The Role of Communication i Project Management

Kommunikasjon er den viktigste av de oppgaver prosjektledelse person eller team for et gitt prosjekt. 90% av en prosjektledelse leder arbeid med prosjektet vil være kommunikasjon. Delegere, mottak og oppfølging av fremdriftsrapporter, og holde møter hele etterspørselen svært effektiv kommunikasjon for at noe går galt med prosjektet. Det går sannsynligvis uten å si at svært effektiv kommunikasjon bør inkluderes i alle direktemeldingssamtaler, e-post og telefonsamtaler, samt.

Det er den mest avgjørende oppgaven med prosjektledelse ledere til å forstå og tilrettelegge klar og forsiktige kommunikasjon av den enkle grunn at de fleste av medlemmene i et prosjekt utviklingsteam sannsynligvis har overraskende middelmådig, selv sub-par, kommunikasjonsferdigheter. Kommunikasjonsferdigheter er veldig mye tatt for gitt av den generelle virksomheten befolkningen. Det antas at hvis man har uteksaminert fra en høyskole eller universitet, og har grunnleggende muntlige og skriftlige ferdigheter i engelsk (i dette essayet er skrevet på engelsk, la oss anta at du gjennomfører din bedrift på engelsk), må man ha effektive kommunikasjonsferdigheter. Men som de med erfaring i prosjektledelse forstår, er dette tilsynelatende logisk, selv uunngåelig, forholdet ganske ofte fraværende. Faktisk, i næringslivet en av de viktigste faktorene som bidrar til å avgjøre om noen er kvalifisert nok til å være en prosjektledelse leder er at de har over gjennomsnittet (helst utmerket) kommunikasjonsmuligheter.

Kommunikasjon i prosjekter handler om overføring av relevant kunnskap fra ett parti til et annet parti eller partier. Hvis den kunnskapen som er ment å bli formidlet er forvrengt eller dårlig mottatt, klart dette forstyrrer overføring og derfor med bruk og anvendelse av kunnskap. Manglende kunnskap omsettes til en mangelfullt utført, eller enda verre, en ufullstendig prosjekt. Et så dårlig resultat koster selskapet mye penger, og det kan koste selskapet en klient. Det kan koste noen jobben sin, så vel.

De to viktigste metodene for å kommunisere er gjennom skriftlige ord og talte ord. En stor del av tiden tilbringes i næringslivet ved hjelp av det skrevne ord for kommunikasjon. De som er involvert i prosjektledelse kan sikkert bevitne at de ofte gjør mye lesing for å prøve å styre et prosjekt gjennom til en vellykket gjennomføring.

Skriftlig ord har stor makt og nytte. Når du skriver, kan du ta deg tid til å tenke over de ordene du vil velge. Selv om du snakker via IM, kan du ta mer tid til å stoppe opp og tenke over hva du leser fra den andre personen og hva du virkelig ønsker å si neste enn du kan på en telefonsamtale eller fra bare det som sies under en møte. Når du mottar skriftlig kommunikasjon, kan du lese over ordene igjen og igjen som trengs for å innhente den rette betydningen. Du kan gå tilbake over dine arkiver av skriftlig kommunikasjon i tilfelle du har glemt noe eller trenger å avklare ditt minne.

Men det er noen ulemper til skrevne ord kommunikasjon. En av disse er at personen du skriver en melding kan ha mindre enn ønskelig grammatiske og tegnsettings ferdigheter. Dårlig staving evne kan gjørmete vannet av tydelig kommunikasjon, også. Inferior grammatikk, tegnsetting og staving kan føre til forvrengte skriftlige meldinger. Disse faktorene kan føre til misforståelser som forårsaker problemer med utviklingen av prosjektet, slik som for ett eksempel en dårlig skrevet og dermed misforstått beskjed som fører til friksjon mellom to parter. De kan også føre til en uønsket nedbremsing i utviklingen av et prosjekt, og dette igjen kan true møte tidsfrister hvis den ene parten må vente på avklaring av en skriftlig melding fra en annen. Et annet problem med skrevne ord er at mange mennesker, spesielt i dagens digitale tidsalder, trenger faktisk ikke bruke fordelen av mer tid til å tenke at skriving gir. Dette gjelder spesielt med IM kommunikasjon, men det går for e-postmeldinger i tillegg. For mange folk skrive som de snakker, og tror ikke at store bokstaver der det passer virkelig betyr noe. Prosjektledelse absolutt krever at du som manager, har avansert skriftlig formidlingsevne (som forfatteren av denne artikkelen!). Det er også en god ide for deg å foreslå opplæring i bedrift skriveferdigheter for alle ansatte som du finner å være mangler i grunnleggende engelsk skriftlig ferdigheter.

Som nevnt ovenfor, er oral den andre aspekter av verbal kommunikasjon. Fordelen her er betydelige. Kommunikasjon flyter raskere uten å måtte skrive ut ting. Hvis du bruker virtuelle møter på nettet, er det mulig å skape lydopptak av alt sa for avspilling senere, og stemme-aktivert båndopptakere kan brukes i i-person møter til de samme målene, så på denne måten muntlig kommunikasjon kan arkiveres og refererte senere bare som skriftlig kan. Når man bare har å lytte i stedet for å måtte lese, kan man ofte handle på kunnskap raskere (slik som tegning, skrive, skrive, åpne opp data desktop-filer, eller Internett-surfing i simultan reaksjon på hva som blir hørt).

Men, det finnes ulemper til muntlig kommunikasjon. Det er vanskelig for mange mennesker å beholde informasjon som bare er talt i forhold til det som er skrevet (som gjør det audiovisuelle, ikke bare audio). Det er ofte mer kjedelig å pause, spole tilbake og spole frem gjennom et opptak enn det er å bare bla gjennom sidene. Og, kan muntlig kommunikasjon være mer komplisert enn skrevet fordi det innebærer paralingual aspekter ("det er ikke bare hva du sier, det er hvordan du sier det"), og når det kommer til talte ord, er 55% av meldingen levert av ikke- verbal signaler-kroppsspråk. Kroppsspråk er vanskeligere å følge i disse dager av internett virtuelt møte. Og mange mennesker er litt udugelig når det gjelder å forstå hvordan du bruker paralingual og non-verbale aspekter av muntlig kommunikasjon på telefon og i live møter. Dette kan helt klart føre til en god del kaos

For å forstå hvor enkelt det er for kommunikasjon innsats å gå galt i prosjektledelse, er det en fin liten formel som har blitt opparbeidet gjennom årene. Å beregne muligheten for misforståelser, bruke formelen (N * (N-1)) /2, med N = antall personer som er direkte involvert i prosjektet. Så på et prosjekt som har bare fem personer involvert, med du er en av dem som prosjektleder, er det 10 mulige måter, med hver og hver del av kommunikasjonen, for at ting skal gå galt hvis de ikke er ferdig "til perfeksjon ".

Det er også en fin løsning for å hjelpe med effektiv kommunikasjon som har blitt trukket, kalt kommunikasjon matrise. Dette er en tabell over alle de som er direkte involvert i prosjektet, og hver og en av dem er skrevet inn under både rad og kolonneoverskriftene. En sjekk-merket i skjæringspunktet mellom to prosjektdeltakere betyr at de to deltakerne vil definitivt trenger å kommunisere direkte med hverandre for at prosjektet skal være fullført. Du kan fokusere på denne matrisen til å hjelpe deg selv til rette klar og effektiv kommunikasjon til rett tid og på rett sted for de rette menneskene det gjelder.

Poenget her med alls dette er grei. Det er viktig at du sikre og tilrettelegge effektiv kommunikasjon som prosjektleder. Det er 90% av din prosjektledelse oppgave
.