Slik starter Organizing Microsoft Outlook med en tom Inbox

Microsoft Outlook er et flott verktøy å bruke for å organisere e-posten din og tid. Outlook har mange funksjoner som vil gi deg store fordeler med å holde organisert. Denne artikkelen er en del av en serie artikler som vil hjelpe deg så begynne å organisere din Microsoft Outlook

Kanskje du &';. Har brukt Outlook for en stund nå, men du har' t vært å ta fordelene av noen av de nyttige funksjonene . Har du innsett det er på tide å begynne å organisere din Microsoft Outlook? Er innboksen overfylte? Da er det &'; s tid til å komme i gang. Og det beste stedet å begynne er en tom innboks.

Start med å gjøre en rask opprydding i innboksen din, her er hvordan. Først opprette en mappe for gamle e-poster. Høyreklikk på innboksen, og velg ny mappe. Skriv gamle e-poster i navnefeltet og klikk ok. Nå flytter noen e-post i innboksen som er to uker gamle eller mer. Dette isn &'; t enden av veien for denne e-posten, du har fortsatt å sortere det. Planlegg en liten del av tid hver dag til å sortere gjennom mappen av gamle e-poster til du &'; ve tømt den. Dette betyr at du &'; ve handlet på, arkivert eller slettet alle dine gamle e-poster. Shift + delete vil permanent slette alle e-poster du &'; ve valgt. Du kan holde e-poster du har slettet en uke til to uker før du permanent fjerne dem.

Din e-post er ikke et system utviklet for innlevering. Du kan ha forlatt en e-post i innboksen din, fordi du trengte vedlegget koblet til den. Når du mottar en e-post med et vedlegg du skal lagre den utenfor din epost med en gang. Du kan lagre denne e-postvedlegg ved hjelp av én av to metoder. Du kan enten åpne e-posten, klikk på “ lagre vedlegg &"; i filmenyen, eller du kan høyreklikke på vedlegget og velg deretter “ lagre som &" ;. Når du lagrer vedlegget gi den et navn som vil minne deg hva innholdet i den er. Det er bortkastet tid å måtte åpne opp flere vedlegg søker etter det du trenger på grunn av uklare filnavn. Når du arrangerer Microsoft Outlook er det viktig å lagre de filene du trenger utenfor din e-tjenesten, slik at du effektivt kan tømme innboksen din.

Hvis det føles som en hel e-post skal lagres og arkiveres du kan gjøre det i et par måter. Den første er at du kan lagre det som et Word-dokument. For å gjøre dette er du bokstavelig talt kommer til å kopiere og lime inn fra en e-post i et dokument. Eller hvis du foretrekker du kan gå gjennom en annen prosess for å lagre e-post i mine dokumenter. Først velger du e-posten du vil. Deretter velger “ fil &" ;, fulgt av “ lagre som &" ;. Søk etter « mine dokumenter og " ;, eller et annet sted på datamaskinen din hvis du vil. Skriv inn filnavnet du har valgt som vil tydelig identifisere e-postmeldingen. I “ lagre som &"; skriver felt klikk på pilen ned og velg Outlook Message Format (* msg), og deretter lagre. Du &'; ll merke ikonet ved siden av filen i mine dokumenter vil vise du har lagret en epost

Organisere Microsoft Outlook bør begynne med en klar tom innboks.. I fremtiden huske innboksen din er ikke et arkivsystem! Når du har renset ut din innboks av dine gamle e-poster ved å handle på dem, lagre dem eller slette dem stoppe problemet fra reoccurring. Regelveiviseren i Microsoft er et flott sted å starte. Dette vil hjelpe deg å organisere innkommende e-post til riktige mapper slik at de er lettere å sortere og handle på. Deretter vil du aldri bli begravet i e-posten igjen! Ta det første skrittet og starte oppryddingen dem ut i dag
.