Hvordan virker en DMS hjelp for å samarbeide på arbeidsplassen?

Et dokument styringssystem hjelper organisasjoner å spare tid og plass og øker produktiviteten på en arbeidsplass betydelig. Tidligere dele filer og mapper med informasjon ble gjort fysisk, nå gjennom et dokument styringssystem mange enkeltpersoner kan få tilgang til den samme filen samtidig på et dokument styringssystem enkelt. Bedrifter trenger å lagre dokumenter i et trygt og sikkert miljø, selskaper som tilbyr DMS har en tjeneste som heter Workflow Solutions Matrix, dette bidrar til å redusere tid brukt på å finne og håndtere prosjekter og sine dokumenter.

Samarbeid er en iboende egenskap ved et DMS, et hierarki styrer vanligvis en organisasjon, filer må lagres og deles i henhold til disse nivåer i en organisasjon. Et dokument styringssystem hjelper i å gi tilgang til bestemte filer ved hjelp av en arbeidsflyt løsning matrise kan tilgang aktiveres eller deaktiveres til ulike avdelinger eller ansatte i en organisasjon. Til tider flere personer får tilgang til en enkelt fil, kan flere mennesker tilgang til og lagre disse dokumentene. Med andre former for samarbeid, blir filen endres og visse endringer kan ikke vises, mens du bruker et dokumenthåndteringssystem forskjellige versjoner av filen eksisterer med forskjellige modifikasjoner, ville den resulterende endelige dokumentet har alle revisjoner oppført.

Prosessen med å ha flere versjoner av samme fil kalles versjonering; Denne funksjonen er nyttig for de selskapene, som modifiserer filer ofte. Enkeltpersoner kan gå tilbake til forskjellige versjoner for å oppdatere filer som, og når det er nødvendig. Ulike individer innen samme organisasjon kan gjøre disse versjonene; DMS bidrar til å øke samarbeidet. La oss ta et scenario der det er flere brukere tilgang til et Word-dokument, ble denne filen opprettet av en person en gruppe individer har fått tilgang til den samme filen, anstrenger redigere de gjør lagret og ulike versjoner blir lagret. Disse endringene kan gjøres min flere redaktører på forskjellige datoer og steder.

arbeidsflyt løsninger matrise er en tjeneste er en del av visse dokument styringssystemer; det hjelper organisasjoner å ha et depot, som hjelper i lagring, gjenfinning, organisering og ruting av dokumenter online. Vanligvis dokumentene er laget organisert og gruppert sammen, er enkeltpersoner så gitt tilgang til disse filene gjennom en kontroll liste. Dette gjør så brukerne kan søke etter filer; de kan abonnere på disse filene og få varslinger når det gjøres endringer. Disse filene kan nå deles og redigert av ulike individer kommentarer kan legges, kan versjonene gjøres og rapporter kan lages basert på den endelige kopien av filen.

trenger arbeid gjøres systematisk i organisasjoner, samarbeids er nøkkelen til suksess for en organisasjon, det hjelper på å øke produktiviteten ved å redusere tid brukt på å fylle og finne filer. Dokumenthåndteringssystemer kan digitalisere dokumenter for organisasjoner; disse kan være juridiske dokumenter eller funksjonelle tegninger for enkelte bransjer. Digitalisering tjenester kan bidra til dokumenter som skal struktureres; de er skannet gjennom en optisk tegngjenkjenning, etter som de er lagret og organisert. Disse filene blir deretter indeksert slik at enkeltpersoner kan finne disse filene gjennom en arbeidsflyt løsninger matrise.

DMS bidrar samarbeide på arbeidsplassen ved å strukturere dokumenter som enten er skannet eller lagret på en arbeidsflytløsninger matrise. Innenfor en arbeidsflyt organisasjonen kan gi tilgang til bestemte filer til utvalgte personer i organisasjonen. Dokumenter kan lagres sikkert og vist på flere steder ved flere brukere samtidig. Tidligere dele filer var vanskelig som de var fysisk, nå disse dokumentene kan skannes og deles mellom flere brukere uten å skade papiret. .. Søke sparing og hente disse dokumentene er raskere nå ved hjelp av et dokument styringssystem