Top Fem tips for å kjøre Produktiv & Effektiv Meetings

Har du noen gang vært i et møte hvor det er en agenda, men det er ikke fulgt? Eller, hvor du diskutere det samme problemet gjentatte ganger, uten oppløsning? Hvis du svarte ja, du er i flertall. Gjennom hele min karriere har jeg satt gjennom hundrevis av møter som var uproduktive og bortkastet tid. Men med riktig planlegging og utførelse, kan du være vert for en veldrevet møtet. Den følgende artikkelen gir noen tips for å utvikle og drive effektive møter:

1. Bestem deg hvorfor du ønsker å ha et møte. Hva er hensikten med møtet? Hva er det du prøver å oppnå, adresse, eller løse? Hvis du kan håndtere problemet alene eller sammen med en annen person, så et møte er ikke nødvendig. Bare planlegge et møte når du trenger innspill fra en større gruppe mennesker eller har et problem som må diskuteres med en bestemt gruppe mennesker, som din ledelse /lederteam eller et komiteen.

2. Hvis du finner ut at et møte er nødvendig, utvikle og dele en agenda med dem som vil være til stede på møtet minst en uke i forveien. Dagsorden bør angi de saker som skal behandles, hva slags utfall du forventer i forhold til hvert element (f.eks, trenger tilstrekkelig innspill å ta en beslutning, ønsker å utvikle en handlingsplan), den avsatte tiden til hver enkelt sak, den starte og avslutte tidspunktet for møtet, og hvordan møtet vil bli avholdt (f.eks, ansikt til ansikt, telefonkonferanse samtale). Distribuere dagsorden en uke i forveien vil gi møtedeltakerne muligheten til å stille spørsmål eller søke utfyllende informasjon i forkant av møtet. Det vil også hjelpe deltakerne til å være forberedt på møtet, frigjøre verdifull tid under selve møtet for å komme til hjertet av saken.

3. Personen som kjører møtet (tilrettelegger) bør holde seg til sakene på dagsorden. Hvis noen hever et problem som ikke er på agendaen eller ikke relatert til de saker, plasser den i “ parkeringsplassen &"; Parkeringsplassen fungerer som en påminnelse om å diskutere denne saken på et senere tidspunkt, enten det er på slutten av møtet eller på et fremtidig møte.

4. Tilrettelegger bør også sørge for at den avsatte tiden for hver enkelt sak blir hedret. To forslag for å oppnå dette er:

a. Etablering av en regel på forhånd, at folk ikke kan gjenta det en annen person som allerede har sagt. De kan imidlertid gi nye ideer eller forslag, eller stille spørsmål om avklaring formål.

b. Pengeinnsamling innspill fra hver deltaker første før slik at en person som allerede har snakket om å snakke igjen. Dette sikrer at du hører alle &'; s perspektiv, og hindrer ordrik individer fra monopolisere samtalen.

De ovennevnte forslag bør flytte agendaen fremover, slik at møtet avsluttes på det tidspunktet som er angitt på dagsorden.

5. Når møtet er avsluttet, distribuere minutter på en riktig måte, vanligvis innen en uke etter møtet. Protokollen skal gjenta saker, hva som ble bestemt, hvilke tiltak skritt vil bli tatt, som ble tildelt en bestemt handling trinn, og når handlings trinn må fullføres. Tilrettelegger eller en utpekt person bør følge opp med møtedeltakerne for å sikre at de fullføre sine oppdrag i den avtalte tidsfrister. Når folk ta affære, propelling ting fremover, oppfordrer dette folk til å delta på fremtidige møter, så de kan se fremgang og suksess.

Ved å følge de fem tips som er nevnt ovenfor, bør du være i stand til å kjøre møter som er mer effektive og effektivt. Utvikling av en bestemt agenda og dele det på forhånd, stikker til dagsorden, sette tidsfrister for hver enkelt sak, og sikrer at alle innspill er blitt kontaktet, og følge opp for å sikre at alle har fullført sine oppgaver på en riktig måte kan gjøre møtene mer produktiv og vellykket. Når folk delta veldrevne møter og ser at det gjøres fremskritt, de er mer sannsynlig å møte og delta i fremtidige møter

Copyright 2009 og kopier; Sharon L. Mikrut, All rights reserved
.