Financial Management 201 - Trouble-Shooting Tips

Da jeg var student, jeg fikk en "A" i mine Regnskap 101 og 201 klasser. Da jeg kom inn i den "virkelige" verden, og nesten senket familiebedriften fordi jeg hadde ingen anelse om hva jeg gjør med den "ekte" regnskap. Du skjønner, eksemplene i college lærebok brukt økonomi som var riktig. Det betyr at dollaren beløp i regnskapet kunne stole på, og ble antatt oppdatert og nøyaktig.

Den "virkelige" verden ...

Vel, da jeg tok en sving på inn i min regnskapsdata jeg gjorde en stor "Slinky knute" rotet ut av min Peachtree regnskap fil. Ooops. Jeg fikk ikke vite hvordan å fikse min regnskap i college. Det ville ha vært nyttig! Jeg lærte det jeg vet fra å falle i hull og klatre ut av dem.

Som en business konsulent, ser jeg massevis av finansielle rapporter. De fleste av dem har noen "Slinky knop" i dem ... kontoer som er bare galt. Dataene i disse kontoene er et resultat av feil i dataregistrering. I min konsulentarbeid, begynner jeg ved å hjelpe mine klienter får KFP - en kjent finansiell stilling. La oss få regnskaps riktig. Det er det første skrittet. Derfra kan vi se effekten av operativ, markedsføring og salg atferd. Den gode nyheten er at du alltid kan forbedre din økonomiske situasjon når du vet hva det er. Jeg er typen som Super Nanny. Jeg møter opp, vi arbeider sammen for å rydde opp i regnskap og vi setter enkle systemer, rutiner på plass for å hjelpe deg å bo på et KFP.

Noen ganger, vi rene ting opp og da blir det rotete igjen. Akkurat som Super Nanny, jeg går bort etter min konsulent besøk. Det er opp til mine klienter til å opprettholde de systemene vi satt på plass. Jeg kan alltid komme tilbake, og jeg ofte hjelpe over telefon. Imidlertid er nøkkelen til å bo på KFP din vilje til å lære nok om regnskapssystemer å legge inn data på riktig måte og til å fikse ting når de får balled opp.

Hvis du er eier av en veldig liten butikk, du kan være økonomisjef i selskapet (samt Service Manager og Marketing Manager og Selger, etc.) Det er slik det går. Hvis du drømmer om å være en større butikk, ta hjertet at hvert stort selskap var en gang bare din størrelse. Vei ut ... er gjennom. Ta ansvar og gjøre en god jobb som økonomisjef. Avslutt jakt etter en magisk løsning (regnskap fe?) Som vil håndtere regnskap for deg. Lær hvordan du kan gjøre det selv og dokumentere grunnleggende prosedyrer. Dette vil hjelpe deg hånd av de regnskaps plikter hell

I større butikker, noen ganger de regnskaps plikter få overlevert til ...

• Den økonomisjef
• The Office Manager
• Eierens kone, mor, datter (annen slektning)
• Den Bokholder
• Sekretæren
• Den "Girl in the Office"

Uansett tittel, hvis du er den som er ansvarlig for finansiell informasjon i bedriften, jeg er her for å hjelpe deg. Følgende er noen tips og triks for å finne og fikse "Slinky knuten" messes i regnskap program

Finans Fix Tips og triks ...

• Det er nok DEG. Jeg hører ofte noe langs disse linjene: "Det nummeret var ikke der i går. Det må være en Quickbooks problem." Det rare pengebeløp i dine økonomiske rapporter har sannsynligvis en veldig enkel forklaring. Noen, kanskje du inngikk denne informasjonen. I hvert regnskap program, det er debet og kredit. Noen ganger debet og kredit er ikke synlig fra dataregistrering skjermen. Du er nødt til å gjøre noen graving. Følg informasjonsflyten fra inngangspunkt til resultatregnskapet (aka Profit & Tap eller P & L) og /eller balanse. (I min lange karriere, har det bare vært to tilfeller hvor regnskap programmet var korrupt Sjansen er ... DU er problemet J Begynn feilsøking fra denne antakelsen...)

• Hold deg oppdatert med finansiell rapportering. Jeg anbefaler en ukentlig gjennomgang av balansen og resultatregnskapet. Noen entreprenører jeg kjenner får daglige rapporter. Det er flott! En gang i året på skatt tid er bare ikke til å klippe det. Komme til KFP og kjøre de økonomiske rapportene minst en gang i uken. Det er så mye lettere å finne og fikse en feil som har skjedd i de siste dagene enn å prøve å spore opp noe klønete fra seks måneder siden. Dessuten kan du fikse feilen i inneværende måned. Det er bedre enn å måtte åpne en forrige måned og justere den. Når jeg "close" en måned, jeg liker ikke å åpne den igjen

• Gå linje for linje nedover Balanse og resultatregnskap og søke etter "rare" ting. Hvis du akkurat har begynt med denne prosessen, kan jeg hjelpe. Eller, kanskje din regnskapsfører hjelpe deg å lære hva som er "rare" og hva som er rett. Hva en stor mulighet for ham eller henne til å tilføre verdi til ditt forhold. KFP betyr at hver konto er riktig. Det gjenspeiler hva du har i eiendeler, hva du skylder i Gjeld og hva du eier i egenkapital. Salgs konto bør tilsvare det du har solgt for denne perioden. Utgiftene bør gjenspeile hva du har kostnadsført for denne perioden. De økonomiske rapportene skal være aktuell og sant. Her er en liste over "rare" ting som kanskje trenger noen å fikse ...

o Et pengebeløp som er positivt når det var negativt forrige gang (eller vice versa.)

o Et negativt eiendel. (. Med mindre det er Akkumulert avskrivning Disse tallene er "kontra" kontoer og tjene til å redusere verdien av de tilhørende eiendeler.)

o Et negativt Ansvar

§ Vær spesielt oppmerksom på dine Lønn gjeld. Jeg anbefaler å bruke en lønn tjeneste som ADP eller Paychex. Nummer én grunn: Tjenesten håndterer ansvar slik at du ikke må. Tjenesten vil fortelle deg hva de likviditetsbehov er å betale ditt lag og Uncle Sam. De vil gjøre skattebetalinger for deg. Journal Entry å angi Lønn er mye lettere hvis du ikke trenger å holde styr på de aktuelle forpliktelser og utbetalinger. Jeg festet en prøve JE for å angi Lønn. Følg strømmen av debet og kredit. Du kan lage en prøve transaksjon for din Lønn prosedyre og referere til den hver gang du går inn Lønn.

o En negativ salgskonto (med mindre det er kunden refusjon eller rabatter ... contra kontoer.)

o En negativ regning. Nå kan en konto ser rart, men være riktig. For eksempel, hvis du skriver inn en rabatt for din forsikring det vil dukke opp som en negativ utgift for den måneden. Bore ned og være sikker.

o En konto som er svært forskjellig fra forrige uke eller forrige måned. Hvis alle plutselig annonseringen bekostning gikk fra ca $ 2500 per måned til $ 300 000 denne måneden, bore ned. Noe kan ha blitt feilkodet.

o Ha regnskapsfører hjelp du gjør de rare ting riktig med en passende bilagsregistrering eller reversere oppføring.

o Finn ut hvordan det kom rare, hvis du kan, og oppdatere dataregistrering prosedyren. Skriftlige rutiner er nøkkelen til å bo på KFP.

o Hvis du ikke vet hvordan det kom rare, i det minste få det til høyre. Hvis det er et lite pengebeløp, opprette en justering oppføring og se å sørge for at det ikke blir rare igjen. Hvis den gjør det ... ser gjennom forrige ukes transaksjoner for denne kontoen til å finne posten. Dette er regnskapsundersøkelse!

o Hvis du gjør dette en gang i uken, vil du få nært kjent med regnskapet og dollar beløp. Du vil bli en ekspert i det ser rett og hva som ser "rare" og hvordan å fikse det rare ting

• Kjør en transaksjon register rapporten og se etter debet og kredit. Ulike regnskapsprogrammer kalle denne rapporten ved ulike navn. Se etter detaljer saldobalansen eller General Ledger journalen for å finne de "guts" av hver transaksjon. Dobbel oppføring regnskap er basert på universelle loven om "hva som går rundt kommer rundt." Hvis noe går opp, går noe annet opp eller går ned med dette beløpet. Debet og kredit er mekanikken i regnskapssystemet som forårsaker dollar beløp for å gå opp og ned ... og balansen å bo i balanse. Det er debet og kredit bak hver dataregistrering skjermen. Du kan også påvirke kontoer direkte ved å opprette en bilagsregistrering. Jeg festet en "jukselapp" av debet og kredit regler. Jeg referere dette flere ganger i uken

• Se etter før-og-etter forskjeller. Hvis du er usikker på hva som skjer på en bestemt datainngangspunkt, prøv dette:

o Kjør Balanse og resultatregnskap

o Enter én transaksjon.. Kjør Balanse og resultatregnskap igjen og se om du kan se hvor dollar beløp endte opp. (Pass på at ingen andre er i økonomisystemet mens du gjør dette.)

o Dette er en street smart måte å oppdage "set up" bak dataregistrering skjermen.

&bull ; Å recode, slette eller reversere en transaksjon? Det avhenger av ditt regnskap programmet. Med en grunnleggende off-the-sokkel program som Quickbooks, MYOB eller Peachtree, kan du bore ned til transaksjonen som må fikses og recode det. Eller du kan slette transaksjonen helt og prøv igjen. Med en mer sofistikert bransjespesifikke program som Successware, Ergos, etc. må du kanskje legge inn en transaksjon som reverserer den opprinnelige transaksjonen og deretter taste transaksjonen skikkelig

• Vær forsiktig med den opprinnelige selskapet satt opp. Det er der mye av bak kulissene regnskap er opprettet. Hvis du går inn tjenestesalg og pengebeløp er å dukke opp som Serviceavtale Salg kan det være et "element" eller annet sette opp undervisning som sender informasjon til feil salgskonto. Gå til selskapet satt opp eller listen Elementer og gjøre noen undersøke. Finne ut standard debet og kredit og hvilke kontoer som er berørt. Oppdatere "set up" og se om det løser problemet

• Få sjefete med programvaren support team. Ringe etter hjelp når du trenger det. Hvis du ikke forstår hva de forteller deg å gjøre, spør igjen for en klarere forklaring. Hvis de ønsker å fikse noe for deg, sitte i som de gjør korreksjon slik at du kan "følge strømmen" av innskudd og lån, og lære av erfaring. Jo mer du vet om din spesielle regnskapsprogrammer til mindre skremt du vil være ved regnskapsprosesser

• Være påståelig med CPA eller skatt preparer. Ved utgangen av hvert kvartal, ta deg tid til å sørge for at din økonomi er enig med den økonomiske informasjonen din CPA sender til Uncle Sam. Arbeide sammen for å gå inn i årsskiftet Journal Entries for å ta med regnskapssystem opp til nøyaktig

• Lær å stole på din intuisjon. Som din forståelse av dobbel entry regnskaps øker, stole på magefølelsen at et pengebeløp som er galt eller "rare". Så ofte hjelper jeg noen fikse en "Slinky knute" og de svare: «Jeg tenkte at kan være problemet!" . Hvis du har den tanken, følge den og se hva du avdekke

Hvis det er ditt ansvar å få den økonomiske "Slinky knute" untangled, ta et dypt pust og vit dette: Du kan gjøre det. Du trenger kanskje litt hjelp. Kontakt meg hvis du føler deg overveldet, og vi vil sette opp en tid til å besøke på telefonen. Denne regnskaps ting er bare ikke så vanskelig når du lære lingo og regnskap grunnleggende. En av de smarteste økonomiske ledere jeg kjenner jobber med en 8. klasse utdanning.

Når du får en hånd på dem, kan du delegere regnskapsoppgaver. Det er en velsignelse å ha gjort føre regnskapet selv, fordi du aldri vil bli holdt som gissel av din regnskapsfører (eller "jente på kontoret.") Du kan coache noen til å bli enda bedre enn du var på de grunnleggende regnskapsoppgaver. Og du vil forstå Balanse og resultatregnskap så mye bedre for opplevelsen
.