Hvordan organisere en effektiv presse conference

Organisere en pressekonferanse

• Velge en dato
• Prøv å få så mye informasjon som mulig om interne frister for mediene du er målgruppe, og planlegge din pressekonferanse tilsvar
• Prøv å unngå en dato parallell til andre hendelser som er sannsynlig å tiltrekke betydelig offentlig interesse

• Velge og forberede et sted:
o Kontroller at plasseringen kan nås lett, og med liten innsats for journalister
o Lag din organisasjon synlig (f.eks med et banner, roll-up, plakat)
o Gi god skilting slik at journalister som ankommer sent kan fortsatt bli med i

 
• Invitasjoner
o bygge en god liste over kontakter i forveien, og prøver å bruke eksisterende medie kataloger
o Sende ut invitasjoner via faks eller e-post, om en uke i forveien
o Hold det kort og enkelt (maks én side), fremhever dato, klokkeslett, varighet (45 til 60 minutter) og plassering
o Ta kontakt data på slutten, og be om tilbakemelding på planlagte oppmøte og tilgjengelighetskrav
o Oppfølging på telefon noen dager før pressekonferansen

• Pressekonferansen selv
o Ha en moderator /tilrettelegger for å være vert for pressekonferansen
o Hver høyttaler bør forberede en kort presentasjon eller uttalelse
o Juster hele programmet rundt ett viktig budskap, f.eks tenker på overskriften som du ønsker å se neste dag i avisen
o Ikke anta at journalister nødvendigvis forstår teknisk terminologi
o Utarbeide skriftlig eller trykt informasjon om emnet; du kan legge til informasjon på høyttalerne og organisasjon (er) som er involvert (jf et media kit)
o Inviter journalister å stille spørsmål
.