Ti tips for bedre E-post Writing

Ti tips for E-post Klarhet, forståelse og konkrete
Er du oversvømt av e-post? Kan du holde tritt med svarene? Hvor mange e-poster leser du en dag og riste på hodet i enten frustrasjon når det gjelder innholdet eller på grunn av grammatiske og stavefeil? Vi skriver hundrevis av e-poster en dag eller en uke, og til ulike mottakere. Ta disse Ti tips for E-post Klarhet, forståelse og konkrete for å gjøre leserne glade for å motta og svare på e-post.
1. Emnefeltet er viktig: Bruk den til dine og dine lesere og' fordel. Etter ett svar, endre det. #1. (Fra deg) Vacation politikk; respondent &'; s det samme. # 2. (Fra deg.) Ferie i 2012. # 3. (En helt annen gjenstand) Neste torsdag 8 juli. Når du sender e-post unna, hjelper en bestemt emnefeltet du finner informasjonen. Med samme emnefeltet du skjønner &'; t vite hvilken som er den som skal re-lese
2.. BCC: Når du sender kopier til andre, blind datamaskin kopi til andre mottakere (Blind datamaskin kopi.). Ingen ønsker å lese gjennom 20 navn for å komme til meldingen. Hvis du har to eller tre andre mottakere og hver trenger å vite at han /hun fikk den samme e-post, så CC til disse partene.
3. Riktig grammatikk: Vil du sende noen av dine e-post til din åttende klasse engelsklærer? Jeg antar ikke. Sjekk din grammatikk før du trykker “ sende &"; knappen. Det &'; s så lett å tenke at ingen egentlig bryr seg eller merknader hvis du skjønner &'; t skrive riktig; du &'; re galt. Død galt. Dårlig skriving har fått ut av hånden, og det &'; s tid til å sette den bar opp tre eller fire hakk. Emne /verb avtalen: Det &'; s fire filer på skrivebordet. Nei! Det er fire filer på skrivebordet. Hver av de ansatte får ny programvare. Feil! Hver av de ansatte er å få ny programvare.
4. Riktig tegnsetting: Bruk et kolon etter en formell hilsen. Kjære Prospect :. Et komma er bruk for en uformell hilsen. Kjære Joan ,. Sett alle punktum og komma inne i anførselstegn med mindre det &'; s i et parentes klausul. Semikolon og kolon bo utenfor anførselstegn. Spørsmålstegn bo inne når den direkte sitat er et spørsmål, og utenfor når hele setningen er et spørsmål.
5. Syntax: Skriv i fullstendige setninger. De fleste forretnings skrive setninger er 10-12 ord. Ja, kortere setninger fungere godt også. Bruk visuell forklaring, ikke vage uttrykk. Hva gjør leseren tenke når du sier, “ I &'; ll snakke med deg snart &" ;?. Hva gjør “ snart &"; mener? Det &'; s forskjellig for alle. Slett uformelle skrifter: 4u, eller RU klar

©? Copyright 2012 Dee Dukehart Z - Top Ten-E-mail – side to

6. Tålmodighet: Ingen er på e-post på nøyaktig samme tid eller samme tid som du er. Når du trenger noe besvart eller levert innen 15 eller mindre, plukke opp telefonen og snakke med den personen eller legg igjen en talemelding. Ikke alle har “ out-of-office &"; evne.
7. Klipp og lim: Når du svarer på et spørsmål eller henvise til et punkt i et svar e-post, klippe ut og lime inn spørsmålet eller opplysning. Avsenderen kan ha sendt deg flere spørsmål og biter av informasjon og doesn &'; t vet hvilket svaret refererer til. Gjør det enkelt for leseren.
8. Svar: Svar til avsender innen 48-72 timer med mindre du har en “ out-of-office &"; melding og en dato for retur. Selv om e-post er en salgs henvendelse; det &'; s uhøflig å ikke svare. Hvis du ansette noen, la andre få vite at du har gjort en beslutning. Informasjon er kraftig og høflig. Du kan alltid la noen vite at du &'; re i ferd med å gjøre en beslutning; noe for å holde broen for kommunikasjon til god nytte.
9. Spelling: Vi har alle stave situasjoner; noe mer enn andre. Sjekk og dobbeltsjekke stavekontroll. Bevis for riktig navn staving. Og du blir blandet og begge er stavet riktig. Proof. Det &'; s og dens
10.. Proof: Start med emnefeltet og lese og re-lese meldingsteksten. Slurvefeil gjør et dårlig inntrykk selv på venner og familie.

© Copyright 2012 Dee Dukehart

Dee Dukehart går Sandbox Communications, en internasjonal kommunikasjon konsulentvirksomhet. Hun hjelper enkeltpersoner, grupper og bedrifter å forbedre sine forretningsstrategier og bunnlinjen med kraftigere presentasjoner, forretnings skriving og kommunikasjon. Å ha henne hjelpe på bunnlinjen, og du, ta kontakt med:. [email protected] * www.DeeDukehart.com * 303-753-1111