En Virtual Phone System er mer enn bare Voicemail

Når mange mennesker tenker på en virtuell telefon system, deres sinn blir automatisk trukket til svært egendefiner mobilsvar alternativer. Sannheten er at virtuelle telefonsystemer er mer enn bare mobilsvar; de kan gi automatiske telefon ledsagere, virtuelle telefonnumre, viderekobling og personsvar til e-post funksjoner i tillegg.

Auto-Attendants
Når en liten bedrift har mer enn én avdeling, som mange gjør, det er svært viktig for virksomheten å gi sine innringere med en automatisert alternativ for å komme seg til riktig avdeling eller person til å håndtere sin samtale. For eksempel, hvis en kunde ringer å planlegge en avtale de kan trykke “ 1, &"; mens innringere som ønsker å snakke med noen i fakturering kan bli bedt om å trykke “ 2. &"; Denne prosessen eliminerer frustrerende intra-kontor overføringer som kan bli en hodepine for forretnings ansatte, samt for klienter og kunder. I tilfelle at partiet ikke er tilgjengelig for å ta en samtale, bør den som ringer kunne legge igjen en beskjed eller snakke med en svartjeneste.

Virtual telefonnummer
Mange bedrifter bruker en fasttelefon telefonnummer, men uten en virtuell telefon system, vil dette tallet nå ikke lenger enn innenfor veggene av murstein og mørtel. Oppdraget av en virtuell telefonnummer, kan du ringe til det nummeret som skal rutes inn i ulike forretninger avdelinger, samt til ansatte og' egne personlige telefonnumre, om nødvendig. I mellomtiden er alle deres telefonnumre holdt helt privat og skjult fra ringer klienter og kunder. Disse virtuelle telefonnumre, med tillegg av extensions, bidra til å organisere samtaler, og derfor bedre organisere virksomheten selv.

Videre
Viderekobling er en annen viktig alternativ for enhver liten bedrift. For effektivt å opprettholde kostnadene og redusere overhead utgifter, kan det være nødvendig for enkelte ansatte til å dele oppgaver innenfor sine avdelinger. Viderekobling tillater bedrifter å gjøre endringer i auto-attendant funksjonen for å skjelne hvem som får konkrete samtaler når kunder velger et alternativ. Viderekobling er også nyttig i situasjoner når en ansatt jobber ut av hjemmet eller fra ut av byen; alle sine samtaler som er plassert inn i den virtuelle telefonsystemet fortsatt nå dem på deres private telefonnumre.

Voicemail til e-post
Kontroll mobilsvar er ofte en langtekkelig del av å administrere en liten bedrift. Det kan noen ganger være vanskelig og svært tidkrevende å luke ut viktige telefonsamtaler som må returneres umiddelbart fra de som kan være i stand til å vente litt lenger. Voicemail til e-post tillater ansatte å sjekke deres mobilsvar via sine e-postkontoer ved å logge inn og lese navnet på den som ringer, telefonnummer som de ringte fra og arten av samtalen. Dette gjøres enten via telefonsvarer-til-tekst-teknologi eller en levende person som sjekker og overvåker talepostmeldinger for epost oversettelse. Disse talepostmeldinger prioriteres i rekkefølge fra det viktigste til minst viktig.

Det er ganske tydelig at virtuelle telefonsystemer kan gi små bedrifter med mye mer enn bare mobilsvar. For auto-deltagere, viderekobling, telefon privatliv og selv talepost til e-post, kan enhver liten bedrift absolutt dra nytte av en virtuell telefon system
.