15 Effektiv Time Management Tips For IT Professionals

Som IT-medarbeider, har du sannsynligvis ende opp med en mye mer arbeid enn du vil være i stand til å håndtere, eller kanskje det virker som at det ikke er tilstrekkelig tid på dagen for å få alt ferdig .
Dette er en vanlig følelse. Å bryte gjennom dette må vellykket og dyktig tid ledelse. I &'; ve detalj femten forskjellige personlige tid ledelse tips som IT-teknikere kan bruke for å få mest mulig ut av dagen sin

opprette og holde en oppgaveliste

Den største tingen som du kan gjøre for å håndtere. din tid på jobben er å lage en liste over gjøremål. Dette er listen over oppgaver eller ting som du trenger å gjøre for din rolle på jobben. Definere hva du bør gjøre har en stor innvirkning på din evne til å få ting gjort på jobb. Hvis det &'; s ned på papiret, vet du hva du må gjøre og når du må gjøre det med. Vurdere disse punktene når du bygger en liste over gjøremål:

- Start ut med en praktisk ord, for eksempel “ Skriv &"; eller “ Call &"; eller “ E &" ;. Anmeldelser - Kontroller at oppgaven er spesifikke nok slik at du vet hva som bør gjøres. “ Finish brukergrensesnitt &"; isn &'; t veldig konkret. En handling som “ Finish skrive kode for brukergrensesnitt for å forberede testing &"; er mye mer konkret og praktisk.
- Skriv noe ned at du kan tenke på som angår din rolle. Hvis det &'; s innspilt, du vant &'; t glem det. (Vel, du &'; ll har mindre sjanse til å glemme det)

sette mål og tidsfrister

Lag mål for deg selv og forfallsdatoer for jobbene som du gjør. Disse burde &'; t være vilkårlig eller trekkes ut av løse luften - relatere disse til den jobben som du &'; re gjør. Dette er ofte en stor del av tidsstyring og ofte vil hjelpe deg å få ting gjort bedre

Sett mål for arbeidet du gjør, slik som “. Jeg trenger å evaluere brukerdokumentasjonen med 12 pm&" ;. Dette spesifiserer ikke bare hva du burde gjøre (som vil komme fra oppgavelisten nevnt i forrige spissen), det gir en frist til den. Det betyr at du kan ta sikte på å få denne oppgaven utføres ved 24:00, noe som kan gi deg en sjanse til å gjøre neste oppgave etter det.

Prioriter arbeidet

En annen viktig del av tid ledelse er evne til å prioritere arbeidet ditt. Å ha tjue oppgaver å fullføre på en dag er ikke veldig produktiv hvis du &'; re bare i stand til å komme seg gjennom ti av dem. Når dette skjer, vil du ønsker å lære å prioritere arbeidet ditt. Og det betyr at du gir mer vekt til viktigere oppgaver, enten ved å få dem ferdig før eller bruke mer tid på dem. I &'; ve skrevet et innlegg om hvordan du skal prioritere arbeidet ditt, men det grunnleggende innebære:

- Snakk med veileder for å lære hva deres prioriteringer Z - Forstå betydningen av å utføre eller ikke gjør jobben
- Be personen som ga deg oppgaven når de trenger et resultat av

Prøv å ikke fungere på mer enn én ting om gangen

Å kunne fokusere på flere oppgave når som helst gitt tidspunkt kalles multitasking. Det kan synes å være en god idé - hvis du klarer å gjøre to ting på en gang, kan du få dem begge gjort raskere! Men sannheten er det betyr at du ender opp med mindre effektiv på å gjøre begge oppgavene og de ender opp med å ta lengre tid å gjøre

Det &'; s. Mer gunstig å ta hensyn til en enkelt oppgave og sette all din energi inn det. Få den oppgaven gjort og jobbet med, og deretter begynne på neste oppgave. . Det vil mer enn sannsynlig resultere i en bedre kvalitet utfall og mindre stress for deg selv

Få nok hvile og spise godt

Det &'; s viktig å være effektiv på jobb, og en av de beste måter du kan gjøre dette på er ved å ha litt nedetid og sørger for at du holde seg friske. Sørg for å få nok hvile hver natt. Dette isn &'; t bare sove - sikre at du bruke litt tid på å slappe av og ikke gjøre noe anstrengende eller arbeidsrelatert aktivitet

Å spise sunt og drikke rikelig med vann er en fin måte å holde seg frisk også.. Når du &'; re sunt på arbeidsplassen, du føler deg bedre om hva du &'; re gjør og du &'; re i stand til å få mer ut av dagen. Det &'; s lite verdsatt og I &'; m sikker på om vi don &';! T gjøre en innsats for å få sunt det vil ta en toll på oss

Organiser ditt skrivebord og arbeidsområde

Dette forslaget doesn &'; t virkelig har en direkte effekt på tid ledelse, men det virkelig tillater deg å fokusere bedre og administrere arbeidet ditt bedre. Å få en ren og organisert skrivebord eller arbeidsområdet er en effektiv måte å holde fokus på oppgaven. Noen metoder du kan gjøre dette er:

- Bruk skuffer eller skap bør du ha dem. Noe du don &'; t bruker regelmessig eller trenger umiddelbart bør virkelig bli satt bort Anmeldelser - Finn en saker holder, for enten på skrivebordet eller i en skuff Anmeldelser - Bruk mapper når du har en masse papirer

Å ha et rent arbeidsområde ikke bare gjør deg mer fokusert, hjelper det å holde deg organisert fordi du vet hvordan du finner ting, og det er en renere plass til å arbeide.

Ta små, regelmessige pauser

Et element som kan virke mot sin hensikt å tid ledelse er forslaget å ta hyppige pauser. Noen ganger, oss IT-teknikere kan blir så fanget opp i dag-til-dag jobb som vi &'; re gjør at vi don &';. T bruker nok tid å komme bort fra

Å ha regelmessige pauser fra arbeidet kan virke liker det &'; s ikke la deg få ting gjort, fordi du &'; re gi deg selv en kortere periode for å gjøre det. Jeg tror likevel det &'; s godt forslag om, som rømmer skrivebordet eller ditt arbeid er en veldig bra måte å oppdatere hodet ditt og gjøre deg mer fokusert. Jeg tror det &'; s også anbefalt av helsepersonell, noe som å ta en 10 minutters pause hver 2 timer (eller lignende) er en god ting. Prøv å innlemme dette i dagen -. Du kan få et glass vann eller en kopp kaffe eller noe sånt

Avbryt Uviktige Møter

Dette er absolutt en av mine favoritt tips om hvordan du kan forbedre tidsfordriv. Alle har møter for å gå til på jobben. Å være en IT-tekniker (vel, noen gjør arbeid på et kontor), vi blir bedt om å møte - og ganske ofte, de &'; re faktisk ikke veldig nyttig eller menings

Hvis du har noen møter som ikke har. blitt satt opp, tror om kansellering dem. Hvis du gjorde &'; t satt dem opp, snakke med arrangøren, og se om du muligens kunne bli ekskludert fra møtet. Ofte mennesker akkurat som å spørre alle som “ kan &"; være nødvendig til et møte, uten hensyn til sin tid. Ganske ofte du kan unngå et møte helt som du &';. Re unødvendig

I tillegg kan et møte ikke være den beste måten å nå et resultat. Det er mange andre måter å få ting gjort, kanskje en telefonsamtale eller ansikt-til-ansikt-samtale med en enkelt person vil få samme resultat med mye mindre tid

Don &';. T forvirre Å være opptatt med å være produktive

Det er en massiv forskjell mellom å være opptatt på din arbeidsplass og være produktiv på jobb. Å være opptatt betyr at du hele tiden har arbeid eller noe du &'; re jobber med. Å være produktiv betyr at du &'; re utfører arbeid og gir resultater. Den største forskjellen mellom disse to prinsippene er ordet “ resultater og " ;. Produktivitet gir resultater, uansett hvor mye arbeid som blir gjort

Ha en tenke gjennomsnittlig dag på jobben, og forsøke å bestemme om du &';. Re opptatt eller produktiv. Synes du selv bare gjør en oppgave fordi du kan, eller er det faktisk gir resultater? Er det viktig å arbeide din? Det får du et utfall? Hvis det &'; s ikke hjelpe arbeidet ditt, må du kanskje vurdere hvordan og hvorfor det &'; s blir gjort

Dette er knyttet til det siste punktet av unødvendige møter - noen ganger ha et møte er bare en måte å være. opptatt og doesn &';. t faktisk få noen resultater

Don &'; t procrastinate At Work

Utsettelse er der du utsette en handling ved å distrahere deg selv med forskjellige ting. Det er som regel en annen grunn til at du &'; re ikke gjøre oppgaven som burde gjøres. Ved mange anledninger, den mest utfordrende delen om å få en oppgave gjort er faktisk å starte den. Hvis du klarer å bestemme seg for det første skrittet for å gjøre en oppgave, som går ganske langt for å få det gjort. Det &'; s ingen grunn til å holde utsette det - det vil mest sannsynlig nødt til å få gjort uansett

stal oppgave fordi det &';. Er ikke en prioritet er noe annet - du jobber, men har høyere prioritet arbeid å gjøre . Det er helt gyldig. Utsettelse er virkelig unngå en oppgave som må gjøres. Det er en ekte morderen til den tiden på dagen din!

Delegere noen av arbeidet til andre

Et ekstra forslag på hvordan du kan forbedre din tid ledelse er å delegere noe av arbeidet til andre . Dette avhenger av din nåværende rolle og hva slags arbeid du gjør, men fundamentalt du skjønner &'; t nødt til å gjøre alt selv. Du har kanskje andre gruppemedlemmer som kan hjelpe deg til å utføre litt av arbeidet du trenger å gjøre. Flere ting å ta hensyn til når delegere arbeidet til andre er:

- Hvis de faktisk har de talenter eller kunnskap til å gjøre arbeidet Anmeldelser - Hvis det tar kortere tid å forklare oppgaven enn for deg å gjør det selv Anmeldelser - Hvis den andre personen kan få det gjort før det må gjøres

Tildele arbeidet til andre er en populær måte å spre arbeidsmengden og for å forbedre din tid ledelse som en IT-tekniker.

Don &'; t Oppfølging Hvis det isn &'; t Trengs

Ganske ofte vi snakker med andre ansatte om hvordan deres arbeid er i gang. Dette kan ta tid - det vil ta opp din tid og energi, så vel som den andre personen &'; s. Av dette er nødvendig - hvis det arbeidet du &'; re oppfølging om er relatert til arbeidet ditt, eller om det &'; s noe du utpekt til dem. Andre ganger, det &'; s ikke er knyttet til arbeid eller prosjekt

I slike tilfeller, der det &';. S ikke assosieres med deg, det vil spare deg for tid hvis du don &'; t kontakte dem om det. Jada, er du kanskje interessert i sitt arbeid eller andre prosjekter som pågår, men det kan fungere som en distraksjon til ditt arbeid og senke effektiviteten av din tid ledelse.

Eliminiate Distraksjoner

En god måte å øke din tid ledelse evne og fokus på jobb er å eliminere noen distraksjoner fra din arbeidsplass. Hvis du &'; re ikke distrahert av andre ting, da har du mer fokus på oppgaven du &';. Re gjør, og ofte vil trolig legge mer vekt på det, og få det gjort raskere

Identifiser hva distraherer deg på kontor og deretter prøve å fjerne det distraksjon. Har du en mobiltelefon i nærheten? Slå den på lydløs, eller sette det vår syn. Avslutt alle nettleservinduer du don &'; t trenger. I hovedsak stenge ned alle andre vinduer på datamaskinen din som du don &'; t nød er en effektiv måte å holde konsentrert på akkurat det du &'; re jobber med. Slå av all musikk. Tømme pulten din. Lukke kontordøren, hvis du har gjort. Små ting som dette kan legge opp og hjelpe deg å fokusere og styre tiden din på jobben bedre.

Lær å si nei

En ting som jeg har oppdaget over tid i IT-bransjen er du trenger å lære å si nei. Vi har en tendens til å ha behov for å ta arbeid og bare få det gjort - enten overestimere vår evne til å gjøre jobben, eller undervurderer størrelsen på det arbeidet som skal gjøres, eller vi kan være redd for skuff personen som tildeler arbeid til oss.

En av de viktigste ferdighetene du kan lære som en IT-tekniker er evnen til å si nei. For å være mer effektiv på jobben din, må du lære når du &';. Re ved grensen og tilnærminger til høflig og effektivt avta noe mer arbeid som andre ønsker å gi deg

Kanskje de &'; re tildele sitt arbeid til deg, eller kanskje de &'; re ber deg for en rask tjeneste som isn &'; t så rask, eller kanskje det &'; s bare noe annet at de ønsker at du skal gjøre. Uansett, hvis du &'; re kan ikke få arbeidet gjort i den tidsrammen de trenger, så er det &'; s bedre bare å si det. Si dette på en høflig måte, selvfølgelig, og markere grunnene

Dette kan være fordi du har forskjellige ting som &'; s. Kritisk å arbeide på, kanskje det er fordi du &'; re ikke sikker kan du få det utføres i den tiden som trengs, eller fordi du &'; re ikke den beste personen til å gjøre jobben. I alle tilfelle, sørg for at det &'; s ærlig. Don &'; t bare utgjør en grunn, fordi da du &';. Ll bare virke lat

overvåke hvor tiden tilbringes

Min siste idé om hvordan du kan forbedre din tid ledelse som IT-tekniker er å faktisk følge med på hvordan din tid er brukt. . Noen andre fagpersoner, som advokater og regnskapsførere, gjør dette som de trenger for å fakturere sine kunder og trenger å ta hensyn til den tiden som er brukt

Den viktigste grunnen til at jeg foreslår dette er at hvis du &'; re mer bevisst hvordan du &'; re tilbringe din tid, vil du være i stand til å foreta justeringer som trengs. Du kan gjøre dette ved å skaffe en app til telefonen, ved hjelp av Google Calendar, eller kanskje sette opp et regneark. Tilbringe litt tid hver dag å reflektere over hva du gjorde på hvilke tider og til slutt, du &'; ll har tilstrekkelig informasjon til å gjøre noen vurdering og finne ut hvordan du kan forbedre din tid ledelse basert på den tiden du har vært å bruke <. . br>