Software License Compliance: Spørsmål og svar for IT Teams

En ny studie publisert av kong Forskning viser at de fleste av IT-administratorer er ikke sikker på om sine selskaper kan passere programvarelisens compliance revisjon uten tvil. Årsaken er at de føler at lisensreglene ble mer komplisert og et antall brukte programmer øker hvert år. Alle disse faktorene og nye krav til programvare inventar og revisjon innflytelse økt programvarelisens compliance overtredelses risiko.

Hvorfor bedrifter og organisasjoner bør bry seg om programvarelisens compliance?

Overtredelse av programvarelisensvilkår kan skape problemer for bedrifter og organisasjoner av alle størrelser. Hver programvare bruk for som selskapet ikke kan produsere en gyldig lisens er bøtelagt opp til $ 150.000. Også det er et personlig ansvar for nettverksadministratorer som bevisst har ulisensiert programvare installert i sine nettverk, at meningen bøter, konfiskert eiendeler, eller til og med fengselsstraff. For å bekjempe piratkopiering av programvare programvareleverandører opprettet organisasjoner som Business Software Alliance (BSA) og Software & Information Industry Association (SIIA). Disse organisasjonene har ansvar for å finne bedrifter og organisasjoner som bryter programvarelisensbetingelser og initiere søksmål mot dem. Mange søksmål resulterer i betalinger mellom $ 11 millioner og $ 13 millioner som ødela selv store bedrifter.

Små bedrifter bør også bry seg om programvarelisens compliance. En av de viktigste feilene er å tenke på at en bedrift ikke vil bli revidert, fordi den er liten. Faktisk små bedrifter som bryter lisensoverholdelse ansikt med de samme som store selskaper - søksmål og bøter. I alle tilfeller bøter påløper fra å være ute av etterlevelse kan være mange ganger høyere enn tid og penger brukt å få på plass de prosesser og teknologi for å sikre etterlevelse.

Kan lisensiere overbuying være en rask og enkel løsning?

Noen bedriftseiere og ledere prøver å beskytte en virksomhet fra lisens samsvar problemer ved å bestille et større antall lisenser som er nødvendig. Ideen er å skape en buffer med en bestemt mengde ubrukte lisenser som kan redde et selskap fra søksmål og bøter hvis noen av lisensene vil bli oppdaget som brukes for mye i løpet av en lisens compliance revisjon. Selvfølgelig kan denne tilnærmingen i visse tilfeller, men i praksis er det ikke kan brukes med en hvilken som helst type programvare. For eksempel, er oppkalt lisenser utstedt for en bestemt ansatte og kan ikke overføres til andre brukere. Selv om du har flere lisenser et brudd lisens vil bli oppdaget i tilfelle hvis en programvare brukes av ikke autoriserte medarbeidere.

En annen grunn til å unngå lisens overbuying er en betydelig lisens koster besparelser. Lisenskostnader for kjøp ubrukte lisenser er vanligvis mange ganger høyere deretter et budsjett som kreves for å utføre intern lisens revisjon og holde nøyaktig programvare inventar. Selv om du leier en ekstern revisor kan betydelig spare programvaren budsjett.

Hvordan utføre en programvarelisens inventar?

Den enkleste tilnærmingen for software asset management og lisens inventar er en manuell revisjon ved hjelp regneark. Mange små bedrifter er avhengige av denne tilnærmingen, men det kan rett og slett gå ut av kontroll. Denne tilnærmingen er avhengig av statiske data og vil mislykkes når selskapet begynner å vokse. Det kan bare fungere i veldig liten kontoret når alle programvareinstallasjoner er utført av en enkelt person. Når andre mennesker har rettigheter til å installere og avinstallere programvare er det ingen garanti for at manuelt innsamlet programvare inventar data er korrekte, selv om programvaren Tilsynet ble gjennomført i går.

Den beste måten å få up-to-date programvare inventar informasjon er å samle det automatisk ved hjelp av en spesialisert programvare. Programvare inventar systemer kan revidere alle datamaskiner som er koblet til et bedriftsnettverk og lagre en liste over programmer som er installert på hver datamaskin i et sentralisert system. Den kan også sende melding til en nettverksadministrator hvis noen ikke godkjente programvareendringer vil bli oppdaget. Samlet programvare inventar informasjon kan sammenlignes med informasjon om kjøpt programvare. Nettverksadministratorer bør være ansvarlig for oppbevaring av fakturaer og avtaler programvarelisenser for alt lisensiert programvare i en sentralisert lagring, så det vil være kjent hvor mange eksemplarer av hver programvare element er tillatt, og på hvilke datamaskiner programvaren kan installeres. Denne informasjonen kan sammenlignes med selve programvaren revisjonsinformasjon fra selskapets datamaskiner for å finne og løse eventuelle brudd.

Hvis du er interessert i temaet omtalt i denne artikkelen, kan du lære mer om en spesialisert nettside dedikert til programvare inventar
.