fem i løpet og Tony var fortsatt en under kurset! Jeg tenkte det var noe urettferdig om dette hele golfspill. Tony på sin side var mer opptatt Stark Enterprise og spurte meg, “ Det rart, men jeg har hørt deg snakke om å definere klart suksess og fiasko kriterium for en ansatt eller en avdeling. Selv når vi begynte å jobbe sammen du hadde spurt meg om å definere en klar suksess og fiasko kriterium. Likevel kan jeg &'; t holder de fleste av mine ansatte, selv senior nivå ledere å fjerne suksess og fiasko kriterium. Er dette vanlig &";?

Jeg var veldig direkte i mitt svar “ Tony, et selskap som skal kjøre fra toppen og nedover. Du vet vi snakket om de definer klare toppnivå beregninger som salgsmål for kvartalet, kvalitet og presis levering for hvert prosjekt, disse må ha en og bare en eier i organisasjonen. Likeledes på baksiden hver person i organisasjonen må ha et klart sett av KRA og KPI &";.

« Du vet at dette er veldig flaut, jeg har hørt deg snakke om KRA og KPI. Jeg vet hva en KRA er, det står for Key Resultat Area, men hva betyr KPI står for &"; spurte Tony

«. KPI står for Key Performance Indicators. En KRA må ha en målbar KPI. For eksempel hvis du har en KRA kalt " New Sales &'; Da må du ha en objektiv KPI som " Sales Closure rapport &'; for uken. På disse tiltakene hvis du har en SLA (Service Level Agreement) så kan du avgjøre om en person møtte hans /hennes mål. Ikke bare deg, men de involverte bør vite hva de blir målt på hvordan de må jobbe for å oppnå sine mål. De må kjøpe inn i den. De må se hvordan de utvikler seg mot sine mål og deres ledere skal hjelpe dem å komme dit. Ellers kan du &'; t håper å måle dem mot det &";.

Vi fortsatte runden i å snakke litt om familie, forretninger, salg … vanlig golf snakke. Tony har lovt å prøve det jeg hadde foreslått og komme tilbake til meg i to uker. Da vi nærmet oss siste hullet jeg var nær å skyte en to under min 14 handicap selv om jeg skjøt en over på siste hull. Tony sa: “ Jeg holder min del av avtalen. Swing ser ut til å ha stabilisert seg, slagene dine er gode, men du bare ser ut til å være fortsatt redd for å stole på din swing og spillet ditt. Bare spille uten frykt. Jeg mener frykten for å mislykkes. Det kan &'; t hjelpe noe. Bare svinge fryktløst og hardt på ballen &";.

Det hele hørtes litt esoteriske for meg, men når noen skyter en under kurset han aldri har sett, du don &'; t si noe. Du lover å prøve.

Etter middagen jeg droppet Tony tilbake til flyplassen hvor flyet hans tok ham tilbake til Dallas, Texas.

Sikt og repeterbarhet

Nøyaktig to uker nedover veien mens jeg var på vei hjem fra kontoret. Jeg fikk en telefon fra USA. Jeg visste det var Tony

Tony som vanlig var svært kort på hilsener og fikk rett til poenget

«.. Det hele hørtes veldig bra når du fortalte meg, men det virker som jeg er har en tøff tid faktisk gjennomføre ideen om et dashbord, KRA og KPI. Det virker som det er rapporter som genereres, men ingen ønsker å sette innsatsen i å få tallene riktig. Jeg begynner å tro at dette er umulig å oppnå et dashbord i et selskap med en kultur som Starks Enterprise &";.

“ Tony, i ettertid jeg burde ha fortalt deg om de ulike måter å implementere dette i organisasjonen. Det er helt som hvordan du lærte meg golf. Du skjønner &'; t gi dem den siste leksjonen på den første dagen. Du må starte dem små. Start alltid med prosjektene. Hvert prosjekt har bare to kontroller: presis levering og kvalitet levering. Bare få dem til å legge alle operative oppgaver i en enkelt dashbord. Så klarer det for en måned. Når du begynner å få data regelmessig inn i det å sørge for at e-poster blir aldri sendt ut omgå denne prosessen. E-poster vil rett og slett drepe alle dine anstrengelser. Du lurer kanskje på " Hva gjør e-post har å gjøre med å implementere et dashbord &'; Alt !!!! En organisasjon tar tid å reagere på endringer. Du må gi det nok tid til å gjøre alt en drifts rytme. Du kan &'; t være å sende e-postmeldinger og snakker om noe annet enn dashbordet og KRA, KPI. Når du sier det nok mange ganger folk rundt deg vil begynne å si det, så det sprer seg inn i organisasjonen når du har en "tipping point". Jeg vil liste ut fremgangsmåten for å gjennomføre enhver strategi for å lykkes. Dette er et mantra at vi følger på ytterste i Vantage Agora. Teamet hater meg til tider fordi jeg sier det samme om og om igjen, men det fungerer. Alle av oss vet det nå! Og det er det som teller:

1. Pass på at du ikke &'; t diskutere KRA og KPI på et personlig nivå først. Du først ønsker å finne ut hvilke tiltak som blir brukt for å kjøre drift i dag.

2. Pass på at all oppgave å gjenta og ikke-repeterende legges inn i samme system som er enda du bruker. Don &'; t omgå det. Det vil beseire hele hensikten med systemet. Gjør det til en vane å lese notater på en daglig basis, og så kommentere det på gulvet.

3. Når du er sikker på at laget ditt er vellykket inn disse dataene, sørg for at du begynner å snakke om objektive mål for styring av prosjektet. For eksempel, hvis noen gjør en feil, spør dem hvor forbundet RCA er &";?

4. Først når disse systemene er stabile kan du begynne å måle folk på disse tiltakene. Det er når de har tillit til at disse tiltaket faktisk fungerer

“. Hang på sa Tony. Hva er RCA nå &";?

« Det står for Root Cause Analysis &"; Jeg fortsatte “ Det er viktig at du sørge for at du ikke &'; t snakke om å måle deres prestasjoner med dashbordet, men bare få dem til å begynne å bruke det. Virkelig Hvis du ser på det fra ditt perspektiv du vil at alle skal få 100% av variabel godtgjørelse. Dette betyr at du som en organisasjon du har gjort det veldig bra, og møtte alle målene som er satt opp i din Årsplan Operating (AOP)! Jeg er sikker på at ingen selskap i verden vil ha variabel godtgjørelse for å være mer enn 2% av hele lønnskostnad! Så hvorfor skulle selskapet prøve å billig ut på det &";?

“! Det er sant &"; ropte Tony

«. Men folk flest mener at ledelsen er ute etter å ta dem. Du må bryte den barrieren først. Det er derfor jeg ber deg bare begynne alle ut på å få data og fortelle dem at dette er KRA for organisasjonen i minst en måned. Vær tålmodig. Ting vil komme rundt &";!

Tony motvillig enig, og fortsatte sin innsats for å presse alle i sin organisasjon ved å kjøre all innsats gjennom en enkelt oppgave liste

Forutsigbarhet og Dashboard
<. p> Jeg hørte ikke tilbake fra Tony direkte, men av februar jeg hørte at vårt team ble målt på rettidig levering og kvalitet levering bare på Starks Enterprise. Vårt team fortalte meg virker det som vår dashbordet er endelig blir brukt mer effektivt nå.

Ved den andre uken i februar, fikk jeg et møte invitere hvor vi ble bedt om å bygge en executive dashbord for Starks Enterprise. Møtet startet med Stark introdusere sin ledergruppen til Vantage Agora USA og India lagene. Tony startet med å si “ Vi har begynt å bruke et enkelt system for å administrere alle våre tiltak, og nå ser vi at &"; …

“ Du har et behov for å standardisere på et system med varsling som RYG. &"; Vår på VA stedet ekspert ferdig sin dom

«. Hvis av RYG mener du en RØD GUL GRØNN og triggerpunkter for å fastslå når en oppgave eller KRA er i trøbbel, YES! Men hvordan visste du hva jeg hadde tenkt å spørre &"; utbrøt Tony

“. Vel det er ikke vanskelig fordi vi som selskap og folk har bygget minst sju slike systemer i vår " gjennomføring av strategier til suksess &'; program. Dette er en naturlig utvikling &"; Han sa

«. Min venn på golfbanen du var bare fortelle meg hva du hadde i ditt program &"; Han skjente meg hånlig

Alle brøt ut i en laugher som jeg svarte “. Tony, når du begynner å lete og bruker samme oppgaveliste alle ville ha prøvd å oppdatere den på delte mapper. Hvis dette ikke var nok de ville ha ønsket å si at deres prosjekter er ute av trøbbel fordi de vet at du ser det. De ønsker alle å se bra ut. Dette er en god ting. Som en naturlig progresjon ville du ha gått fram og fortalte dem gi deg forhåndsvarsel når ting ikke gikk riktig. De ville være mistanke i utgangspunktet, men over en periode har kommet til å stole på at systemet var her for å hjelpe dem og deres prosjekter og ikke en dask på hånden. Dette bygget opp tillit og nå ønsker et system som kan bidra til at alle kan oppdatere systemet uten å tråkke på hverandre &'; s arbeid og sørge for at du kan komme til å se oppdatert informasjon hver morgen enten på datamaskinen eller enda bedre som en e-post varsling fra systemet, ikke sant &";?

« Utmerket! Det er som trodde du var her hele tiden med oss ​​&"; ropte Tony

Jeg fortsatte, “. I tiden som kommer vil du finne ut at vi må bygge dette systemet til å ha kontroller satt opp for å utløse varsler i god tid før disse prosjektene går inn i rød eller gul eller før en feil som faktisk skjer. Vi har allerede bygget et slikt system, og bruker den til å kjøre VA operasjoner. Faktisk dashbordet data som du ser som en daglig rapport fra driften på Vantage Agora kommer direkte fra vår http://www.askva.com system. Her har vi ikke bare bygget et dashbord, men også et kontrollsystem som hjelper våre kunder drill ned fra våre dashbord data hele veien ned til de feil og RCA. De kan deretter følge stien for å se hvordan forebyggende tiltak satt i RCA er innlemmet i Standard Operating Policies (SOP) for å hjelpe organisasjonen blitt en selv lærende organisasjon. Det er den sanne fortjeneste av et dashbord system &" ;.

Vi avsluttet samtalen med VA-teamet lover å skrive opp et forslag dokument som ville hjelpe ledergruppen ved Stark bestemme hvordan de ønsker å engasjere seg med VA i skape dashbordet for seg selv.

Konsistens Formåls

Ved den andre uken i mars vi hadde installert den første versjonen av Vantage Agora Dashboard Customization på Stark Enterprise, og jeg hadde gitt Tony golf tips en seriøs vurdering. Til å begynne med jeg sluttet å bære et scorekort, sluttet å spille mine skins spill og bare begynte å spille golf for å få til å spille golf og svinge uredd på ballen. De første ukene var resultatene ganske katastrofale. Som dagene rullet på kroppen min ble vant til det jeg gjorde, og min score startet slippe.

På en lørdag kveld ringte jeg opp Tony (På hans lørdag morgen). Tony som forventet var allerede ute av huset og i bilen hans. Etter utveksling av høflighetsfraser jeg sa “ skylder jeg deg en. Ditt råd hjalp og min score synes å være slippe. Jeg tar bilder i høy 70-tallet, og jeg er ganske fornøyd med fremgangen &" ;.

Tony var ikke fornøyd. Han sa “ Se, jeg tror du er mye bedre enn det. Aldri betale for noe mindre enn hva du gjorde i går. Du må begynne å gjøre dette ved å tro på deg selv og" Han fortsatte lidenskapelig, “ Hva du mener er hva du bli &"!; Se på saken av administrerende Stark &​​rsquo; s Enterprise om et dashbord! Vi har gjort en vellykket overgang og fikk 80% resultater fra det allerede. Det ville ikke ha skjedd hvis jeg ikke trodde vi kunne få dette gjort &";.

Selv om jeg følte at han sa noe veldig kjære til mitt eget hjerte om å tro på seg selv, jeg interjected “ Hvorfor bare 80 % &";?

“ Se, mens dette er et flott verktøy virker det som jeg får mye motstand fra folk til å begynne på nye initiativer. De alltid fortelle meg at vi trenger mer ressurser, mer tid, for å fullføre oppgaver som venter, osv, Selv om jeg vet hva som skjer og få full synlighet det bare synes at ting tar lang tid å gå av bakken &";.

“ Akkurat som forventet &"; Jeg sa og lagt “ Dette er svært vanlig Tony i dette tilfelle du trenger å tenke på hva som har skjedd med din organisasjon. Det er ikke lenger en liten seilbåt som du kan snu på en femøring. Firmaet opptrer mer som et stort hav fartøy som kan gjøre en masse andre ting mer effektivt enn din seilbåt. Men det kan &'; t snu på en femøring. Som kaptein på dette skipet må du sørge for at du har tålmodighet og konsistens av formål å la skipet ta en hel time å slå et par grader. Når du har gitt denne ordren kan du ikke bare gi en annen rekkefølge. Du trenger bare å sørge for at du gir systemet en sjanse til å arbeide seg ut &";.

“ Hvorfor sier du det? Hvis du ser på det vi er i tjenestene virksomheten. All behandling vi gjør skjer elektronisk, det er ingen maskiner å kjøpe, ingen linjer å sette opp, er det ingen ingeniør herdetid &"; Han utfordret meg

«. Godt spørsmål &"; Jeg sa “ Hvor mange mennesker har du i din organisasjon nå til hva du var nummeret når du ble med faren din for fem år siden &";?

« Vi hadde 160 mennesker da, og vi har over 570 inkludert ditt lag nå. Jeg får det fra dashbordet for &"; Han vitset

“. Det du har det. Du har nå et selskap som er et lite samfunn i seg selv. Hver gang et selskap vokser i størrelse er det tar så mye lengre tid å endre atferd i organisasjonen. Dine middels nivå ledere og levering forvaltning må styre sosial atferd og skape tipping points for å sørge for at tiltak blir inngrodd i mennesker, prosesser og prosjekter. Det er vanskeligere å sette dette på plass i selskaper fordi vanligvis er det mange måter å gjøre ting på. Det er derfor du kan &'; t kjøre mer enn ett initiativ som påvirker alle i organisasjonen. Et initiativ en fjerdedel er en god rettesnor &";.

« Det er sant &"; svarte Tony “ Den passer hva som skjer med meg. Ethvert initiativ som doesn &'; t innebære endringer i ansattes oppførsel vanligvis blir gjort raskt. Faktisk har det arbeidet jeg gjør med Vantage Agora i back-office behandlingen er oppnådd svært raskt for denne grunn, ikke sant &";?

« Det er sant &"; Jeg har lagt “ Mens dashbordet er et utmerket verktøy som gir deg en konsolidert praktisk syn på alt som skjer i organisasjonen det krever to store engasjementer. Faktisk gjøre det tre:

1. Et engasjement fra toppledelsen til å bruke KUN verktøyet og ikke noen annen mekanisme som møter, e-post, SMS, osv, etter

2. En strukturert topp ned beregninger som er lagt ut til det laveste nivået i organisasjonen som en avlegger fra de beste tallene målt i dashbordet. Betydning, bør det øverste nivået tallene bli oppdatert av de daglige aktivitetene som skjer i organisasjonen

3. Konsistens Formåls fra toppledelsen for å sikre at vi gir nok tid for systemet å reagere på kommandoer /initiativer presset fra toppen.

Hvis du gjør dette nytten av dashbordet ville være, full synlighet, repeterbarhet og forutsigbarhet i driften. Utover dette er det hjelper deg å skalere din organisasjon raskt &" ;.

Tre måneder senere

Tony snudde sin virksomhet ved å redusere sine driftskostnader dramatisk og sette i en struktur for å skalere organisasjonen. Over en periode de fleste skeptikere til å bruke et eksternt firma til å hjelpe driften og bruke et dashbord for å drive organisasjonen sluttet lasset da de innså at det ville hjelpe organisasjonen og sine egne karrierer.

Tony fra hans side har planer om å skalere organisasjonen videre inn i fremtiden og Vantage Agora har hjulpet tilpasset dashbordet på sin PDA.

Epilogue

Vi vil at du vår leser til å spille rollen som Tony og fortelle oss om noen av de problemene som du har møtt eller spørsmål du måtte ha om hvordan din organisasjon kan dra nytte av teknologien som VA Operations Dashboard. Vi vil gå videre og legge dem i neste versjon av Agora ganger for å hjelpe andre som kanskje har lignende problemer som deg
.