Velge de riktige verktøyene for Going Paperless

tar Paper mye plass til å lagre, og spesielt hvis du &'; re brukes til å lete etter dokumenter på datamaskinen, rifling gjennom papir hauger og grave i arkivskap kan virke nesten arkaiske! Mange har spurt meg i det siste for å hjelpe dem å gå papirløs – det vil si redusere mengden papir som de har i sine hjem eller kontorer. Du &'; ll alltid ha litt papir – posten vil fortsatt komme inn døren, du &'; ll samle ting mens ute i verden, og du &'; ll fortsatt skrive ut ting fra datamaskinen. Going papirløse kan hjelpe deg å redusere mengden lagringsplass dokumentene tar opp, og gjøre det enklere å behandle og finne dokumentene senere når du trenger dem.

Det er fire grunnleggende måter å hjelpe deg å få papirdokumenter digitalisert (det er, skannet og lagt inn på datamaskinen). Her &'; s på trekk, samt hvem som hver type er riktig for:

Bærbar skannere – Hvis du reiser ofte og ønsker å få dokumentene skannes umiddelbart, vil en bærbar skanner lar deg gjøre nettopp det. Vanligvis er disse enhetene er liten og lett og komme med programvare som lar deg skanne dokumenter som PDF-filer og /eller inn i en proprietær database. Noen har du skanne ett ark eller et visittkort på en gang, mens mer avanserte (les: dyrere) modeller vil la deg sette inn 10 eller 15 ark. Dette er en god innsats hvis du har en veldig liten skanning volum eller hvis du reiser mye – hvis du er for det meste stasjonert ved et skrivebord, vil andre alternativer bli enklere å bruke og vil trolig tjene deg bedre. Populære bærbare skannere er laget av Neat Company, Fujitsu, og Canon, og er vanligvis i $ 100- $ 200 serien.

Stasjonære Skannere - Hvis du &'; re skrivebord-bundet og har en rekke dokumenter som du &'; ll vil skal skannes på en kontinuerlig basis, kan en dedikert high-speed skrivebordsskanneren være et godt valg. Disse er vanligvis større og tyngre-plikt enn sine bærbare kolleger, og kan vanligvis skanne 25-50 sider om gangen, noe som sparer deg fra å måtte fylle skanneren så ofte. Dette er et godt valg hvis du har massevis av scanning som du &'; ll gjøre deg selv på en kontinuerlig basis. Husk at du &'; ll trenger å finne plass på kontoret for å imøtekomme disse enhetene, som er typisk på størrelse med en liten skriver eller faks. Vanligste modellene er laget av de samme selskapene som gjør bærbare skannere – den Neat Company, Fujitsu, og Canon. Disse kan bli ganske dyrt ($ 250- $ 500 +), og de har mange bevegelige deler, så hvis du kjøper en, det &'; s. Verdt å investere i en utvidet garanti hvis man blir tilbudt

flerfunksjonsmaskiner &ndash ; Hvis du er kort på plass på kontoret og har relativt lette skannebehov, en multifunksjonsenhet – en som er en skriver, skanner, faks og kopimaskin all-in-one – kan være i stand til å håndtere en rekke kontoroppgaver. Disse kan spare mye plass fordi de kan erstatte opptil fire andre separate enheter, og de er vanligvis relativt billig ($ 150 eller så for en anstendig modell fra HP, Lexmark, Canon, og andre store produsenter). Dette er et godt valg hvis du har relativt lette skannebehov, som de vil få jobben gjort, men veldig sakte – sine skannehastigheter pleier ta mye lengre tid enn en dedikert stasjonær scanner. Hvis du velger en, sørg for å få en modell som inneholder en automatisk dokumentmater (ADF), da disse vil la deg laste flere ark for skanning eller kopiering, heller enn du måtte sette ett ark på glassplaten om gangen.

Scanning Services – Hvis du vet at du vant &'; t være dedikere tid til å gjøre skanning selv på en jevnlig basis, men du fortsatt trenger og ønsker dokumentene skannes, kan en ekstern skanning tjenesten være et godt valg for deg. Når du registrerer deg for en av disse abonnementsbaserte tjenester, du &'; ll motta en forhåndsbetalt konvolutt som du fyller med dine dokumenter og sende ut til selskapet en gang eller to ganger i måneden. De vil skanne dokumenter og sende dem tilbake til deg eller makulere dem på forespørsel. Når skannet, kan du vise dine dokumenter online eller laste dem tilbake til datamaskinen – det &'; s opp til deg. Dette er et flott alternativ hvis du ikke er &'; t planlegging på å gjøre en vanlig vane skanning, som de håndterer grovarbeidet for deg. Skanning tjenester vanligvis starter rundt $ 15 i måneden og gå opp derfra, avhengig av hvor mye du trenger skannet. Populære skanning tjenester er Shoeboxed (http://bit.ly/cls-shoeboxed) for visittkort og kvitteringer og Office (http://bit.ly/cls-officedrop) for dokumenter.

Going papirløse kan være et stort løft for produktiviteten.

Å velge riktig verktøy er viktig for å få i gang av på høyre fot. Hvilke verktøy og teknikker bruker du for å hjelpe deg å gå papirløs
 ?;