Hvorfor er det viktig å opprettholde sikkerhet og konfidensialitet i Legal Transcription

Dokumenter knyttet til juridiske spørsmål må behandles med største sikkerhet. Som mange advokatfirmaer nå outsource sine transkripsjon oppgaver, juridiske transkripsjon selskaper har til å opprettholde sikkerheten og konfidensialiteten til dataene de er betrodd. Ethvert brudd på tillit kan kompromittere integriteten til sine kunder og føre til mange problemer både for kunden og jurist.

Juridiske transkripsjon tjenester tilbys, truser, søksmål og rapporter, generell og juridisk korrespondanse, avsetninger, juridiske prosesskrift, kravskjemaer, registreringsdokumenter, bank og finansielle dokumenter, avtaler og mye mer. Alle disse inneholder sensitive opplysninger, som hvis avslørt, kan bli misbrukt og påvirke utfallet av saken. Disclosure kan resultere i katastrofale konsekvenser for jurist. Derfor outsourcing selskap som håndterer disse dokumentene iverksette spesielle tiltak for å opprettholde sikkerhet og konfidensialitet i juridiske transkripsjon

Sikkerhets tiltak vedtatt av juridiske transkripsjon selskaper

• Alle datamaskiner har kryptering programvare med brannmurer for å beskytte avskjæring av uautoriserte parter; sikker og passordbeskyttet e-anlegget og FTP (File Transfer Protocol) nettsteder blir brukt for overføring av filer mellom transkripsjon selskapet og kunden. Anti-virus programvare er oppdatert hver dag

• Alle skap som brukes til å lagre informasjon er passordbeskyttet. Uautorisert bruk av Internett ved transcribers er forbudt.

• Sikkerhetstiltak er på plass for å hindre tyveri av informasjon som er lagret på datasystemer. Backup er gjort på en jevnlig basis for å hindre tap av informasjon.

• Alle de eksterne drivere og floppy drivere er også deaktivert på hver datamaskin for å sørge for konfidensialitet og sikkerhet er opprettholdt ytterste

• Sjekker er på plass for å sikre at ingen informasjon forlater transkripsjon avdelingen

• Hjemmebasert transkripsjon service er ikke brukt

• Alle ansatte er inngått en avtale om å opprettholde konfidensialitet og hindre utlevering av kundeinformasjon.

• Tekniske vurderinger er gjort med jevne mellomrom for å sikre at alle systemer følger spesifiserte sikkerhetstiltak.

• Opplæring er gitt til ansatte på å opprettholde sikkerhet og konfidensialitet av alle data og informasjon.

Etablert juridisk transkripsjon outsourcing selskaper utnytte 128-bit eller 256-bit kryptering for filoverføring via Internett. Brukes også sikre FTP-områder for å opprettholde konfidensialitet og sikkerhet i juridiske transkripsjon. Alle disse systemene sikre at kundens dokumenter eller data ikke er tilgjengelig uten autorisasjon, og heller ikke endret eller ødelagt.

Bare en pålitelig juridiske transkripsjon selskap ville ha slike tiltak på plass for å sikre klientdata. For å finne riktig fast, søk på nettet, shortlist noen tjenesteleverandører, og bla gjennom sine nettsider. En anerkjent firma vil liste alle sikkerhetstiltak Det vedtar å beskytte verdifulle klientdokumenter
.