Redusere Piles

På jobb, hjemme, uansett hvem du er eller hva du gjør - vi er alle bombardert med papir. Og, det &'; s stressende! Jeg tror at vi har utviklet en ny frykt i vårt samfunn - PAPERPHOBIA - frykten for å måtte forholde seg til at stabel som &'; s sittet der i en uke.

Så hva gjør du for å gjenvinne kontroll over ditt miljø og din forstand? Husk at den første regelen for å organisere - “ jo mindre du har, jo lettere er det å organisere &";. Det papirløse samfunn er fortsatt en lang vei - men ved å følge disse få enkle trinn, kan du permanent redusere stabler og hauger

Hvor lenge må jeg må holde den

La &'.? ; s starter ved å gå gjennom gamle filer og gjør noen sletting. Du kan alltid arbeide ut av filosofien som “ hvis du don &'; t har en god grunn for å holde den, bli kvitt det &"; - Men det som teller som en god grunn? Mange folk er redd for å aldri kaste dokument bort fordi de trenger det igjen en dag. Jeg foreslår alltid at mine klienter som dem selv noen grunnleggende spørsmål om hvorfor de er å holde sine papir:

- Er informasjonen relevant for mitt liv, personlige interesser, eller jobb

- Har denne informasjonen? bli utdatert? Kan jeg finne en mer gjeldende dokument

- Hvor lett det ville være å erstatte dette hvis jeg trengte den informasjonen senere

- Hva er det verste som kunne skje hvis jeg ble kvitt det?

Det siste spørsmålet leder oss til gjenstand for sletting økonomiske og juridiske poster. Dette er en følsom (og litt skummelt) problemet, fordi det faktisk kan være noen tøffe konsekvenser hvis du kaster noe ut for tidlig. Vi har faktisk sett en økning av et helt nytt felt av studien - records management - dedikert til å hjelpe folk til å forstå hvor lenge de har å holde visse dokumenter. Og basert på den informasjon som er samlet i denne bransjen, har vi utarbeidet standard skjema for sletting av filer. Men kan du forstå at dette er en komplisert sak, og at hver situasjon er unik. Mange yrker sette sine egne juridiske retningslinjer for arkivoppbevaring, kan du ha noen uvanlig eller formildende omstendighet i livet ditt - og du bør sjekke med din regnskapsfører eller advokat før pitching ut noen viktige juridiske, business, eller økonomisk papirene
<. p> SKIKK oppbevaring RETNINGSLINJER

Du må holde følgende dokumenter FOREVER (ja, alltid!):

- selvangivelser Z - inntektsskatt betaling sjekker Z - årlig økonomisk uttalelser og bøker av kontoen Anmeldelser - selskapsdokumenter (innlemmelse, charter, konstitusjon, etter lover, minutter) Anmeldelser - lager poster Z - pensjon og pensjons poster Z - lisenser, patenter, varemerker og registreringsapplikasjoner Anmeldelser - investerings handel bekreftelser og uttalelser som tyder på kjøp og salg av Anmeldelser - dokumenter som underbygger fast aktiva tilføyelser Z - viktig korrespondanse Anmeldelser - juridiske dokumenter Z - CPA revisjonsrapporter

Hold på dette papirarbeidet i seks år:

- bankavstemminger og annulleres sjekker Z - kansellert lønn og utbytte sjekker Z - personal- og lønningslister Z - kjøp poster Z - salgsrekorder
- reise og underholdning poster Z - underlagsdokumenter for selvangivelse Z - eiendom poster /byggmester kontrakter /forbedrings kvitteringer (hvis skatt relatert) Anmeldelser - salg kvitteringer (hvis skatterelatert) Z - verktøyet poster ( hvis skatterelatert) Anmeldelser - andre regninger (hvis skatterelatert) Anmeldelser - leverandørfakturaer

Ha disse postene i tre år:

- månedlige regnskapet (for interne formål ) Anmeldelser - kredittkortfakturaer Z - utility poster (for internt bruk) Anmeldelser - jobbsøknader Z - utløpt forsikringer

personlige rekorder RETENTION RETNINGSLINJER

Du bør holde følgende dokumenter på ubestemt tid (alltid!):

- selvangivelser Z - inntektsskatt betaling sjekker Z - investerings handel bekreftelser og uttalelser som tyder på kjøp og salg av Anmeldelser - viktig korrespondanse
- juridiske dokumenter Z - pensjon og pensjons poster Z - CPA revisjonsrapporter

Hang på disse postene i seks år:

- saksdokumenter for selvangivelse Z - ulykke rapporter og påstander Z - medisinske regninger (hvis skatterelatert) Anmeldelser - eiendom poster /byggmester kontrakter /forbedring kvitteringer (hvis skatterelatert) Anmeldelser - salg kvitteringer (hvis skatterelatert) Anmeldelser - utility poster (hvis skatterelatert) Anmeldelser - andre regninger (hvis skattemessige) Anmeldelser - avgjort ulykke krav

Ha dette papirarbeidet i tre år:

- kredittkortfakturaer
- medisinske regninger (i tilfelle av forsikringstvister) Anmeldelser - utility poster (for internt bruk) Anmeldelser - utløpt forsikringer

spesielle omstendigheter
Du bør beholde disse postene i henhold til følgende retningslinjene:

- bil poster (hold inntil bilen er solgt) Anmeldelser - kredittkort kvitteringer (holde til de har blitt bekreftet på din kontoutskrift) Anmeldelser - forsikringer (hold for for livet av politikken) Anmeldelser - boliglån /gjerninger /leieavtaler (holde i 6 år utover livet av avtalen) Anmeldelser - betale stubber (holde til de har blitt forsonet med w-2) Anmeldelser - eiendom poster /bygger kontrakter /forbedrings kvitteringer (beholde inntil eiendommen solgt) Anmeldelser - salg kvitteringer (hold for livet av garanti eller livet av elementet på store kjøp) Anmeldelser - aksje- og obligasjons poster (hold for 6 år utover salg) Anmeldelser - garantier og instruksjoner (holde for livet av produktet) Anmeldelser - andre regninger (inntil betaling er bekreftet på neste faktura)

TRYGT avhende PAPIR

Bare fordi du renset det ut, betyr ikke at det går i søpla ikke! Visste du at når du sette noe ut i søpla, blir det offentlig eiendom? Og rapporter for identitetstyveri øker hver dag. Hva er identitetstyveri? At &'; s når noen andre får tilgang til dine personlige rekorder - personnummer, skatt id, førerkort, adresse, bankkonto informasjon - og later til å være deg. Ved hjelp av din identitet, kan denne personen ta opp lån, kjøre opp kredittkort regninger, og kjøre opp en enorm mengde gjeld - alt i ditt navn. Og de fleste ganger, du vet aldri før du får samling brev. Det kan ta år å rydde opp de juridiske og økonomiske problemer dette medfører for deg, og det kan midlertidig ødelegge din kreditt.

Så for å beskytte deg mot denne trusselen, må du kvitte deg med dine viktige poster på riktig måte. Ethvert stykke papir som inneholder kontonumre, bør ditt personnummer eller annen sensitiv informasjon skal makuleres. Hvis du bare har en liten mengde papir å makulere, vurdere å besøke ditt lokale kontor forsyning butikken for å plukke opp en personlig shredder - de kjører så lite på $ 20 i disse dager. Hvis du genererer en stor mengde av “ shredable &"; papir, eller bare don &'; t ønsker å sitte der å fôre på en side av gangen, tenke på å bruke en mobil shredding tjenesten. Disse selskapene vil komme til ditt hjem eller kontor og makulere dokumentene dine på stedet for et gebyr. Bare sørg for at du velger et anerkjent selskap som gir deg et sertifikat eller brev garantere at papiret har blitt makulert ugjenkjennelig

HEADING den av på PASS

Nå som du &';. Ve rengjøres ut alle de gamle papir, er neste mål å holde samler seg så mye av det i fremtiden. Du kan ikke innse det, men vi får omtrent 1500 til 1800 stykker av søppelpost hvert år - anmodninger, flyers, salg brev og andre unødvendige biter av rot. Du tror kanskje at du har ingen kontroll over fjellene i uønsket papir som kommer til ditt hjem eller kontor, men du &'; re galt. Du kan be om å ha ditt navn fjernet fra postlistene som advokater kjøpe - effektivt kutte opp til 75% av søppelpost som kommer inn i livet ditt. Ta kontakt med en av følgende organisasjoner:

- DMA Mail preferanse tjeneste (PO Box 9008 /Farmingdale, NY 11735-9008)

- Stopp Søppelpost Association (800-827-5549)

- Private Citizen (800-cut-junk)

- Haines & Co /Criss-Cross Directory (8050 Freedom Pkwy NW /N. Canton, OH 44720.)

- Consumer Research Institute /Stop The Junk Mail Kit (PO Box 612 /Ithaca, NY 14851) Anmeldelser

Velkommen til den digitale tidsalder

Ok, så vi &'; ve redusert mengden papir du får fra andre mennesker - hva gjør du med resten av det? Lagring av papirdokumenter kan ta opp mye plass - og hente dem er ganske tidkrevende. Har du noen gang tenkt på å bli kvitt den harde kopi? Jeg don &'; t bety kaste ut dokumenter du don &'; t behov - I &'; m snakker om skanning de som du ønsker å beholde, og lagre dem på datamaskinen.

Gjerne vil du trenger for å holde papirkopier av noen dokumenter - kontrakter, juridiske papirer og alt hvor du må vise en original underskrift. Men bare tenk på alle de tingene du holder som don &'; t krever de opprinnelige - kopier av artikler, referanse elementer, rapporter, noen korrespondanse, kanskje klient poster. For ikke å nevne det faktum at skannere og dokument bildebehandlingsprogrammer har blitt latterlig billig i disse dager - godt under $ 100 for en god maskin. Og du kan lagre 100 ganger mer papir på en diskett eller CD-ROM enn du kan i en fil skuff. Bare pass på at du beholder en sikkerhetskopi av noe viktig i en brann safe eller safe
.