Quickbooks rådgiver tips & triks - hvordan å unngå å ha like navn

Mens du arbeider med en klient som er å bytte til en datastyrt system, kom vi over et problem knyttet til å duplisere kunder og' navn i databasen. Disse duplikater skjedde hovedsakelig fra en mangel forståelse av beste praksis når du skriver inn slike data. Etter gjennomgang og bistå med opprydding, Quickbooks rådgiver som hadde ansvaret for denne kunden, kom opp med noen tips som gjør dataregistrering prosessen mer uniformert som skal minske mengden dobbeltarbeid i databasen, og gjør det lettere å finne kunder i fremtiden

Bruk 'og' i stedet for '&'.
– Dette skjer ganske mye, stole på meg jeg vet. For eksempel, i ett tilfelle en kunde ved navn og" A &Co. En konvensjons &"; ble oppført i 4 forskjellige varianter: Anmeldelser - A & En konvensjonsAnmeldelser - A & A kontraherende Anmeldelser - A & En konvensjonsAnmeldelser - A & A kontraherende
Alle disse ulike varianter gjør det komplisert å finne kunden omgående når du gjør et søk, og tvinger brukerne til å bla gjennom navnelisten for å finne navnet de er ute etter. Ved å følge denne enkle regelen, ville hver bruker har tastet “ A og A Contracting &" ;. Mens det er mulig, tviler vi på at mange brukere noensinne ville komme inn “ AandA Contracting &"; som denne varianten av navnet doesn &'; t ser lesbar

Ingen forkortelser med perioder
– Vi anbefaler at når en bedrift har forkortelser eller initialer i navnet for å utelukke bruk av perioder og områder. Noen bruker det, andre don &'; t når du taster den inn i databasen, noe som kan føre folk til ikke å være i stand til å finne kunden de leter etter. En vanlig eksempel er “ W.B. Mason &" ;. I dette tilfellet, vil vi anbefale at navnet kom inn ville være “ WB Mason &" ;. Dette vil forenkle dataregistrering. I tillegg, for folk som er nye for datamaskiner, jo mindre å skrive jo lettere er det for dem. Dette vil også eliminere saker der noen kan gå inn “ W. B. Mason &"; ved å sette mellomrom før perioder, og en annen bruker ikke å legge inn mellomrom. Jo mer rom som brukere må endre ting innen kunder og' navn, jo mer sannsynlig at du vil få like navn

Ikke bruk stenografi
– (med mindre det &'; s veldig vanlig). Mange av kundene som min klient omhandler er entreprenører og byggefirmaer. Dette fører til enkelte personer som bruker stenografi for ord, som “ konst &"; eller “ forts. &" ;, og noen ganger som “ lure &" ;. Bortsett fra å være forvirrende (er " lure &';. Forkortelse for konstruksjon, entreprenør, kontinental?), Det gjør det også vanskeligere for brukerne å søke

Enter så mye informasjon som du kan få.
– Dette startet dukker opp når eieren ønsket å gjøre de ansatte angi klientinformasjon i databasen, i stedet for bare å bruke en generisk kundenavn. I dette tilfellet, vi endte opp med flere kunder med bare navnet “ Mike &"; og et telefonnummer. Med 8 “ Mike &"; s på listen, var det nesten umulig å fortelle som var der. Legge enda et etternavn ville ha hjulpet mye, men legger inn adressen ville ha gjort det enda enklere (i tilfelle det er flere personer med samme fornavn og etternavn). Selvfølgelig er dette en av de vanskeligste å overvinne, fordi ansatte får lat over tid når det gjelder å legge inn informasjon i en database.

Ved å følge disse få retningslinjer, bør din kundelisten blir mindre rotete med duplikater, dermed vil det være raskere og enklere å finne eksisterende kunder, og gjøre informasjonen du samler mye mer verdifull
.