Nara Records Management

Alle føderalt byrå poster forvaltes av National Archives and Records Administration (NARA). Et stort antall statlige etater mangler effektivt arkiverte poster og trenger bedre data arkivering metoder - disse var funn av NARA records management divisjon. 93% av de 270 føderale etater som omfattes av arkivforvaltningspolitikk evaluering undersøkelse var lydhør.

Basert på vurderingen av NARA records management divisjon resultatene fra undersøkelsen, er risikoen for ikke å ha effektive rekordarkiveringsmetoder ble høy i noen tilfellene. Instituttene står lavest i undersøkelsen inkluderer transport, utdanning, Justice og Landbruk. En score under 90 indikerer moderat risiko for mangelfull journalføring og så mange som 90% respondenter falt i denne kategorien.

Et flertall av avdelingene mislyktes i effektiv elektronisk arkivering. Føderale avdelinger enten helt mangler et kompatibelt system for å beholde elektroniske data eller e-postmeldinger er ikke fanges opp på grunn av sin inkompatibilitet med systemet. For å holde en oversikt over e-post, har etatene tydd til utskrift og arkivering av disse meldingene, men ifølge NARA, elektroniske journaler er viktig, og dette bevaring metoden er utilstrekkelig. Videre har mange byråer tror at hvis de blir sikkerhetskopiere sine e-poster på datamaskiner eller harddisker, er det det samme som å ha en riktig arkivering programvare som lagrer alle e-poster slik at de kan nås av NARA eller annen regulering byrå.

Ofte registrerer ledelse personell er ikke konsultert, samtidig som data arkivering planer, som er en sak bekymring. De får ikke til å ta avgjørelser om hvordan de vil lagre dataene, hva selskapets programvare de vil bruke og hva er den mest effektive måten å gå om denne prosessen. Alle disse beslutningen er tatt av tjenestemenn på høyere innlegg som ofte mangler førstehånds forståelse av posten prosess som fører til ineffektiv system. 16% respondentene hevdet sporadisk engasjement i posten ledere i beslutningsprosessen, mens ytterligere 19% hevdet vanlig engasjement.

Dette betyr at involvering av data management avdelingen i beslutningsprosessen er null i mer om 65 % etater. Rekord programmer på mange byråer være utilstrekkelig, har de ikke sikre fullstendig overholdelse NARA forskrifter. Dårlig ferdighetsnivået rekord ledelse arbeidere og mangel på trening er andre årsaker til ineffektiv data management
.