Hva er en Virtual Phone System?

Nye bedriftseiere og de som utvider sine tjenester har ofte hørt begrepet virtuelle telefonsystemet minst én gang i løpet av sine ventures. Forstå disse systemene og hvordan de kan ha en positiv innvirkning på driften av små bedrifter kan spare sine eiere dyrebar tid og penger.

Organisasjon
Små bedrifter har ofte hendene fulle med flere aspekter av sine virksomheter; opprettholde et telefon system bør ikke være en av dem. En virtuell telefon system kan håndtere alt fra samtale ruting til etter arbeidstid svar og selv mobilsvar-til-epost-løsninger. Alle disse er svært viktig og kan redde bedriftseiere dyrebar tid som ville være bedre brukt på markedsføring eller kunderelasjoner. Virtuelle telefonsystemer er rimelige og tilpasses; de kan vokse med enhver bedrift som utvikler og utvider i fremtiden, så vel. Før beslutningen, bør bedriftseiere forstå de ulike aspektene av disse systemene.

Hvordan virker det?
Nesten ethvert virtuelt telefonsystemet som finnes på markedet i dag gjør det mulig for kundene å bruke et gratis eller lokalt nummer for denne tjenesten. I hovedsak er virksomheten utstyrt med et telefonnummer som de kan dele med klienter og kunder. Når disse klienter og kunder ringe det nummeret, er samtaler viderekobles til et telefonnummer kunden velger. På denne måten kan bedrifter beholde sine personlige telefonnummer privat, samtidig som bruk av en enkelt telefonnummer og utvidelser til direkte samtaler til riktig avdeling eller enkeltperson.

Hva kan de gjøre
virtuelle telefonsystemer kan gjøre mye mer enn bare direkte samtaler; de kan også gi automatiserte telefon deltagere som hilser innringere samt et utvalg av musikk for innringere å høre når de blir satt på vent. Dersom nye linjer er nødvendig på grunn av ekspansjon, har all bedriftseieren å gjøre er å bestille et annet telefonnummer fra tjenesten eller legge til flere utvidelser til eksisterende nummer. Ansatte som reiser ofte kan ha samtaler til sine utvidelser videresendt til andre fasttelefoner eller til deres personlige mobiltelefoner, hvis det er nødvendig. Når talepostmeldinger bli overveldende, kan velge stemmen til teksten alternativet og få dem sendt i form av enkle å lese e-post.

Miks og match Funksjoner
virtuelle telefonsystemer bruke det samme Internett nettverket som fakser og e-poster, så bedrifter kan velge hvilke tjenester beste vil møte behovene til deres selskap. For eksempel kan fakser som er sendt til enkeltpersoner rutes direkte til mottakeren &'; s innboksen for umiddelbar kvittering; Dette eliminerer behovet for ansatte å sjekke kontinuerlig faksmaskinen for innkommende papirer. Instant messaging er en annen fantastisk program som kan brukes med en virtuell telefon system – når en ny melding eller faks kommer inn, kan sendes et varsel via tekstmelding.

Når det gjelder enkelhet og organisering, er det ingenting som enkel å bruke og vedlikeholde som en virtuell telefon system. Bedriftseiere har mye å stri med på en daglig basis, men telefonen skal aldri ta opp mesteparten av sin tid
.