Kommunikasjon Management

Team Kommunikasjon Ledelse
Av: Samuel Lartey, prosjektleder.

Innledning
Det er ingen gevinst å si at prosjektledelse suksess bestemmes av om prosjektet ble ferdig i tide, innenfor budsjett, og med alle funksjoner som opprinnelig spesifisert. Det gir grunn til jern trekant-trippel begrensningen. Det er imidlertid en ny dimensjon i prosjektledelse som setter kunden i sentrum for prosjektleveranse. Dette ser nå på det faktum at den ultimate tilfredsstillelse av kunden skal være ønsket av prosjektleder. Kunden må være fornøyd med det som er oppnådd.

Forskning
Markedsføring eksperter har understreket at den fornøyde kunden ville kommunisere sin tilfredshet, men når ikke ville kommunisere sin misnøye. På den annen side vil de ha det at for hver fornøyd kunde som deler sin tilfredshet med et bestemt produkt eller en tjeneste med en annen person; en misfornøyd kunde er sannsynlig å dele sin misnøye til mer enn firedoble antall personer (tilfredshet til misnøye ratio). Prosjektledere trenger derfor å dyrke positive samarbeidsrelasjoner med kunder for å sikre suksess og bevare sitt omdømme. Dette vil bli gjort gjennom effektiv kommunikasjon.

Kommunikasjons
Det er derfor en viktig ingrediens i prosjektledelse som alltid skal effektivt håndtert. Dette er prosjektet kommunikasjon forvaltningsplanen. Å kunne styre et prosjekt, må prosjektleder ha på plass alle prosesser som kreves for å sikre presis og hensiktsmessig generasjon, innsamling, formidling, lagring og endelig disponering av prosjektinformasjon. Effektiv kommunikasjon plan gir koblinger mellom lag, ideer og informasjon.
Det må understrekes her at kommunikasjon ledelse hvis det gjøres effektivt, genererer prosjektresultater som er akseptable for alle. Hvis ikke, kan problemer generert fra mangel på kommunikasjon torpedere et prosjekt og omdømmet til prosjektleder.
Prosjektledere må være dyktig i å håndtere kommunikasjon på alle nivåer i prosjektet. Proaktive prosjektledere ikke vent til reaktivt forklare situasjoner, men begynner å forme riktige forventninger opp foran og aksepterer at dette i en pågående prosess gjennom hele prosjektets levetid. De kommuniserer den nødvendige informasjonen tilgjengelig på en riktig måte.

Nedenfor er fire viktige faktorer å vurdere når du administrerer en kommunikasjons forvaltningsplanen.

Kommunikasjon Plan
å effektivt administrere prosjektet kommunikasjon, må prosjektleder begynner først ved å ha en kommunikasjonsplan. Dette vil ta vare på hvilken informasjon som skal formidles og når. Hvem som skal motta informasjon, metoder som skal brukes ved å samle inn, lagre og distribuere informasjon og rapporteringsforhold blant annet.

Informasjon Distribution
Et annet viktig område i kommunikasjonsledelse er distribusjon av informasjon til interesseholdere. Dette kan være i form av minutter, rapporter, presentasjoner, formell og uformell kommunikasjon. Det som er viktig her er identifisering av informasjonen behov for alle interessenter. Hva er det å bli delt:? Problemer, suksesser, team forestillinger, møteplan, risiko og problemer identifiseres

Snakk med én stemme
Ingenting eroderer tillit i et prosjekt mer enn for en kunde eller interessenter til å motta motstridende meldinger fra ulike prosjektmedarbeidere. Prosjektleder bør minne medlemmene av dette faktum og arbeide med dem for å sikre at riktig informasjon deles med kundene.

Snakk språket i interessent.
Altfor ofte prosjektmedlemmene svare på kundehenvendelser med teknisk sjargong som overgår kundens vokabular og forståelse. Prosjektledere og medlemmer trenger å beskrive problemer, avveininger og løsninger på måter som kunden kan forstå. Prosjektledere og medlemmer må også bruke verbale fysiske fakter, parralingual, pitch og tone av stemmene som ville være mye verdsatt av sine interessenter.

Konklusjonen
Organisasjoner er erkjenner at det ikke er akseptabelt å stå stille i en verden der forandring er det eneste konstante faktoren og fører til et konkurransefortrinn for dem som ser og styre den. For å kunne konkurrere i dagens forretningsverden, er bedrifter propelling sine forretningsstrategier gjennom prosjektledelse, men for å lykkes i å lede prosjekter virksomheten må forbedre sine kommunikasjons lederegenskaper
.