Kjører Menings Meetings

Som du vet, det er ikke noe mer kjedelig enn å sitte gjennom et møte som er meningsløst eller ufokusert. Det &'; s en felles tid waster. Møter er også svært kostbart i form av tid og produktivitet. Så hvis du &'; re tilkalt for å kjøre et møte, det første spørsmålet du bør stille deg selv er, “ Er dette møtet virkelig nødvendig, eller kan jeg gjøre hva som må gjøres på en mer effektiv måte &" ;? Hvis du har et bedre alternativ, bruk den. I dag med E-post, faks, konferansesamtaler, telekonferanser, og datanettverk, har du mange alternativer. Men hvis du &';. Har besluttet at et personlig møte er det beste valget, og deretter planlegge nøye

Før møtet, må du sette deg mål. Hva er det som må bli avgjort? Hva er best mulig resultat fra denne samlingen? Skriv ned dine mål, slik at du har dem på hånden.

Har du behov for et møte eller en rekke møter for å oppnå dine intensjoner? Hvilke forberedelser deltakerne må gjøre for å kjøre på forhånd? Har du behov for å oppnevne en pre-møte arbeidsgruppe eller skaffe enkelte dokumenter eller har deltakerne E-posten du agenda ideer eller problemer som må løses? Historisk hvor produktiv har møter med denne gruppen vært? Hvilken stil møtet fungerer best med denne gruppen?

Møter er ment å være en utveksling av ideer og /eller informasjon. Det er vanligvis fem formål for møter: å informere, tog, inspirere, løse problemer, eller løse konflikter. Hva er hensikten med møtet? Er det realistisk å håndtere multi-formål på dette møtet?

For det andre, ta deg tid til å analysere dine deltakere. Tenk alle de menneskene som skal delta på dette møtet, og hvorfor. Flere deltakere ofte gjør for lengre møter, så holde listen til et minimum. Men også vokte seg for konsekvensene av utsikt mennesker som burde være der. Gjennomgå en stab liste for å sørge for at du har invitert alle de viktigste personene.

Hvis de er fremmede, følge retningslinjene publikum analyse for å hjelpe deg til å forberede seg. Dersom deltakerne er folk du kjenner, så tenk på hvordan de samhandler. Er det en loudmouth i gruppen som forstyrrer møter med lange monologer? Hvis ja, er du ansvarlig for å gripe inn på gruppen &'; s vegne. Er det en rolig gruppe? Så, til designaktiviteter få folk samspill og samarbeid.

Er dette en gruppe som fungerer godt sammen, eller er det betente konflikter som må diffust? Tenk om deltakerne i detalj: sine stemninger, deres arbeidsvaner, sine evner, deres gripes, deres press, sine ressurser, sitt mangfold, etc. Deretter planlegger et format som vil garantere at denne gruppen kan møte sine mål.

Også tenke nøye om hvor og når møtet. Plasseringen er praktisk for alle? Er rommet komfortable og private? Er rommet deprimerende eller attraktiv? Ville det være nyttig for at møtet skal være ute av kontoret? Har du det riktige utstyret? Hvordan og' s belysning? Når på dagen er best for gruppen? Vil snacks være en ressurs?

For det tredje må du skrive opp en agenda og distribuere det til deltakerne på forhånd og be om flere forslag. Som du er ansvarlig, må du bestemme hva agenda elementene passer din tidsramme.

Tenk om rekkefølgen på dagsorden emner. Det kan være lurt å plassere de enklere saker først slik at gruppen opplever suksess tidlig. Hvis du har en masse saker å dekke, kan det være lurt å være oppmerksom på en tid tildeling ved siden av hvert element. Et kritisk punkt på agendaen er oppdrag.

På slutten av en kvalitet møte, må lederen å liste ut resultatene og oppgaver for hver deltaker. Hvis du kan &'; t løse et problem på møtet, tildele en studiegruppe for å skissere problemstillinger eller hente fra deltakerne. Klart avgrense hvilke beslutninger har blitt gjort og hvilke tiltak vil bli tatt og av hvem. Diskuter med gruppen eventuelle løse tråder og bevilger enten en annen tid eller en person til å administrere dem. Omarbeide konklusjoner for å sørge for avtalen og avslutte i tide.

Folk respekterer en leder som tar hensyn til deres tidspress og aktivt legger til rette dagsorden, slik at det er synlige resultater. Fordel en skriftlig møte oppsummering til gruppen innen førtiåtte timer og oppfølging med studiegruppene før neste møte for å sørge for at de er forberedt med riktig informasjon. Bevæpnet med disse verktøyene, kan du dra nytte av vekstmuligheter og øke din verdi til din organisasjon
.