Business Report Writing Tips

La oss anta at du må skrive et dokument for arbeid eller studier. Din instruksjoner bestå av tittelen som du skal bruke, og ingenting annet. Kan du — med bare tittelen som en guide — skrive et egnet dokument

Entydig, er svaret nei

Hvorfor?.? Fordi du ikke har blitt fortalt slike ting som WHO dokumentet er for, hvorfor de vil det eller hva de allerede vet (eller ikke vet).

Uten slik informasjon, er det mest sannsynlig at du ' ll bare skje for å skrive et dokument som riktig er rettet mot disse spørsmålene om hvem, hvorfor og hva

TIPS # 1:.. Leserne – like mye som tema for dokument – vil avgjøre hva du skriver

Denne artikkelen drøfter disse viktige spørsmålene, og vil hjelpe deg å lære mer om leserne og deres behov.

Hvem vil lese dette dokumentet?

Før du begynner å skrive, gjør ditt beste å identifisere hvem som vil lese dokumentet. Vil det være bare én person, eller kan det bli sendt rundt til andre?

Hvis du skriver for en enkelt leser, har du flaks. Dette vil gjøre det relativt enkelt å målrette skriftlig på hans eller hennes spesifikke forventninger og kunnskapsnivå.

Hvis du skriver for flere personer, selv om de kan ha ulike forventninger og kunnskapsnivå. I så fall kan du identifisere en av dem som din viktigste leseren: den personen som har interesser du mest trenger for å tilfredsstille

Hvis du kan, kan det være best å skrive dokumentet som om du skriver bare for denne hoved leseren. Prøver å tilfredsstille behovene til flere forskjellige lesere på en gang kan være svært vanskelig. Du risikerer å ende opp med et dokument som prøver å være alt for alle, men ender opp med å være ingenting til noen.

Noen ganger er det kanskje ikke mulig å skille ut en leser som hoved leseren. Du må kanskje skrive for flere ulike lesere (eller grupper av lesere), og det kan være viktig å tilfredsstille dem alle. I et slikt tilfelle, kan det være best å skrive to eller flere separate dokumenter, hver og en tett skreddersydd til de ulike behovene til en bestemt leser eller gruppe

TIPS # 2:. Før du begynner å skrive, tydelig identifisere hvem du skriver for. Hvorfor gjøre mine lesere vil dette dokumentet?

En av de mest verdifulle spørsmål du kan stille leserne er hvorfor de ønsker dokumentet. Hva ønsker de å gjøre med den informasjonen de vil få?

Utvalget av mulige svar er like varierte som spekter av mulige lesere. For eksempel:

• Leseren A kan være lurt å lese en omfattende introduksjon til temaet før hun bestemmer seg for om og hvordan å bruke informasjonen videre

• Reader B kan være lurt å bruke informasjonen til å overtale en klient eller bedre enn en bestemt kurs av handlingen

• Reader C kan være lurt å bruke informasjonen til å vurdere en idé om hennes egen

• Reader D kan være lurt å bruke informasjonen til å vurdere en idé fra noen andre

• Reader E kan være en kamerat ekspert som ønsker å vurdere andre meninger om temaet; i.e.yours

• Reader F ønsker kanskje en kortfattet og grei oversikt, slik at han vet akkurat nok til ikke å være flau når motivet er diskutert

TIPS # 3:. Før du begynner å skrive, tydelig identifisere hva leserne forventer av dokumentet.

Hva gjør mine lesere allerede vet

Tenk deg at en kollega ber om råd på et kjøp beslutning —? være det for en PC, en bil, et hus eller et kjæledyr. Ideelt sett hvilket detaljnivå vil du oppgir i svaret ditt?

a. Jeg vil kaste mitt svar på et svært teknisk nivå. De kan alltid finne ut hva det betyr senere.

b. Jeg vil kaste mitt svar på et veldig enkelt nivå for å være sikker på at det ikke gikk over hodet.

c. Jeg vil kaste mitt svar på et moderat nivå, og håper dette var rett.

d. Jeg vil kaste mitt svar på det nivået som er praktisk for meg.

e. Ingen av de ovennevnte. La oss vurdere valg a og b. Hvis du gir en veldig teknisk svar, risikerer du pitching svaret for høy, og din kollega kan ikke forstå dine råd. Tilsvarende, hvis du gir en forenklede svar, risikerer du pitching svaret for lavt, og din kollega vil lære lite eller ingenting. Det kan være fristende å velge svar c og si at det er rimelig å kaste ditt svar på et moderat nivå; på den måten det er sannsynlig å være omtrent riktig. Men hvordan vet du hvilket nivå din kollega vil finne moderat? Hvis du er en ekspert på emnet, er din gjetning om hva som er moderat sannsynlighet for å være for høy. Og hvis kollegaen vet mer enn du er klar, kan det være for lavt.

Vi vil hoppe over svaret d uten ytterligere kommentar. :-)

Vi sitter igjen, som du kanskje har mistanke om, med svar e. Ideelt sett vil du kaste svaret på nøyaktig riktig nivå som passer din kollega eksisterende kunnskapsnivå. Selvfølgelig kan du ikke vet hva dette er uten først å spørre hvor mye din kollega allerede vet

TIPS # 4:.. Før du begynner å skrive, identifisere hvor mye leserne allerede forstår

Så, før du begynner å skrive at neste rapport, spør deg selv disse tre spørsmålene:

• Hvem vil lese denne
• Hvorfor ønsker de denne informasjonen
• Hva er det de allerede vet

Når du har besvart disse spørsmålene, vil du stå en god sjanse til å sende inn en rapport som vil være både nyttig og godt mottatt
 ?.;