Ute av syne, ute av sinn? Håndtak Papir og filer med tre enkle Decisions

Har hauger av papir og stabler av filer på skrivebordet ser ut til å formere seg og ta på seg et liv på egen hånd?

Er du redd for å sette noe bort fordi du kan glemme det?

Når du åpner e-posten din, tror du, "jeg skal bare sette det her for nå"? Har 'sette det her for nå "haug vokse?

Hvis du svarte" ja "på noen av de ovennevnte, du utsetter beslutninger. Denne forsinkelsen resulterer i økt rot på skrivebordet. Rot fører til overvelde. Velde fører til redusert produktivitet. Du kan se at alt dette fører til noe godt

Det er bare tre avgjørelser du må gjøre:.

Decision # 1: Hva å gjøre med din e-post. Når posten kommer inn, gå over den med din søppelbøtta og ta en av følgende handlinger:

• Kaste den. Hvis du ikke trenger den, kaste den i søpla (som kan inkludere makulering eller resirkulering). Jo mer du kaster bort, jo mindre du er nødt til å ta vare på. Du vinner!

• Delegere It. Hvis noen andre kan gjøre det, gi det videre.

• Gjør det nå. Hvis dette er noe som kan gjøres på to minutter eller mindre, gjør det NÅ. Dette kan bety faktisk gjør oppgaven eller planlegge oppgaven i din planner eller sette den på din "å gjøre" liste.

• Gjøre det senere. Hvis dette er noe som du vil trenge senere, kan ikke ta vare på akkurat nå, eller det vil ta en stund å fullføre det, gå videre til beslutning nr 2.

• Hold det for alltid. Hvis dette er noe du trenger å henge på, gå videre til beslutning nr 3

beslutning nr 2: Når trenger du å se det igjen? Når du trenger å referere til papiret i fremtiden (for eksempel en invitasjon eller et kart), eller du må huske å ta affære på en bestemt dato, trenger du en kiler fil. Dette er hva du gjør:

• Samle disse forsyninger:

* En skuff eller en boks som vil huse hengemapper

* 43 hengende filmapper

* 43 hengende fil mappefaner, 31 av en farge og 12 av en annen farge

* Din favoritt penn eller Sharpie

• Ta disse trinnene:

* Skriv de tolv månedene på 12 kategorier av en farge; sette dem ned på venstre side av 12 hengende mapper

* Skriv tallene 1-31 på de 31 kategoriene i den andre fargen; Sett dem i de resterende 31 hengende mapper, svimlende dem i andre valutaer enn venstre, slik at du vil kunne se dem på et øyeblikk stillinger

• Sett mappene i skuffen eller boks:

* Uansett måneden du begynner med (som jeg skriver, dette er februar), sette den måneden fane i front av skuffen med de nummererte mapper for resten Månedens bak det (dvs. 27 gjennom 31, selv om februar ikke har 31 dager).

* Bak dem er mappen for neste måned (mars), etterfulgt av filene nummerert 1-26.

* Bak den er mappene for resten av året.

* Fil papirene i henhold til når du trenger dem, slik at tid til å fullføre prosjektet. For eksempel, hvis fristen er 25 mars, og du tror jobben vil ta to dager, legger papiret i 23 mars mappen. Hvis du bare trenger å huske å gjøre noe i juni, slippe den i juni filen.

* Begynn hver dag med mappen av dagen, og deretter flytte den. Når du er ferdig med en dag, flytte den til baksiden av neste måned.

* Mot slutten av hver måned, gå gjennom papirene som har blitt droppet i mappen neste måned og sette dem i den aktuelle datoen. Igjen, gi rom for tid til å fullføre prosjektet

beslutning nr. 3: Hvis du trenger å holde det for alltid, arkivere det. Her er noen tips for innlevering:

• Har du virkelig trenger å holde det for alltid? Organisere eksperter sier at du refererer til bare 20% av hva du filen. De resterende 80% er unødvendig og aldri sett på nytt. Ikke fyll dine arkivskap med at 80% .... dette inkluderer flere kopier av samme dokument

• Ikke overstuff filen skuffer. Hold to inches av tomrom i hver skuff, slik at du kan hente filer inn og ut uten landing i akuttmottaket

• Bruk en skråning desktop sorter. Hvis du har stabler av filer på skrivebordet som ikke kan settes bort fordi du jobber med dem, sette dem i en skråning desktop sorter. De er tilgjengelig til enhver kontor leverandør. Dette vil holde filene synlig og lett å finne. Du vil også være mindre sannsynlig å miste dem eller glemmer dem

Din utfordring. Løs å ta en beslutning om hvert stykke papir når det kommer inn på kontoret. Ikke 'sette det her for nå. Ta beslutninger vil føre til store fordeler. Når du går inn på et kontor som er fri for rot ... når du ikke lenger kaste bort tid på å lete etter papirer og filer ... når du ikke lenger glipp frister ... du vil føle deg mindre stresset og du vil få mer arbeid gjort i mindre tid. Ta den tiden du sparer for videreutdanning, en ferie, eller bare slappe av. Du vil bli en bedre advokatassistent i det lange løp
.