Hva så nå? Vedlike Work Day Produktivitet i et liv etter å få Organized

Ok, så kontoret er ryddig, har du store filsystemer, en stor oppgaveliste, du &'; re delegere mer, du &'; re bruker tiden din med omhu, og du har liten eller ingen e-post i innboksen.

Du &'; re ikke beklaget til folk for ikke å kalle dem tilbake. Du &'; re ikke mangler tidsfrister, du &'; re ikke for sent til møter eller å miste viktig informasjon. Du &'; re helt fanget opp og på toppen av spillet og du don &'; t vil arbeidsdagen til å spinne ut av kontroll igjen.

Så hva gjør du nå?

Det viktigste å huske om vedlikehold av systemer, når du har dem, er at de don &'; t ta vare på seg selv. Du må ta vare på dem. Du trenger ikke å kjøpe dem gaver eller ta dem middag … bare gi dem en liten oppmerksomhet hver dag og sørge for at de &'; re gjør ok.

Sette opp nye systemer er ikke et tilfelle av “ sett det og glem det &"; For at du skal gjøre ditt beste jobb, må du systemene til å alltid være aktuell, oppdatert og klar til å støtte deg på et øyeblikk &'; s varsel. For å holde systemer som dette, må du gi dem daglig oppmerksomhet. Yes … Jeg sa DAGLIG.

Her er fem ting å huske på å gjøre hver dag, slik at systemene blir værende og støtte deg i lang tid framover.

1.) Papir og filer. Du får ny informasjon hele tiden. Dette inkluderer artikler, filer, prosjekter, papirer, talemeldinger, e-post, vedlegg og mer. Bygg gang i dagen til fil disse i eksisterende filer eller lage nye filer så snart du innser at du trenger en. Dette gjelder for både papir og elektroniske filer. Uansett hva, vennligst don &'; t la denne informasjonen bygge opp! Du kan angre på det senere.

2.) Oppgaver. Du vil få nye oppgaver hver dag, endre eksisterende og komplette andre. Bygge tidspunkt i løpet av dagen til gjennomgang for en elektronisk oppgave å kontrollere fremdriften, særlig på slutten av dagen.

3.) Kontakter. Du kan samle ny kontaktinformasjon eller visittkort ofte, så ta deg tid til å skrive dem inn i datamaskinen din så snart du mottar ny informasjon eller planlegge det for en gang i uken. Hvis du har mange kontakter for å gå inn, vurdere å bruke en kort skanner eller delegere data til noen andre.

4.) E-post. Du &'; ll fortsette å få massevis av e-post, så ta deg tid til å vurdere det. Få en prosess på plass som lar deg fred i sinnet - - å vite at du &'; har sett det og jobbet med det. Og DON &'; T la din e-post i innboksen! En innboksen er for å bringe e-post IN, ikke for bruk som et arkivskap eller to-do liste.

5.) Time. Ser du en felles tema i de fire første på denne listen? Nøkkelen til å opprettholde de systemene du har, og få fram er tid.

Du og jeg er kjent med tidsstyring verb: “ få tid, spare tid, blokk tid, holde tiden, administrere tid, osv … &"; Det vi virkelig trenger å gjøre er å beskytte tid. Tid er en slik endelig ting. Vi kan &'; t har mer eller mindre av det.

Det beste vi kan gjøre er å beskytte det slik at vi kan bruke den klokt. Måten å gjøre dette på er med tiden blokkering på kalenderen din, så skjønner &'; t nøl med å gi deg selv litt sårt tiltrengt rolig tid til å faktisk få ting gjort

Du tror kanskje at alt du &';! Kommer til å gjøre er å opprettholde systemer, men jeg &'; er her for å fortelle deg at du &'; re ikke. Jo raskere du er til å ta beslutninger, og jo mer du vedlikeholde systemene dine regelmessig, jo mer du &'; ll være å få ting gjort, og få ting GONE samtidig.

Du &'; ll blitt så rask til å vite nøyaktig hvor ting skal gå i dine systemer, at det blir andre natur å få det der og gå videre. Til slutt, du vant &'; t engang å tenke to ganger om det
.