Organisere en konferanse - Del 1

Å organisere en konferanse kan være en skremmende og tidkrevende oppgave. Oftest den som er ansvarlig for organiseringen av arrangementet er en PA eller sekretær og som sådan har en rekke andre oppgaver. Oftest de er pålagt å organisere en eller to hendelser av denne art per år, og mens mange av dem gjør det ganske effektivt, er det noen som sliter med oppgaven. Denne artikkelen vil forsøke å hjelpe dem som trenger litt veiledning for å fullføre denne oppgaven. Det vil dekke en rekke punkter som skal vurderes fra sourcing en konferansested å legge konferansen feed-back. Det vil dekke ulike områder i ulike artikler og eldre artikler kan finnes ved å bla gjennom arkivene eller lete etter artikler med titler inkluderer "Organisere en konferanse".
Disse artiklene er skrevet fra en sørafrikansk perspektiv, men er også relevant til andre land der prinsippene om å organisere en konferanse er den samme.
I denne ukens artikkelen vil vi dekke budsjettet når sourcing en konferansested.
Skulle leserne ønsker info eller artikler publisert på bestemte områder, kan du gjerne kontakte forfatteren og disse vil bli vurdert.
sourcing en konferansested i Sør-Afrika
UKE 1
Det er flere punkter å vurdere når sourcing en konferansested i Sør-Afrika. Denne uken vil vi dekke budsjettet.
1. Budsjett
Hva er arenaer kostnader og gjøre de passer budsjettet bevilget til konferansen? Når du ringer for sitater fra arenaer man bør være forsiktig at alle skjulte kostnader er tatt hensyn til. Noen punkter å merke seg når du ringer for sitater bør være: -

a) Har satsene med eller uten moms? De fleste konferansesteder i Sør-Afrika forslag inkludert moms, men det er noen som siterer eksklusiv merverdiavgift. Du kan utløse merverdiavgift del ut for å møte bedriftens budsjettbeløpet som dette beløpet er normalt ex mva.
B) Gjør de inkluderer krav til utstyr eller er dette ekstra? De fleste arenaer inkluderer standard utstyr i sine priser. Sørg for at du vet hva dette standard utstyr inkluderer og ringe for priser for tilleggsutstyr du kan kreve. For større konferanser kan du trenger spesialisert utstyr som kan trenge å bli outsourcet til et eksternt selskap.
C) I tilfelle at delegatene krever overnatting, spørre om alle måltider er inkludert eller er boligen oppgitte prisen rett og slett på en seng and breakfast basis. Noen hoteller sitere priser bare for, eller bed and breakfast priser. Sørg for at du vet hva de siterer deg og hva måltider den inneholder.
D) Har Day Conference Prisen inkluderer alle forfriskninger, spillested leie etc.? A Day Conference Package Rate DCP omfatter normalt alle te og kaffe, lunsj, bruk av åstedet, bruk av standard utstyr og moms. Det er bedre å bli sitert en DCP rente som inkluderer alt dette enn å bli sitert per te /kaffe økten, lunsj rom leie etc. som muligheten for uventede skjulte kostnader som oppstår er mindre. Også en pakket Renten ligger normalt litt mindre enn summen av delene.
E) Vil prisene øker før konferansen? Ofte en Konferansen arrangeres måneder i forkant av datoen. Sørg for at lokalet siterer du priser som gjelder for den tiden av året konferansen vil finne sted, og ikke dagens priser som kan være gjenstand for årlige økninger.
F) Vet priser inkluderer turist Levy? Turisme avgift er en regjering avgiften på overnatting. Det faller på 1% av boligen del av prisen.
G) Når delegatene bor over natten og overnatting er nødvendig, er det bedre å få en fullt inkluderende Rate en 24 timers pakket rate. Dette vil normalt inkludere alle måltider, overnatting, konferanserom utleie, standard utstyr, mva, turisme avgift etc. Noen steder vil sitere en middag, seng og frokost hastighet og en DCP separat. Andre kan sitere en seng og frokost hastighet og en DCP rate, men kan utilsiktet utelukke en middag rate. Kontroller at du har budsjettert for middag for bosatte delegater og vet nøyaktig hva du får for prisen.
H) Når arrangerer en konferanse hvor delegatene vil betale for sin egen bolig, men arrangørene vil ordne transport til og fra arena, bør man alltid omfatte minst tre offisielle hoteller fra 5-stjerners innkvartering til 3 stjerners overnatting, slik som å gi egnet bolig til et bredt spekter av delegater. Man bør også ta hensyn til avstand på disse hotellene fra konferansesenteret, slik som å begrense transportkostnader
.