Feil å unngå på Nonprofit Accounting Software Systems

En fersk Edin samtale knyttet til nye nonprofit regnskap programvare systemimplementeringer og de ulike systemene på markedet, brakt ut mange ideer om dette emnet. Klart flere brukere hadde sine favoritter. Men etter mange angitt hvilket system de likte best eller hadde brukt, det virkelige problemet kom ut. Det er at ingen nonprofit regnskap programvare system vil fungere tilfredsstillende uten skikkelig design og implementering. For gjennomføring sjekkliste og annen verdifull informasjon, besøk http: //www.accountingsoftware success.com
Enten implementere en ny nonprofit regnskapssystem eller forbedre en eksisterende, er det flere design og prosessuelle spørsmål som må tas opp <.. br> Mangel kodifisering for Nonprofit Accounting Software En av de viktigste spørsmålene er koding, særlig kontoplanen i et nonprofit regnskap miljø. Hvis transaksjonene ikke er kodet på en måte som gjør det mulig for enkel sortering og velge for rapportering, finner du deg selv å trekke ut (eller omnøkling) data til regneark og manipulere den der. Faktisk er en av de symptomer som skyldes manglende eller dårlig utformet system over avhengighet av regneark. Hvis du &'; re bruker regneark for rutinerapporter (ukentlig, månedlig, kvartalsvis), det er sannsynligvis et område du bør se på automatisering. Se på din rapportering og jobbe bakover for å sørge for at din konto koden kan støtte dine rapporteringsbehov
Beyond konto sørge for leverandør og kunde ID &'; s. Er konsekvent og fornuftig for sluttbrukeren. For eksempel, hvis systemet ditt ser opp leverandører av alfanumeriske koder, don &'; t bruke tall for å identifisere dem. Bruk en konsistent variant av navnet deres slik at de er lettere å finne. Og bruke samme logikk med ansatte
Ikke gjennomgå prosesser /proceduresOne hvis de største misoppfatninger og '; angående programvare er at det vil fikse ødelagte forretningsprosesser. Det vil ikke, men det kan bringe dem frem i lyset! Som et eksempel hvis du går inn fakturaer ETTER kontrollene går ut, vil de fleste programvare IKKE imøtekomme din prosess (jeg faktisk har møtt dette scenariet). Vennligst ikke' t klandre programvaren! Gjennomgå prosessen og se hvordan det kan bli endret for å la programvaren for å forbedre nøyaktighet og effektivitet.
Ikke dra nytte av nonprofit regnskap programvare featuresOftentimes programvare er kjøpt med tanke på å utnytte avanserte funksjoner, men tregheten tar over og ting gå tilbake til den “ gamle &"; måte. Områder som automatisk avstemming, rapportering, automatiserte budsjettprosesser, arbeidsflyt og dokumentbehandling alt høres flott ut, men er faktisk vanskelig å gjennomføre. På den annen side, det er absolutt en kost /nytte til å bruke tid og krefter det tar å utføre disse oppgavene. Det er veldig mye som en “ mini-konvertering &"; av den oppgaven du gjennomføre. Så først, sørg for at det &'; s en innsats som du &'; ll realisere en avkastning på investeringen. Faktisk kan enkelte funksjoner ikke fungerer som demonstrert. Snakk med andre brukere som allerede har implementert denne funksjonen, og kan validere nytten sin. Så sørg for at du er tydelig på hva som kreves for en vellykket gjennomføring, og deretter skal planlegge og gjennomføre på den
Ikke lage dokumentasjon Vi &';. Re ikke snakk om brukerhåndbøker her. Vi &'; re snakker om tilpassede dokumenter for hver transaksjon, og prosessen du kjøre gjennom hele systemet, fra GL oppføringene til sikkerhetskopiering av systemet. Mens disse prosedyrene er tidkrevende å lage, er deres verdi i å forsikre konsistente prosesser og resultater uvurderlig. I tillegg gjør de gode trenings referanser for nye medarbeidere samt referanse guider når du fyller ut for noen på ferie
Utilstrekkelig TrainingWhether det &';. Sa nytt system eller en ny versjon utgivelse, lære å dra full nytte av dem system sikrer optimal avkastning på investeringen. Trening gir også de ansatte til å stille spørsmål ved systemet som de kan trenge avklaring på.
Uoversiktlig SystemsA nonprofit med en enkel inntektskilde og et enkelt program området kan være i stand til å bruke en ganske enkelt system som Quickbooks. Men, etter som transaksjon og rapporterings kompleksiteten øker (bevilgninger, cross regnskapsår rapportering, flere Netto klassifikasjoner, etc.), behovet for et system som tilbyr disse funksjonene og fordelene øker. Konklusjoner om Nonprofit Regnskaps Software Systems The diskusjons brakt tankene til noen av favoritt kommentarene hørt i 20 år med rådgivning på non-profit systemimplementeringer. Min topp 6:
No. 6 – “ I &'; m ikke altfor bekymret rapportering. Jeg gjør det meste av meg på Excel &"; (De samme som du designet på VisiCalc?)
No. 5 - “ Jeg vant &'; t trenger hjelp implementere, I &'; har gjort flere. Faktisk I &'; ve gjennomført tre ulike regnskapssystemer her de siste 5 årene &"!; (Say no more.)
No. 4 - “ Vi vant &'; t trenger å involvere alle ansatte i prosessen. I &'; ll fortelle dem hva de skal gjøre, og de &'; ll gjøre det &"; (De vold vil fortsette inntil moralen bedrer!)
No. 3 - “ Vi don &'; t trenger noen SOP dokumentasjon. Det &'; s hele opp her (peker på hodet) og" (Selv om jeg foretrekker å bruke “ hva skjer hvis du vinner i lotto &"; scenario, ansatte holde henvise til en uheldig buss hendelse … mens smilende.)
No. 2 - “ Bare vise meg hvordan det fungerer og jeg kan lære alle andre hva de skal gjøre &";. (Fordi ingen vet jobben sin bedre enn deg, og du åpenbart har tonnevis med gratis tid.)
Og No. 1 Comment - “ I &'; d liker å holde min kontoplan /leverandør koding /ansatt ID fordi det &' ; s måten vi &'; ve alltid gjort det &"!; (Minst som forklarer din “ vintage &";. Garderobe)
Ja, intens planlegging, saksbehandling gjennomgang (inkludert ansatte inngang), opplæring, dokumentasjon, og en vilje til å godta endringen er kritiske komponenter i en vellykket gjennomføring. Nonprofit regnskap programvare i seg selv vil ikke fikse ødelagte forretningsprosesser, men det vil ofte bringe dem frem i lyset
 !;