Vanlig høflighet er ikke så vanlig - 10 Telefon tabber i Everyday Business

Som ungdommer, mange av oss har lært grunnleggende telefon
etikette. Disse timene lærte oss de grunnleggende komponentene i
gjennomføre en telefonsamtale - høflighet, etter oppmerksomhet, respekt og vanlig høflighet
Dessverre, det synes disse leksjonene har blitt glemt
av mange av dagens &'; s. selskaper. For mange, til filosofien
virker si at det &'; s lettere å gi avkall på disse praksisene og, etter stedet velger å forholde seg til kundeservice
konsekvenser senere. Det synes den virkelige kostnaden til bunnlinjen
er av ikke av betydning. Hvorfor i en tid med stadig
økende konkurranse lokalt og i utlandet, sammen med
kunnskap om kunder og' høye forventninger, ville noen
være villig til å overse og undervurdere dette mest grunnleggende
kundeservice ferdigheter?

Common Sense
Sunn fornuft og logikk aren &'; t så vanlig. Sunn fornuft
sier solid telefon ferdigheter kan ikke tas for gitt og Selge viser våre kunder vi verdsetter dem og deres virksomhet.
Her er noen vanlige telefon tabber og felles
fornuft løsninger for å holde selskapet på rett spor . Selv om du
har gjort seg skyldig i å praktisere noen eller alle av disse feilene, etter ta ansvar nå og omforme fokus for å skape en
kundefokusert organisasjon.

1. Ingen Ring tilbake
Jeg refererer til samtaler fra en kollega, forretningspartner, etter leverandør, eller noen som har en stående
forretningssamarbeid. Grunnene til at folk velger å ikke
returnere en samtale kan omfatte følgende:

* “ Jeg don &'; t har noen ny informasjon å dele &"; product: * “ I &'; m ventet på. så-og-så å returnere min ringe eller svare på min
e-post &";. product: * “ Jeg don &'; t har behov for denne tjenesten akkurat nå &"; . (Selv om jeg
kan i fremtiden) product: * “ I &'; er ikke den personen de trenger å snakke &";. Product: * “ Jeg haven &'; t tatt en avgjørelse ennå &";

Dessverre, når du innser at du var uaktsom og Selge forfallen for en samtale tilbake, panikk og forlegenhet satt i og Selge du føler det &'; s lettere å dukke, Dodge, og danse rundt heller
enn å ringe. Dette forbindelser bare problemet og
doesn &'; t lindre uro.

Løsningen er å plukke opp telefonen. Begynn med å unnskylde
for ikke ringer tilbake. Ikke gjør unnskyldninger som, “ jeg var
opptatt &"; I stedet, være ærlig og åpenhjertig, som går langt
måte å bygge og vedlikeholde solide forretningsrelasjoner
og ditt omdømme. Deretter fortsetter å løse forretnings
på hånden. I fremtiden begynne med det positive intensjon
besvare samtaler i tide. Hvis du skjønner &'; t har noen
nyheter eller det er ingen endring i forhold, la innringeren
vet. Informere ham eller henne når du har tenkt å ringe tilbake, eller
gi en fremtidig dato når den som ringer kan kontakte deg – og
være sikker på å plukke opp telefonen.

2. Utidige Voice Mail
Tenk deg at du kaller en bedrift dagen etter Labor Day og høre
følgende melding, “ Takk for at du ringer ABC
Company. Du har nådd pulten til Jane Doe. I &'; ll bli
ut av kontoret på forretningsreise fra 3. juli til 15 juli
Vennligst legg igjen en beskjed &".; Hva betyr dette utdatert melding
egentlig si om deg til dine kunder? For en, det sier jeg &'; m
for opptatt til å endre en talemelding, så kanskje jeg &'; m for opptatt
å møte og betjene virksomhetens behov. Husk, etter meldingen representerer deg i ditt fravær. Pass på at alle
meldingene er betimelig og reflekterer et profesjonelt bilde. Dersom
kunden trenger øyeblikkelig hjelp, må du huske å oppgi hvem
de kan kontakte, sammen med et telefonnummer.

En annen mobilsvar bommert er slik at en postkasse for å fylle for bedriften kapasitet slik at boksen vant &'; t godta noen flere meldinger. Jeg
kjenner folk som målbevisst gjøre dette så de vant &'; t
motta flere samtaler, som kan oversettes i sitt sinn for å ikke anbefale å ha mer arbeid. Dette er en svært uprofesjonell og Selge uakseptabel praksis. Sjekk telefonsvareren din med jevne mellomrom
hele virkedag. Lagre meldinger når
nødvendig. Hvis du forventer at du ikke vil være tilgjengelig for en
lengre periode, oppgi når du forventer å sjekke
meldinger og ringe tilbake. Hvis du finner postkassen ofte
fylles opp raskere enn du kan holde opp, vurdere å ha en live
operatør aksepterer samtalene.

3. Uforberedthet
Har du noen gang hatt en innringer telefon og si: “ Jeg trenger så-og-
så &'; s nummer &"; Du tilbyr informasjon på toppen av din
hodet bare for å ha den som ringer avbryte deg og si: “ Hold på
et minutt. La meg få en noe å skrive med og" Hvorfor
folk kaller for spesifikk informasjon og ennå er uforberedt for bedriften ta informasjonen ned? Den som ringer har nå kastet bort
hans /hennes tid og dine. Hver telefon behov alltid for bedriften ha tre elementer ved siden av seg: en penn, papir og et speil. (Se
neste punkt på hvorfor du trenger speilet.)

4. Ingen Mirror
Hva du ser er hva kunden får. Holde et speil
siden av telefonen lar deg se hva dine kunder høre., En varm smil kan høres over telefonen. Hvis en samtale har
kommer på et dårlig tidspunkt, bedre å la den som ringer å legge igjen en
melding enn å risikere å ta ut dine frustrasjoner på den som ringer.

5. Hengende Up Before The Customer
Når du legger på telefonen før kunden gjør, etter du risikere klienthøre kommentarer som aren &'; t ment for
hans /hennes ører. “ At Jim er slik en idiot. Hvordan våger han prøve å
prute over prisen etter tre måneder med forhandlinger! Å, hei,
Jim. Jeg gjorde &'; t skjønner du fortsatt var på linje &"; Oops, hvordan
pinlig! Jeg har personlig hørt noen svært interessante Hotell og pinlige samtaler begynt før jeg hengt opp, etter og jeg kan forsikre deg at jeg tok min virksomhet andre steder fordi
av det.

6. The Noisy Hang Up
Du har hørt knitring før – en side sendes over
høyttaleranlegget, og på slutten av meldingen du
høre hva høres ut som en kulestøt kastet på Olympic
spill. Når telefonen er koblet fra, det høres ut som om
settet ble kastet halvveis over hele rommet. En bedre og Selge roligere løsning er å klikke utgivelsen eller bryter krok knappen Anmeldelser først og deretter sette telefonen ned på plass.

7. Telefon Tag
Et flott spill av telefon-koden ikke bare er sløsing med tid, kan det være
downright frustrerende. Kutt ned på antall “ tags &"; Hotell og legge igjen en melding som forteller innringere spesielt når du
kan nås, eller når du &'; ll være ute av kontoret (slik at de
don &'; t kaller da ). Tro det eller ei, noen kaller
hensikt når du &'; re ut – nå hvorfor skulle de ønske
å gjøre det?

8. Rask Snakker
jeg en tidligere New Yorker og jeg pleier å ha noe problem
forstå swiftest høyttaler. Men jeg &'; ve hatt
folk jeg aldri har møtt la meg en melding med et telefonnummer
nummer som snakkes så fort som en auksjonarius. Tregere
igjen en melding antar den andre personen doesn &';! T vet
hvordan å stave navnet ditt eller allerede vet nummeret ditt. En
skikkelig Meldingen inneholder ditt navn og nummer er oppgitt to ganger
– en gang i begynnelsen av meldingen og igjen helt i
enden. På denne måten hvis jeg kan &'; t forstår eller ønsker å bekrefte
informasjon, kan jeg gjøre det uten å avspille meldingen løpet
og om igjen. Sørg for å snakke sakte og tydelig. Don &'; t Anmeldelser vær sjenert om å stave alt av informasjon for klarhet.

9. Velger å ikke investere i et headset
Sjonglering en penn, papir, og håndsettet, mens du skriver på en
tastatur med telefonen vugget i skurken av stiv
skulder og verkende hals bare isn &'; t produktiv. Lette din
smerte og investere i en kvalitet headset og gjøre livet enklere
Du &';. Finner du kan finne informasjon, skrive, eller bare lytte
med letthet. Mens du &'; re på det, plukke opp en ekstra en for din
mobiltelefon, også.

10. Ol Høyttaler
bruk av en høyttalertelefon er nyttig når du ringer, venter på
hold, og konferansesamtaler. Det er tider, men når
det misbrukes og misbrukt. Eksempler på dette er når private
informasjonen ropte inn i boksen høyttaler så høyt at
alle i en kilometers radius kan høre eller å ha en
høyttaler samtale uten å informere den som ringer at
andre er i rommet. Don &'; t noensinne anta oppringeren doesn &'; t Anmeldelser tankene være på høyttaleren. Be om tillatelse først. Også, etter alltid å informere innringere før de ytre et ord om at noen
(eventuelt hvem) er til stede i rommet med deg for å gi
rettferdig advarsel.

Telefon tabber blir oversett og altfor vanlig.
Fra i dag får back to basics. Identifisere og korrigere
telefon tabber og du &'; ll skinne som en verdensklasse
kundeservice leverandør
.