Jobbe mot bedriftens mål og hensikt ved å dokumentere din bedrift Processes

Business Process Management (BPM) – noe for de større organisasjoner, mindre bedrifter eller for alle?
Det er alltid godt å vite hva din bedrift gjør, hvorfor og i hvilken rekkefølge det skal gjøres. Dette er ikke bare å være i stand til å forbedre ytelsen rundt alt som er gjort i det daglige arbeidet, men også for å kunne forutsi hva som må gjøres når bestemte aktiviteter slår opp, som for eksempel ansettelse av nye medarbeidere.

Business Process Management bør gjøres med noen få forskjellig fokus.

Først må du identifisere hva som blir gjort i bestemte situasjoner. For å kunne gjøre dette på best mulig måte, må du identifisere hvorfor du gjør ting og hva du ønsker å oppnå.

De fleste organisasjoner har et mål og hensikt med eksistensen av selskapet. Men, ofte de daglige aktivitetene er ikke knyttet til disse målene og formål

La meg gi deg et eksempel:..

"Andrew driver et selskap lage programvare for å forbedre sikkerheten i virksomheter Han har satt formålet for hans selskap til &'; gi sikkerhet til små og mellomstore bedrifter i USA "og målet til &'; Bli den opplagte valget av leverandør i 2012 for sikkerhetsprogramvare for bedrifter under 300 ansatte i USA ved å levere høy kvalitet programvare med strålende kundeservice '
Andrew har 3 ansatte i kundesupport avdeling og de arbeider mellom 8 am –. 17:00 med lunsjpause mellom 12:30 –. 01:30 Hans virksomhet er lokalisert i New York De ansatte er. besvare samtaler så fort de kan, og alltid har rundt 50 saker å jobbe med. Ved lunsjtid de får i gjennomsnitt 5 anrop til telefonsvareren, og i morgen de har i gjennomsnitt 20 samtaler. De har ikke noe satt opp regler, men ta vare på problemene så snart de kommer i. De ansatte føler seg stresset hele tiden siden de har mange problemer å ta vare på. De føler også at situasjonen er uutholdelig siden deres leder er på dem hele tiden for å holde oversikt over problemene til et minimum. De noen ganger får e-poster fra sine kunder der de spør hvorfor de ikke har fått noe svar. "

Dette er en svært vanlig scenario i selskaper over.
Hvis vi ser litt nærmere på dette eksempelet vi kan se et par åpenbare ting som kan bli sett på.

Andrew har et mål om å ha en strålende kundeservice. Han lar de ansatte har lunsjpause på samme tid, og bare planer om åpningstidene for østkysten .
Det er 25 personer som ønsker å hjelpe ved å la en beskjed på telefonsvareren, og sannsynligvis mange mennesker som ønsker å ha hjelp, men ikke legge igjen en beskjed.
Personellet har mye arbeid hele tid, men har ikke veiledning i hvordan å gjøre jobben. De gjør det beste de kan, men fremdeles føler deg stresset hele tiden, og er trolig ikke fornøyd med det arbeidet de har oppnådd.
Ved å identifisere de arbeidsprosesser og kart dem til selskapet mål og hensikt, vil Andrew lett komme til den konklusjon at det ville være best å holde en tidsplan mellom de ansatte der en av dem er alltid arbeider under lunsj. Sannsynligvis Andrew vil skape tidsplanen slik at åpningstidene er før 20:00, noe som betyr at han vil dekke vestkysten også. Dette vil trolig redusere mengdene av samtaler som kommer på telefonsvareren 90%, noe som betyr at han vil ha mye mer fornøyde kunder.

Forretningsprosesser Maps vil også bidra til å identifisere nøyaktig hvordan arbeidet skal gjøres i kundesupport divisjon. Dette vil få opp en masse flere spørsmål, men denne måten personellet vil være i stand til å identifisere i hvilken prosess de føler at de trenger mer hjelp. Det vil også hjelpe dem til å bli mer effektive fordi de vet nøyaktig hva de skal gjøre hele tiden.

Business Process Management anbefales som skal utføres i forbindelse med noen som ikke er dypt involvert i det arbeidet som gjøres i selskapet . Grunnen til dette er at spørsmålene er stilt som ikke er ellers vurdert. Dette betyr ikke at støtten bør komme fra utenfor organisasjonen, selv om dette er anbefalt i de fleste tilfeller, men kan komme fra ekspertise i andre avdelinger.

Det viktigste arbeidet er gjort første gang, men det er viktig å forstå at det skal bli gått gjennom jevnlig for å se at prosessene er fortsatt gyldige. Frekvensen avhenger av hvordan du endrer den delen av virksomheten er, men det er anbefalt å ha revisjoner minst hver 6. måned.
Enhver egnet Business Process Management Software kan brukes til dokumentasjon av prosessene, og de bør være tilgjengelig for alle ansatte påvirket til å være i stand til å følge under det daglige arbeidet
.