Hvorfor trenger vi Document Management System?

Informasjon, din virksomhet er avhengig av det. Men kan de ansatte enkelt finne informasjonen de trenger når de trenger det? I de fleste bedrifter, er dokumenter som er lagret i en rekke steder som – Arkivskap bod, på nett, på Individuell PC harddisker, CD-er og resepsjon skuffer. Folk som trenger å få tilgang til disse dokumentene er ofte plassert på forskjellige steder også

Svaret for et økende antall bedrifter – store og små – er et dokument styringssystem. Den beste Document management system vil hjelpe kontoret gå papirløs som frigjør verdifull kontorlokaler som kan bli satt til bedre bruk som arbeidsplass for de ansatte. I tillegg gjør dokument management software kontoret mye mer miljøvennlig.

Hva er Document Management System (DMS)?

Document management er en organisatorisk metode. Mer spesifikt er det en teknologi-baserte middel for lagring av dokumenter. Dokumenter (og noen ganger bilder) er holdt i en enkel lagringsområde (repository) som forenkler administrasjon og hente filene når det er nødvendig. Siden organisasjoner har ulike behov, er systemer ofte tilpasset designet.

Hvordan virker det?

Dokumenthåndtering vanligvis begynner med det elektroniske dokumentet vanligvis bruker vi en skanner til å konvertere papir (fysiske) dokumenter til digitaliserte bilder. Når alle filene er elektroniske, er det lettere å organisere informasjonen. I tillegg, når det er mulig, er alle nye dokumenter utarbeidet og lagret i en permanent digitalisert format

Når du trenger å hente et dokument fra systemet, utfører du et søk ved å skrive ut dokumentet &';. Navn. Forespørselen er behandlet og informasjonen hentes. Dokument styringssystemer inkluderer sikkerhetstiltak for å sikre at bare autoriserte brukere har tilgang. Disse tiltakene bestemme hvilke dokumenter visse mennesker kan lese, og hvilke tiltak eller endringer de kan gjøre.

Fordeler med å bruke Document Management System (DMS)

bidrar En effektiv dokumentstyringssystemet ved å gjøre det lettere til fil, organisere, dele, hente, og sikker informasjon. Ansatte kan også være mer produktive siden de sparer tid på å lete etter forretningskritisk informasjon. Et godt dokument styringssystem letter også samarbeidet, beslutning, og evnen til å bygge på andres arbeid.

Digitale filer ha funksjonalitet som ikke er mulig med papir filer. Med et dokumenthåndteringssystem på plass, flere mennesker, selv de som arbeider fra hjemmekontor eller feltet, kan få tilgang til og arbeide med filer samtidig. Query forsoning og oppløsning er enklere, kan Kunden Søknadsskjema eller CAF dokumenter lagres i lang tid uten noen skader, og dokumenter kan ikke få forlagt eller duplisert. Noen få eksempler på Customer søknadsskjema er-

a. Surveys- Survey data samles til mange formål, skjer folketelling hvert femte år. De oppnådde data kan bli digitalisert lett

b. Questionnaires- Tabulering av data som er innhentet gjennom spørre er lett nå; OMR teknologi brukes, slik at vi kan få tallverdier

c. E-post former-Customer royalty kortene er gitt mange merkevare over hele landet, mens følelsen opp disse skjemaene, er en boks spesifisert for hvert letter

d. Registrering Applications Bruk av å få en tjeneste eller et produkt er lettere nå, for hvert område som navn på personen eller hans /hennes adresse er det bokser er spesifisert hvor enkeltpersoner trenger å skrive med store bokstaver. En strekkode er tildelt for hvert program nå så det er lettere å huske data når det er nødvendig.

Bedre kundeservice er en annen betydelig immateriell fordel. Filene er på fingertuppene på alle ansatte, slik at kundehenvendelser kan besvares raskere og mer effektivt. Document Management hjelper selskaper og organisasjoner til å behandle data enkelt, manuell innlegging av data er treg og feil kan forekomme mens du taster inn data. Duplisering unngås og data kan verifiseres lett. Kunden søknadsskjema ledelse er en tjeneste som dokumenthåndtering selskaper tilbyr. Selskaper kan spare penger på utskrift og kopiering utgifter og også det er et redusert behov for stedet og offsite fil lagringsplass
.