Hvordan å planlegge for en Videokonferanse Meeting

Ansikt til ansikt møter er mye planlagt fremover og godt tatt vare på alle aspekter for å unngå fallgruvene. Det samme planlegging gjelder for møter eller konferanser på linje. Når en toveis interaktiv video økten er gjennomført, identifisere riktig målgruppe, sette opp hensiktsmessige mål for fruktbare resultater av konferansen og gjøre bruk av evalueringsverktøy er det samme nødvendig som i ansikt til ansikt møte. Mens presentere i en ansikt til ansikt miljø høyttaleren gir mye vekt på å være koblet til publikum og hvert sekund tilstreber å holde møtet interaktiv og livlig med publikum. Tilkobling og livlig møte er alle like viktige i en on line møte også, men achieveing ​​det blir vanskelig da det krever sjå også oppmerksomhet mot tekniske aspektene av videokonferanser hvor medlemmene ikke har kontroll over.

Holder den nødvendige tekniske personale som kan håndtere problemer spontant er mest nødvendig. For jevn kjøring av konferansen møte oppgaver kan kategoriseres i følgende oppgaver for enkelt oppdrag til folk forskjellig i spesielle konferanser:

Program samordning

Hendelses koordinering

Registrering

Side teknologi koordinering

Program samordningen:

Hvis lagets medlemmer er plassert på langt over steder en strategi bør håndheves for samspill med lagets medlemmer angående møtet agenda, sist minute endringer, inkludering eller unavailabily av et team medlem like før møtet. Holde seg orientert til målgruppen er viktigst, bør det ikke tas som en selvfølge at folk tar initiave å delta på møtet, selv om de velger å komme, får mange slo opp med sin egen agenda og har en tendens til å glemme og angre for manglende økten . Så sende påminnelser til dem folk i spesielle nitch hjelper i å nå publikum som virkelig ikke ønsker å gå glipp av programmet

Hendelses Koordinering. Hvis et vanlig videokonferanser beliggenhet er tilordnet til de omkringliggende grener, en person som er klar over plasseringen bør ta ansvar for å legge til rette for medlemmene å bli med på møtet. Noen viktige reposibilities ville være:

Identifisere et styrerom som ville er mulig for ledelsen og tilgjengelig for medlemmene å komme med litt reising
Se gjennom tekniske arrangementer av styrerommet som er nødvendige for. møtet.
Holde kontakt med koordinator for plasseringen i tilfelle noen presserende behov under møtet. Sørg for at koordinatoren er tilgjengelig til møtet er over, slik at eventuelle hinderances kan håndteres raskt

Registrering. Holde registreringen panel klar for deltakerne å registrere om de ikke har gjort på forhånd, og gir medlemmene med skrible pads og penner, hvis de er mer komfortable i notere ned høydepunktene under videokonferanser økten

Technology Koordinator:. Mange mennesker som kommer fra mangfoldig bakgrunn bruk videokonferanser programvare som en online konferanser verktøyet. Alle av dem mange ikke være komfortabel i bruk av teknologi, bør en utdannet personlig være plasser for å hjelpe medlemmene i å bruke teknologien slik at de ikke føler seg komfortabel med teknologien
.