Hva er Contract Management?

Contract Management er forvaltning av kontrakter et selskap har med leverandører og kunder, men også inkluderer ansattes kontrakter eller andre kontrakter som kan være nødvendig for å holde styr på
. Contract Management er noen ganger også kjent som Kontraktsadministrasjon.

Administrerende kontrakter er hele prosessen fra å lage kontrakten og forhandle vilkårene i kontrakten for å dokumentere alle endringer som er gjort fra den opprinnelige kontrakten. Dette er grunnen til at de fleste kontrakt management software har også svært god funksjonalitet for dokumenthåndtering, holde styr på forskjellige revisjoner i kontraktene.

Så, hva er egentlig en kontrakt?

En kontrakt er en juridisk bånd mellom to eller flere parter, som er identifisert i kontrakten, for å oppfylle det som er avtalt i kontrakten. En kontrakt har som regel ganske mye av vilkårene inkludert å sørge for at alle forstår hele engasjementet. Det er veldig vanlig at en kontrakt omfatter hva som vil skje dersom en avtale ikke er oppfylt i henhold til avtalene.
En ting å forstå, som ikke er veldig uvanlig, er at selskapene inngå avtaler og deretter noen ganger velger å konkurs selskapet dersom de ikke er i stand til å oppfylle kontrakten. Siden kontrakten er inngått mellom to selskapene det er ikke veldig mye å gjøre i disse tilfellene. Dette er mest sannsynlig til å skje med mindre selskaper eller større organisasjoner som trenger å bli rekonstruert, som er vanlig under finanskriser.

Kontrakter er lagret i en kontrakt management software og en felles betegnelse for hele livssyklusen til kontrakter er Contract Lifecycle Management (CLM). Kontrakten Lifecycle Management er forvaltningen av kontrakten fra begynnelse til slutt, inkludert fornyelser av kontrakten.

En fordel med kontrakt management software er å holde styr på når kontraktene er i ferd med å løpe ut, og derfor trenger skal reforhandles. Dette er spesielt nødvendig når vilkårene inkluderer automatisk forlengelse av kontrakten.
I mine tidlige år som manager jeg kom borti dette problemet når du kjøper en programvare. Vi dele programvaren kostet over 3 år og kontrakten uttalt at hvis vi ikke &'; t heve kontrakten 6 måneder før utløpet av de 3 årene kontrakten ble automatisk forlenget med gjeldende vilkår og betingelser, i ytterligere 3 år. Vi installerte programvaren, men etter en stund valgte vi å bruke en annen løsning i stedet. Siden vi ikke bruke programvaren ingen tenkt på seks måneders varsel om oppsigelse. Etter 3 år har vi fått en annen faktura som vi måtte betale. Vi prøvde å reforhandle kontrakten, men mislyktes gjort det siden vilkårene var klare og programvareleverandøren ikke var i den fleksible humør.

Dette kostet oss unødvendig $ 20000 og mye mann-tid til å prøve å reforhandle som hadde blitt helt frelst ved å ha en kontrakt management software for å minne oss før vi måtte avbryte.

Å ha kontrakt programvare ikke bare hjelper på å minne når forskjellige datoer er i ferd med å skje som er av interesse for kontrakten. Det hjelper også i å spore alle endringer og forhandlinger foretatt i løpet av kontrakts livssyklus. Dette er bra for mer enn bare å spore, men også for fremtidige forhandlinger siden forhandlingene er alltid om å gi og ta. Hvis du ga litt mer i løpet av siste forhandlings du kan ta det opp som en fordel for deg for neste forhandling.
Siden du er også i stand til å legge til notater om samtalene gjort, du kan ta opp det som ble lovet av motstykke. Salgs folk noen ganger har en tendens til å love for mye til å lukke en avtale, og ved å lagre denne informasjonen vil du kunne bruke det til din fordel også.

Å ha arbeidsavtaler i kontrakten administrasjonsprogramvare er også svært gunstig. Dette vil hjelpe deg i å holde avtalene med de ansatte på ett sted, og også gi deg muligheten til å legge til notater fra en-til-en samtaler som er gjort i løpet av året. Disse diskusjonene er vanligvis veldig bra som utgangspunkt for forhandlinger neste år &'; s lønn og ytelser
.