Forretnings Basics - Forberede en Work Plan

Denne artikkelen hjelper deg med å forberede en arbeidsplan for en ny eller vanskelig oppgave. En arbeidsplan oppsummerer de ulike krav og aktiviteter som trengs for å fullføre en oppgave på en riktig og effektiv måte.

Det er en viss magi i å skrive ned dine planer for en oppgave. Så lenge en plan eksisterer bare i tankene dine, har du en tendens til å bare se det store bildet. Men når du må skrive ned detaljert fremgangsmåte, så kan du finne ut hva som mangler.

Mange har problemer med å starte eller fullføre en stor eller dårlig definert oppgave. Ved å ha en skriftlig plan, kravene i en oppgave blir mer spesifikke og oppnåelige. Dette bidrar til å redusere bortkastet tid og krefter, og øke sjansene for å fullføre arbeidet med hell

En arbeidsplan inneholder følgende fire deler:.

1. Oppgavekrav
to. Eventuelle forhånd forberedelser nødvendig
3. Alle aktiviteter for den viktigste oppgaven
fire. Endelige aktiviteter

Emnene nedenfor forklarer hvordan du kan utvikle en arbeidsplan. Disse prosedyrene skal brukes i sekvens.

Bestemme hvordan du går frem

Før du begynner å skrive selve arbeidsplanen, må du bestemme hvordan du går frem. Følgende to spørsmål bidra til å vise deg veien.

Er noen foreløpige undersøkelser trengs? - Noen ganger må du samle litt bakgrunnsinformasjon før du fortsetter. Hvis du skjønner &'; t vet svarene på alle disse spørsmålene, så noen foreløpige undersøkelser sannsynligvis er nødvendig:

• Hva er kravene, begrensningene og ønskede resultater som gjelder for denne oppgaven
• Hvilke forberedelser er nødvendig før du starter på den viktigste oppgaven
• Hva retningslinjer, instrukser eller annen nyttig informasjon er tilgjengelig for denne oppgaven
• Hva utstyr, materialer, utstyr og andre ressurser som kreves for å fullføre oppgaven
• Hva snarveier kan gjøre oppgaven gå raskere
• Hvor kan jeg gå for å få råd hvis jeg trenger hjelp til å fullføre oppgaven?

Hvor mye detalj skal planen inneholde? - Den generelle regelen om å forberede arbeidsplaner er å begrense deres forberedelse tid og krefter til en liten del av det som kreves for å utføre oppgaven selv

Hvis du er kjent med oppgaven, kan det hende du ikke trenger å beskrive. handlingen skritt for hver aktivitet i planen. Det kan være nok bare å gi en tittel og det ønskede resultat for de fleste aktiviteter.

Men en plan for en uerfaren person, en ny aktivitet, eller en komplisert oppgave sannsynligvis bør inneholde beskrivelser av handlingen fremgangsmåten for alle eller de fleste aktiviteter.

Oppføring kravene oppgaven

Dette er første del av arbeidsplanen. Disse kravene bør omfatte alt at oppgaven må gjennomføre og overholde, inkludert de ønskede resultater.

Det kan være lurt å inkludere noen eller alle av følgende elementer i listen over oppgavekrav.

Oversikt over oppgaven - Beskriv kort hensikten med oppgaven og de viktigste trinnene som brukes til å fullføre det

ønskede resultater. - Dette beskriver hva oppgaven skal oppnå. Det bør være så konkret som mulig, siden de ønskede resultatene av en oppgave er veldig viktig

Resources trengs -. List opp utstyr, informasjon, materialer, utstyr og verktøy som vil være nødvendig for å utføre oppgaven.

Restriksjoner - Dette er ting du ikke kan gjøre mens du utfører oppgaven. Dermed hvis oppgave er å søke ny ytterkledning på et hus, kan kunden kreve at du ikke begynne å jobbe før en viss tid på dagen

Quality standarder -. Kvalitet generelt refererer til enten dyre eller billige materialer bør være brukes på en oppgave, og hvor nøye oppgaven skal utføres. Den generelle regelen, med mindre annet er spesifisert, er å bruke den type materialer og graden av omsorg som er vanlig for tilsvarende oppgaver

Frister -. Ganske ofte, trenger en oppgave skal være ferdig innen en bestemt tid og /eller dato. I noen tilfeller kan deler av en oppgave har sine egne tidsfrister

Koordinerende med andre oppgaver -. Noen oppgaver påvirke eller påvirkes av en eller flere andre oppgaver. Disse interaksjoner med andre oppgaver bør være stavet ut for å unngå eventuelle problemer.

Oppføring noen forhånd forberedelser som trengs

Dette er andre del av arbeidsplanen. Skriv ned eventuelle foreløpige aktiviteter som bør gjøres før du starter den viktigste oppgaven. Disse aktivitetene bidra til å sikre at oppgaven skal utføres effektivt og de ønskede resultater oppnås. Det kan være lurt å ta med noen av følgende elementer i listen over foreløpige aktiviteter

Utføre noe forskning nødvendig -. Denne forskningen er i tillegg til noen foreløpige undersøkelser som var nødvendig for å forstå oppgaven eller forberede arbeidsplanen . Denne typen forskning er en del av oppgaven selv

Innhenting godkjenninger og /eller tillatelser -. Dette er ting som trengs fra forskjellige folk, organisasjoner eller myndigheter for å fortsette med oppgaven. Et eksempel er å få byggetillatelse før bygging av et tillegg til et hus

Innhenting retningslinjer og /eller instrukser. - Du kan være i stand til å finne eller kjøp retningslinjer og /eller instruksjoner som kan hjelpe minimere problemer, eller lagre tid og kostnader i å utføre oppgaven

Innhenting utstyr, materialer, utstyr og verktøy -. Dette elementet bør spesifisere noe utstyr, materialer, utstyr og verktøy som trengs for oppgaven. Det bør også spesifisere hvor disse tingene er plassert eller kan kjøpes

Innhenting andre ressurser -. Dette elementet bør spesifisere andre ressurser som trengs for oppgaven. Det bør også vise hvor de befinner seg, eller kan kjøpes.

Oppføring alle aktiviteter for den viktigste oppgaven

Dette er den tredje delen av arbeidsplanen. Den er opptatt med å bestemme og beskrive de ulike aktivitetene til den viktigste oppgaven, og bestemmer seg for hvordan de skal bli sekvensert. Siden disse aktivitetene og deres rekkefølge kan endres, bør du ta dem på en måte som vil gi rom for mulige endringer.

Hovedoppgaven er der det meste av den detaljerte arbeidet vil bli gjort for å oppnå de ønskede resultatene av oppgaven. Dette arbeidet består vanligvis av ulike aktiviteter, for eksempel følgende:

• Forske
• Analysere
• Beregning
• Oppsummering
• Beslutninger
• Registrering av informasjon
• Utføre kreative aktiviteter
• Utføre fysiske aktiviteter

Hovedoppgaven inneholder ofte noen spesielle aktiviteter som skal vises som egne poster i oppgaven spesifikasjoner. Hvis du forbereder en detaljert arbeidsplan, bør du beskrive noen spesielle aktiviteter, for eksempel følgende

Gjentatte operasjoner -. Disse aktivitetene gjentas inntil den viktigste oppgaven er fullført. Planen bør angi hvordan å fortelle når disse aktivitetene skal slutte

Sekvens av trinn -. Disse aktivitetene må skje i en bestemt rekkefølge inntil den viktigste oppgaven er fullført. Et eksempel er å bygge et tillegg til et hus

Kontroll resultater mens du går. - Det er vanligvis en god idé å sjekke om resultatene fra tid til annen, da den viktigste oppgaven er i prosess. Dette elementet kan angi når og hvordan du sjekke resultatene

Løse feil og problemer -. Dette elementet kan bare tjene til å minne deg på å korrigere resultater som ikke er akseptable. I noen tilfeller kan du også angi hvilke prosedyrer som skal brukes når det oppstår problemer

Finishing listen -. Etter å ha fullført denne listen over aktiviteter, vurdere den nøye og foreta eventuelle nødvendige endringer. For en detaljert arbeidsplan, bør denne listen inkluderer alle element som trengs for å fullføre den viktigste oppgaven.

Det kan være lurt å sette på listen til side for en dag eller to før den endelige gjennomgangen. Dette vil gi din underbevissthet sinn tid til mull over hva du har gjort.

Etter at listen er gjennomgått og akseptert, bør aktivitetene arrangeres på den mest effektive sekvensen for å utføre den viktigste oppgaven.

Oppføring slutt aktiviteter

Dette er den fjerde og siste del av arbeidsplanen. Skriv ned noen endelige aktiviteter som skal utføres etter at den viktigste oppgaven er fullført. Disse siste aktivitetene bidra til å sikre at oppgaven har oppfylt de ønskede resultater spesifisert for det

Følgende er et par typiske endelige aktiviteter.

Kontroll på endelige resultatene - Etter den viktigste oppgaven har vært ferdig, bør det være en sluttkontroll for å forsikre at de ønskede resultater for oppgaven er nådd. Dersom disse resultatene ikke har blitt oppnådd så må du bestemme om du vil godta svekkede resultater eller prøve å rette dem

Justeringer nødvendig -. Hvis de endelige resultatene er ikke akseptabelt, dette elementet kan spesifisere metodene som skal brukes i å gjøre de nødvendige justeringer eller korrigeringer.

Avsluttende tanker

Min erfaring med arbeidsplaner er at de vanligvis må endres før oppgaven blir ferdig. Så ikke vær bekymret for å utarbeide en "perfekt" plan. En arbeidsplan er bare et verktøy for å hjelpe deg å få jobben gjort uten å gjøre altfor mange falske trekk eller glemme noen krav eller restriksjoner.

Det er nok en god idé å forberede noen små arbeidsplaner før du prøver å utarbeide en plan for en stor eller vanskelig oppgave
.