Holde kontoret Organized

Arbeidet kan være stressende, men vi kan gjøre det mindre så ved å følge noen skritt for å holde våre kontorer organisert.

Sett av 10 minutter hver morgen for å prioritere dagen og oppdatere prosjektlisten for å gi deg en oversikt over hva som må gjøres.

Deretter dele større prosjekter i mindre oppgaver. Ett stort prosjekt på listen kan være skremmende fordi det vil fortsatt være der i lang tid, noe som gjør at du føler at du ikke har oppnådd noe. Ved å bryte den opp i mindre oppgaver, vil du være i stand til å se fremgangen din når du krysser av komponent elementer. Også, hvis du fullfører oppgaver som weren &'; t planlagt, legge dem til i listen, og deretter krysse dem av. Senere vil du kunne se hvordan din tid ble brukt i løpet av dagen og hva holdt deg fra dine opprinnelige oppgaver.

Planlegge litt tid for deg selv hver dag. Avhengig av listen, sette av 30 minutter eller mer å utføre en oppgave eller flere mindre, men beslektede oppgaver. Din agenda kan inneholde: " 1p-1: 30 p tilbake telefonsamtaler; &'; eller " 9a-10a Avstemme fakturaer &'; Å ha en tidsplan og bruke programvaren &'; s påminnelser vil gjøre deg mer tilbøyelig til å fullføre oppgaver på tid. Dessuten vil folk som ser på kalenderen din ser at du er opptatt og vil være mindre sannsynlighet for å arrangere møter for disse tider.

Hold avbrudd reduseres til et minimum. Hvis du har en dør til kontoret, lukker det når du trenger å få ting gjort så co – arbeidstakere vil være mindre sannsynlighet for å avbryte. Når telefonen ringer, bør du ha telefonsvareren ta en melding, spesielt når du gjør fremskritt på et annet viktig prosjekt.

Er din arbeidsplass fungerer for deg? Hold det du bruker mest innen armlengdes &'; s rekkevidde, inkludert telefon, nåværende prosjekt eller klient filer, permer, ressursbøker, penner, papir, printer, datamaskin og prosjektlisten. En klient telte mer enn 40 turer hver dag fra hennes skrivebord til arkivskap – den åpenbare løsningen var å flytte det innenfor arm &'; s rekkevidde av pulten hennes. Hvert minutt av tiden du sparer vil bidra til å oppnå dine oppgaver. I tillegg er noen få familiebilder og planter er fine å ha på skrivebordet. Men altfor mange bilder, leverandør elementer og personlige effekter tar opp verdifull arbeidsplass.

Ifølge en undersøkelse av JOGEAR, et datafirma i Irvine, California, 78% av forretningsfolk sa at deres inntrykk av deres kolleger ble påvirket forresten kolleger &'; pulter ble organisert. Sytti prosent av disse fagpersonene mente at arbeidstakere med rotete pulter var mindre karriere-drevet enn sine kresne kolleger.

Fargede mapper er en flott måte å skille mellom prosjekter og kunder. Jeg brukte denne metoden da jeg var en medie kjøperen for Goodyear. Det var en lek å plukke ut min Cleveland-mappen (rød, Great Lakes-regionen) fra min Dallas mappe (gul, Sør-region).

Visste du at ca 80% av det vi filen er aldri referert igjen? Ta deg tid til en gang i uken for å gå gjennom filene. Pitch og makulere unødvendige papirer. Hvis næringsdrivende, sjekk med din personalavdelingen for å se hva din bedrift &'; s fil oppbevaring politikk er og om dine gamle filer kan lagres off-site.

Til slutt, ta en pause. En av mine favoritt historier handler om to tømmerhoggere som ble konkurrerer i et tre skjære konkurranse. På slutten av dagen, kuttet den lille tømmerhugger ned flere trær enn det store tømmerhugger. Når den store spurte den mindre hvordan han gjorde det, den lille tømmerhugger sa, “ Simple. Mens du jobbet gjennom lunsj, tok jeg en pause for å skjerpe meg øks &";.
.