Artikkel:? Hva er Document Management

Document Management er ideen om hvordan å håndtere dokumenter på en god måte å være i stand til enkelt å finne dem, finne informasjon i dem, spore endringer i dokumenter, dele dem med andre mennesker og still bare vise dem til folk som skal være i stand til å se dem. Inkludert i sikkerhets delen er også å være i stand til å kontrollere hva slags informasjon andre bør se og om de skal være i stand til å endre innholdet i dokumentet.

I det siste alle dokumenter ble skrevet på papir og lagret i trygge steder der bare folk med rettighetene til dokumentene hadde nøklene til. Det kan være en slags arkivskap. Denne metoden er fortsatt brukes på noen steder, men vanligvis er det kombinert med å ha dokumentene i en slags Document Management System, noen ganger forkortet DMS. I begynnelsen ble disse kalt Electronic Document Management Systems (EDM).

I dag kan du finne Document Management Systems som er spesielt brukt for dokumenthåndtering, men det er mange av samarbeid programvare eller prosjektledelse programvare som inkluderer mye av funksjonaliteten som trengs i en rekke selskaper. Dette gjør det enda vanskeligere å finne det du leter etter, siden du er i stand til å installere ett system med flere formål.

Det er mye forskjellig funksjonalitet du er i stand til å komme med en Document Management System, og det er derfor viktig at du tenker gjennom hva du kan trenge
Noen områder du må vurdere er:..

* Sikkerhet

Sikkerhet er vanligvis svært viktig for de fleste bedrifter og mest dokumentasjon
Det finnes forskjellige typer av sikkerhet som må vurderes.
første er den ytre sikkerhet. Med under krav til tilgjengelighet er det viktig å sette opp systemet på en måte slik at eksterne parter ikke kan ta del av dokumentene som du ikke ønsker å dele.
Andre er den indre sikkerhet. Dette er vanligvis litt mer vanskelig siden du ønsker å vurdere flere krav.
Det er vanlig at du vil ha dokumenter som er tilgjengelig for alle mennesker i en avdeling, men bare noen få av folket skal kunne endre informasjon. Det er også vanlig at du vil ha private dokumenter for en person som ikke skal være tilgjengelig for alle andre.
Opprette organisasjonsstrukturen for dokumentstyringssystem er viktig før de bestemmer seg for hvilke krav du har. Når du går gjennom organisasjonen og hvordan skal nås og brukes av alle dokumentene du vil forstå mye mer av hvordan du ønsker at systemet skal fungere.

* Samarbeid

Ett av formålene med dokumentbehandling systemer er å forbedre samarbeidet og har folk endre dokumentet og enkelt vise den siste revisjonen av dokumentet.
Så, hvordan du vil at dette skal fungere? Ønsker du at alle skal være i stand til å endre dokumentet samtidig eller ønsker du en av gangen legge sine endringer?
Første alternativet er vanligvis ganske vanskelig, men det er noen dokumenthåndteringssystemer som kan gjøre dette. Den andre løsningen er enklere og har eksistert i lang tid. Det som vanligvis skjer er at du “ sjekk ut &"; dokumentet for å gjøre endringer. Du kan deretter låse dokumentet for noen andre å endre. De vil imidlertid være i stand til å vise den forrige versjonen av dokumentet (den mest oppdaterte som er i systemet). Når du er ferdig med å endre dokumentet du “ sjekke inn &"; det endrede dokumentet for å gjøre det synlig for alle.

* Tilgjengelighet

Hvordan bør du være i stand til å få tilgang til dokumentene? Dette er et vanskelig spørsmål, siden du kanskje ønsker å være i stand til å arbeide med dokumentet når du er på reise og ikke har tilgang til Internett. Noen selskaper er fornøyd med å ha dokumentet kun tilgjengelig på nettet, og hvis du ønsker å ta det hjem kan du lage en kopi til datamaskinen og vise det offline. Hvis du ønsker å gjøre endringer i det du gjør det på nettet. Men det er også noen bedrifter som trenger å være i stand til å håndtere muligheten til også å endre dokumentet offline.

* dokumentformater

Hva slags dokumenter vil du være i stand til å ha i dokumentet styringssystem og hvordan du vil ha dem til å bli styrt?
Noen systemer tillater deg å arbeide inne i systemet for alle endringer i et dokument. Noen systemer åpner selve programvaren til å fungere i for eksempel MS Word. Det er viktig at du tenker på hvordan du vil at dette skal fungere. Dette er også viktig når man ser på det neste punktet, hvordan å være i stand til å søke og finne dokumentet du leter etter.

* Mulighet for å søke

Du må tenke på hvordan å være i stand til å søke etter dokumentet. En løsning er å opprette Meta Informasjon om dokumentet og koble informasjon slik at den er lett å finne. En annen måte er å være i stand til å søke etter tittel, forfatter og sammendrag. Dette er imidlertid også anses meta data.
En annen måte er å være i stand til å gjøre fritekstsøk gjennom et dokument. Dette er litt vanskeligere hvis du tillater for eventuelle filformater, men det er noen virkelig gode dokumenthåndteringssystemer som vil være i stand til å hjelpe deg ut der også.

* Sporbarhet

En av de viktigste tingene er sporbarhet. Hvem endret dokumentet og når? Hvilke forandringer gjorde de gjør, og vi er i stand til enkelt å gå tilbake til en tidligere versjon?
En ting du kanskje ønsker å spore er som har lest dokumentet. Kanskje du ønsker å spore at alle har lest endringer i dokumentet, og derfor bør være klar over hva som er skrevet.

Det er mange ting som kan sies om dokumenthåndtering. I begynnelsen kan man vurdere det å være veldig lett, men etter en stund du forstår kompleksiteten i det. Denne artikkelen tar opp noen ideer om hva du skal tenke på og åpne sinn til spørsmål å spørre når de vurderer din neste dokument styringssystem
.