Federal Records Act: Utvikling av en Robust Document Retention Schedule: Best Practice i Stille en pålitelig Policy

Ifølge Federal Records Act, utvikle en robust dokumentholdefristen er den beste måten å sette opp en forsvarlig eDiscovery politikk. Vanlige ansatte er ikke sikker på om de eDiscovery lover skal følges, ansatte filer som skal beholdes og juridisk journalføring behov. I dag de fleste føderale samt statlige etater har klare krav til oppbevaring av journaler og lover som må følges. Federal entreprenører, underleverandører og arbeidsgivere, alle må bekrefte til disse lovene.

Å ha en pålitelig program for oppbevaring av dokumenter er den beste måten å sikre etterlevelse. Poster skal inkludere alle e-postene som utveksles enten mellom ansatte selv eller sendes utenfor. I tillegg til e-post, alle Word-dokumenter, Excel-filer, lydfiler og andre diverse filer er alle tillatelig i retten. Slik at de ansatte må sørge for periodisk registrering og lagring av disse filene på et trygt sted. Bortsett fra registrering av data, det må være en bestemt tidsplan detaljering hvor lenge enkelte postene vil bli beholdt, og når de vil bli slettet.

Når retten ber om disse elektroniske arkiver, et firma skal vise at de var i samsvar med lovene før forespørselen ble sendt ut. Det er ikke tilstrekkelig for å starte innspillingen og holde en database av disse filene etter rettskjennelse kommer inn, fordi hvis det er tilfelle så en heftig bot kan bli pålagt firmaet ditt. Av denne grunn Federal Records Act oppfordrer bedrifter til å skape et holdefristen for alle dokumenter.

Å gjøre planen er ikke en enkel jobb. Såvidt papirdokumenter er bekymret, er lett journalføring. Riktig regnskapsføring i tilfelle av digitale dokumenter er ikke så enkelt som de kan lett bli skadet eller slettet. Opprettelse av et eget team utelukkende for riktig oppbevaring av elektronikk dokumenter kan være nødvendig.

Å ha riktige dokumenter holdefristen vil ikke bare holde deg og din bedrift på rett side av loven, men det vil også spare deg en masse penger i tilfelle av en rettskjennelse. Flere selskaper, inkludert Morgan Stanley har endt opp med å betale bot for lovbrudd. Bortsett fra monitory tap, påvirker dette også et selskap goodwill
.