Justering av Dokument Bevaring og Prosedyre Hold strategier er nøkkelen til forsvarlig data Deletion

Fra det øyeblikket vi setter oss ned på våre arbeidsbord til vår siste Smartphone sjekk før sengetid, er vi stadig minnet om selve volumet av e-post og data rettet på oss. I 2010, i gjennomsnitt viste at ca 294 000 000 000 e-poster ble sendt hver virkedag. Statistikk fra 2011 viser at den typiske bedrift e-postkonto sendt eller mottatt i gjennomsnitt 105 e-poster hver dag. (“ Hvor mye vet du om din e-post &";? www.dynamicbusiness.com.au 1. september, 2011) Vanskeligere å kvantifisere er bedriftens elektroniske dokumenter (rapporter, regneark, wikier, Sharepoint oppføringer, MS Office-dokumenter, etc .), fordi volumet av de avhenger av typen av corporation og bransjevertikalen. Imidlertid er trenden klar og denne stadig voksende bølge av data har — eller burde ha — en stor innvirkning på tilbakeholdelse av dokumenter og prosedyre hold strategier, særlig av hensyn til bunnlinjen.

Datalagring er dyrt på en så stor skala, og har et direkte forhold til kostnader forbundet med risiko, spesielt for bedrifter som er utsatt for søksmål eller offentlig regulering. Full blåst behandling, gjennomgang og produksjon kan ha et søksmål kostnad på $ 2,70 til $ 4,00 per dokument. (Degnan D. regnskap for kostnadene ved Electronic Discovery Minnesota Journal of Law, Science & Technology 2 011; 12 (1):.. 151-190.) Selv om ingen ønsker å risikere sanksjoner for spoliation, klart det er i et selskap &' ; s beste interesse å defensibly redusere millioner av dokumenter som er ofte unødvendig bevart. Ikke bare vil denne praksisen redusere kostnader forbundet med avhending av data som enten er gammelt, ubrukelig, eller ikke virksomhet relatert, det vil også redusere noe av risikoen og kostnader som kan oppstå fra unødvendig oppbevaring av potensielt skadelige data i ennå være innlevert eller forventet rettssaker

Justere et selskap &'; s. dokument oppbevaring politikk med sitt søksmål hold strategi kan være en utfordring når konkurrerende interesser eksisterer. For å oppnå den kostnads ​​optimal balanse mellom de to planene, juridiske og IT-avdelinger må bedre koordinere sin innsats. Risikostyring kan være den ultimate målet for begge avdelingene, men deres perspektiver forskjellig nok til at de ofte ikke klarer å sette pris på hverandre &'; s bidrag til gjennomføringen av dette målet. For å formulere den ideelle dokumentet oppbevaring politikk, disse avdelingene må stole på hverandre &';. Ekspertise

All dokumentet retningslinjer for oppbevaring er gjenstand for granskning om søksmål eller statlig regulering kommer inn i ligningen. Dette nivået av gransking er basert på en rimelighets standard — er bestemt dokument oppbevaring politikk “ rimelig &"; for organisasjonen &'; s behov og eksponering for søksmål eller forskrift? For å måle denne terskelen rimelighets, trenger en organisasjon å spørre seg selv en rekke spørsmål angående forretningsbehov, forpliktelser, industristandarder, og eksponering for søksmål. I besvare disse spørsmålene, vil Juridisk lurt å rådføre seg med IT. I mellomtiden vil IT må stole på Legal i forhold til hvilke typer dokumenter gjennomgå spesifikke retningslinjer for oppbevaring.

En passende dokument oppbevaring politikk vil også ta hensyn til lover om begrensninger eller regelverket som regulerer oppbevaring perioder med visse dokumenter. Hver type dokument, inkludert kontrakter, personskade /produktansvar, skatt, Sarbanes-Oxley, EPA og OSHA relaterte dokumenter bør oppbevares og kastes deretter. For eksempel, avhengig av jurisdiksjon, den periode hvor en kontrakt tvist kan bringes varierer fra tre til tjue år, målt fra datoen for bruddet. Imidlertid er de fleste kontrakt tvister brakt under begrepet av den aktuelle kontrakten eller like etter opphør, som tillater bedrifter å snevert skreddersy sin kontrakt relatert dokument oppbevaring. Den beste dokumentet oppbevaring politikk vil også ha rutiner på plass om back-up kassetter og andre former for dypere lagring på grunn av de høye kostnadene forbundet med å identifisere, tilgang til og produsere data fra disse.

Når gjør flyttes fokus fra oppbevaring av dokumenter til en plikt å sette et søksmål hold på plass? Plikten til å bevare fester når et parti er først sette på varsel om potensielle søksmål. “ Når en part rimelig forventer søksmål, er det forpliktet til å suspendere sin rutine oppbevaring av dokumenter /ødeleggelse politikk og implementere en " rettssaker hold &'; for å sikre bevaring av relevante dokumenter &"; Goodman v. Praxair Services, Inc., __ F.Supp.2d __ 2009 WL 1.955.805 på * 14 (D.Md. 7 juli 2009) (siterer Zubulake IV, 220 FRD på 218). Det er noen åpenbare (og mer subtile) “ utløse hendelser &"; som kan nødvendiggjøre rettssaker hold. Stevninger, beordret retten produksjon, mottak av prosess eller en klage er klare indikatorer på at du og din organisasjon har en plikt til å beholde relevante data. I tillegg trusler om søksmål fra en ansatt, kunde eller kontraktspartner, for eksempel i en etterspørsel brev eller via e-post, vil også forplikte selskapet til å ivareta relevante data mot spoliation. Klager av arbeidsrelaterte saker av en ansatt, som fiendtlig arbeidsmiljø, seksuell trakassering, og aldersdiskriminering vil også utløse et søksmål hold for relaterte, relevante dokumenter.

rettssaker hold prosessen kan være svært vanskelig, tidkrevende og kostbart å gjennomføre i full overensstemmelse med funn regler og rettspraksis. Heldigvis, sammen med spredning av elektronisk lagret informasjon over det siste tiåret, flere Software as a Service (SaaS) løsninger har blitt tilgjengelig for å hjelpe med dette tungvint prosess. Disse verktøyene hjelper utenfor råd og in-house bedriftens advokat raskt overføre rettssaker hold huskelapper til de riktige voktere og deretter spore aksept av hold merknader.

Collaboration, rimelige rutiner og retningslinjer, og varierende oppbevaringsperioder for ulike dokumenter er alle instrumental i preemptively redusere bedriftens &'; s rettssaker bruke. Ikke bare vil kostnadene ved lagring bli redusert, men når den tid kommer til å gjennomgå og produsere disse dokumentene, vil trolig oppleve betydelige besparelser din bedrift. For ytterligere å maksimere effektiviteten, kan et selskap innlemme nye teknologier som vil off-set den skremmende oppgaven med å håndheve en juridisk hold. Til tross for konstant strøm av e-post, rapporter, regneark og andre data, trenger forvaltningen av dokumentet oppbevaring og rettssaker hold gjennomføringen ikke være overveldende
.