Hvorfor prosjektets omfang er så Important

Hver type prosjekt, enten det er et globalt prosjekt for et multinasjonalt selskap, et kommunalt prosjekt eller et personlig prosjekt som å bygge et hus, vil ha en prosjektomfang. Det kan bli definert på lengden i en bedrift Krav dokument eller rett og slett være skrevet som en liste over ting du kan gjøre for et personlig prosjekt, men i alle tilfeller er det viktig at det er enighet om i utgangspunktet, og at det ikke endrer seg i løpet av prosjektets livssyklus. Eller, hvis det gjør endring, at årsakene er klart forstått og akseptert.

Men hva med de oppgaver som er svært spesielt IKKE i omfang? Bør disse også dokumenteres? Det er ofte to svært motstridende skoler tanke – noen mener det er like viktig å oppgi hva som ikke vil bli levert som hva som vil bli levert. Dette unngår vanlig situasjon der en interessent forutsetter at en bestemt oppgave /produkt /aktivitet vil bli gjort fordi i deres sinn det er så tett knyttet til en annen oppgave /produkt /aktivitet og de to er uatskillelige. Andre mener at til å bruke krefter diskutere og dokumentere hva som ikke vil bli gjort er rett og slett bortkastet tid og prosessen med å dokumentere kravene vil utrydde alle de forutsetninger som kan blir gjort.

Men alle med real- erfaring som prosjektleder vil ha kommet over problemene som tyder på at uansett hvor godt dokumentert tror du kravene er, hvis du ikke spesifikt sier hva som er utelatt da vil du ha problemer som disse:

• Kunden ønsket noe annerledes enn det ble levert
• Betydelige endringer er forespurt gjennom hele prosjektet
• Ulike interessenter på samme prosjekt har ulike behov
• En liste over fremtidige forbedringer blir utarbeidet før prosjektet er ferdig

Problemer som dette tyder på at omfanget av prosjektet ikke var godt definert, eller hva var ikke i omfang ble ikke definert.

Hvis du ikke klarer å definere hva som er IKKE i omfang for et prosjekt så folk involvert som prosjektledere, teammedlemmer, sluttbrukere eller interessenter vil gjøre antagelser. Dette vil føre til en unnlatelse av å møte deres forventninger som, i hovedsak, betyr en mislykket prosjekt. Det er derfor viktig å tydelig dokumentere hva som ikke er i omfang hvis du vil at prosjektet skal bli en suksess.

Administrerende interessent forventninger er en viktig ferdighet som blir stadig mer viktig som prosjektene blir større og mer komplekse. Hver prosjektleder bør ta sikte på å utvikle denne evnen tidlig i sin karriere – det kan bety å finne tillit til å stille spørsmål ved toppledelsen eller viktige kunder, men unnlatelse av å gjøre dette vil bare føre til at prosjektet mislykkes

Og løsningen er enkel – snakke, snakke åpent, lytte og lytte uten fordommer. Kunden kan ha en rolle langt fjernet fra din, men de er de som til syvende og sist vil definere suksess for prosjektet. Foster gode relasjoner med dem rett fra begynnelsen, og du vil bli belønnet med gode kommunikasjoner som ikke vil finne deg på den store dagen oppdager at alle "antatt" at slik og slik ville bli levert, og det var det ikke.

Lykke til! Og her er til prosjektets suksess – Husk Scope Matters.

For de av dere som ønsker å lære mer om hvordan man skal definere omfanget deretter finne en av de mange prosjektledelse kurs som dekker forretnings behovsanalyse. Dette er prosessen med å finne ut, analysere, skrive ned og bli enige om kravene til et prosjekt. Det er den mest vellykkede teknikk for å definere i detalj omfanget av et prosjekt
.