Bruk prosjektstyringsverktøy for å ligge i forkant av markedsføring prosjektets omfang Creep

Når markedsføring konsulenter er ansatt for et prosjekt, det &'; s felles for både konsulenten og klienten til å komme opp med nye ideer underveis. Men pass opp for “ omfang krype &" ;: de små endringer i omfanget av et prosjekt som til slutt legger opp til en stor endring av retning – . og en stor innvirkning på budsjettet

Som en markedsføring konsulent, vil du være sikker på at som et prosjekt &'; s omfanget vokser, vokser kompensasjon tilsvarende. Samtidig, ønsker du å unngå bare å si “ no &"; og risikere anstrengte forholdet til klienten. At &'; s hvorfor det &'; s så viktig å etablere klare prosjektet &'; s. Innledende omfang, samt en formell omfang-endringsprosess for å revidere planene når arbeidet er i gang

Å bo et skritt foran Omfanget krype &'; s kostnader og tidsfrist implikasjoner bidrar til å holde prosjektet på tid og innenfor budsjett, mens en formell prosess for å håndtere prosjekt endringer sikrer at alle interessenter har en fair sjanse for sine ideer for å bli vurdert

Opprette en. logisk endringsledelse metodikk åpner også kommunikasjonslinjene mellom teammedlemmer og gir dem en måte å rapportere eventuelle problemer de ser dukker opp i løpet av et prosjekt. Det viser også at alle interessenter &'; bidrag blir verdsatt, samtidig som du beholder kontrollen over prosjektet og de ressurser dedikert til det

Hvor du skal begynne

Det første trinnet er å opprette en skriftlig definisjon av hva &';.? s inkludert i prosjektet, og hva isn &'; t. Ved å skissere grensene for prosjektet &'; s omfang for alle gruppemedlemmer, etablere deg en linjen der hele teamet vil jobbe

Når prosjektets omfang dokumentet er på plass, må du opprette et omfang-endring. kontroll prosess som vil tillate alle prosjektets interessenter til å sende inn noen forslag som faller utenfor denne rammen. Prosessen bør inneholde en formell metode for å vurdere hver omfang endringsanmodning, samt for gjennomføring av eventuelle endringer som er godkjent. Du &'; ll trenger for å etablere denne prosessen før arbeidet begynner faktisk – ideelt sett, tidlig i prosjektanalyse og planleggingsfasen

mennesker og prosesser

Når du oppretter en endring-prosess, det &';. til en god idé for markedsføring konsulenter delegere noe av ansvaret ved å opprette en “ forandring-kontroll bord &"; som vil vurdere foreslåtte prosjektet omfang endringer. Den styreleder vil ha myndighet til å fatte endelige beslutninger om foreslåtte endringer, og vil også være ansvarlig for å tildele oppgaver til andre, for eksempel evaluere endringsforespørsler og gjennomføre vedtatte endringene

Så, du &';. Ll trenger for å lage en prosess for gruppemedlemmer til å sende inn sine forslag eller bekymringer til prosjektet &'; s change-kontroll styret, som vil trenge et regneark eller database for å spore hver endring forespørsel og dets status, tid og ressursbehov, samt andre notater

Her &'; s hvor det vanligvis fungerer: Når en medarbeider sender en endring forespørsel til styret, tildeler leder noen til å vurdere ideen &'; s relevans til prosjektet, gjennomførbarhet, kvalitet innvirkning, tid og ressursbehov, potensielle risiko, og andre faktorer. Basert på denne personen &'; s vurdering kan styret enten oppsøke mer informasjon eller avgjøre om ikke å gjennomføre endringen

Å gi Endrer Green Light

Om ikke styret godkjente prosjektet endring. er svært liten, kan du ønsker å presentere den til klienten før du går videre med implementering, spesielt hvis det innebærer ekstra kostnad, tid eller menneskelige ressurser.

Når kunden har signert av på endringen, styreleder kan tildele gjennomføringen til rett person. Som markedskonsulent, det &'; s din jobb å revidere prosjektplan; sjonglere prosjekt engasjementer med alle berørte gruppemedlemmer; og holder alle interessenter informert om virkningen av endringen på tidsfrister, budsjetter eller andre prosjektplaner.

Selv om det kan virke som mye arbeid up-front, og skaper en formell prosess for å avverge omfang krype hjelper deg holde klienten klar over hvordan et prosjekt vokser og endrer seg over tid, og sikrer at du &'; re betalt for noe ekstra arbeid som oppstår som følge av omfang endringer. Plus, gir en formell endringsledelse behandle en fullstendig konsekvensanalyse for noen foreslo endring, bidrar til å identifisere og redusere risiko for markedsføring konsulenter
.