Document Management System for organisasjon Records

I eldre byer, er det flere organisasjoner som ble etablert for over 100 år siden. Disse organisasjonene ville ha hatt juridiske dokumenter, medlems skjemaer og andre dokumenter, som ville forklare opprinnelsen til organisasjonen. Enkelte byer, fritidsklubber var svært populære de var setup for lenge siden; de ville ha en charter eller medlemmer og regler som gjaldt på det tidspunktet. Dokumenthåndteringssystemer kan brukes til organisasjonens poster; disse fysiske dokumenter kan lagres trygt å bruke et dokument styringssystem.

Disse kulturarv organisasjoner ønsker å arkivere disse papirene slik at enkeltpersoner kan få tilgang til det uten å påvirke den fysiske integritet på papiret. Digitalisering disse dokumentene ville hjelpe ved å redusere bruken av disse fysiske dokumenter. Disse fysiske dokumenter vil være svært skjør; håndtering av disse papirene må gjøres veldig nøye. Nå med digitaliseringstjenester, kan dokumentet lagres og vist til mange enkeltpersoner uten å påvirke den fysiske papir. Digitalisering av disse dokumentene må gjøres forsiktig; disse dokumentene kan lagres på nettet for å holde dem trygge. Ved hjelp av et dokument administrere systemfiler kan lagres og hentes enkelt. Til tider kan det være forskjellige versjoner av samme fil, når flere mennesker er i stand til å få tilgang til og redigere filen. Versjoner av dokumentene kan lagres; når en endelig fil må opprettes alle endringene blir lagret, slik at det ikke er tap av data

Dokument styringssystemer er en kombinasjon av flere faktorer, digitalisering; dokumentene er skannet gjennom en skanner, blir de skannede filene sjekket for kvalitet før det går for optisk tegngjenkjenning (OCR), brukes denne til å konvertere filen til et tekstbasert dokument. Dokumentet lastes opp til en WSM en arbeidsflytløsninger Matrix; Dette hjelper på å arkivere disse dokumentene.

Fysiske dokumenter blir skannet ved hjelp av en skanner og trygt lagret digitalt, kan skannede dokumenter lagres i en rekke formater, TF og PDF-format som er mest trygg blant dem. TIF bilder er mindre i størrelse kvaliteten er fortsatt selv etter komprimering. PDF-format på den annen side er tyngre og tekst kan kopieres fra dem.

Dokumentene lagres på nettet, og de er indeksert, enkeltpersoner kan søke etter disse filene senere gjennom en intern søkemekanisme. Gjenfinning av fysiske dokumenter tar mye tid, nå med WSM, kan dokumenter søkte lett gjennom slik at filtre som hjelper med å finne dokumenter og tilgang til dem raskere. Dokumenter som er digitalisert kan lagres og enkelte brukere kan gis tillatelse til enten å få tilgang til den eller endre den. Avhengig av roller og tillatelser tildelt individer innenfor en gruppe. Varsler og meldinger kan settes, slik som, og når det er nødvendig en endring er gjort til filen, vil enkeltpersoner som har fått tilgang vet de modifikasjonene som er gjort til en bestemt fil.

Organisasjons poster må være lagres veldig trygt; disse kan være søknadsskjemaer eller andre juridiske dokumenter. I en organisasjon bare et sett med personer får tilgang til disse filene, kan dette gjøres enkelt via Workflow Solutions Matrix. Dokumenthåndteringssystemer er svært fordelaktig for organisasjoner poster; administrerende rekorder både gamle og nye tar mye tid og rom. Ved å digitalisere og lagre poster papirforbruket reduseres til en stor grad. Den store fordelen DMS tilbyr er at filene er tilgjengelige umiddelbart.

Dokumenter kan kategoriseres og bevart trygt. Eldre kulturarv organisasjoner kan ha en liste over medlemmer som var de første medlemmene som sluttet seg til organisasjonen; disse dokumentene kan skannes og bevart for en lengre varighet av gangen. Fysiske dokumenter er utsatt for skade, gjør at et dokument styringssystem dokumentet som skal lagres trygt hindrer den fra enhver form for skade
.