3 trinn til Going Paperless

En av mine områder av spesialitet i min produktivitet og organisering konsulentarbeid er papir ledelse – hjelpe min klienter finne de beste måtene å behandle, administrere og lagre papiret i deres liv og i sitt arbeid. Jeg faktisk liker å jobbe med papir og bearbeiding av informasjon (Hei, I &';? Ma profesjonell arrangør, høyre), men jeg vet at de fleste mennesker der ute bare don &'; t. Mange kunder i løpet av årene har spurt meg om “ gå papirløs, &"; uten egentlig å vite hva det betyr. Det &'; s noe jeg &'; ve alltid vært nysgjerrig på, men trengte en unnskyldning for å prøve og gjennomføre.

Papirløs betyr prosessering og lagring av mindre papir enn man hadde tidligere. Papirfrie midler, vel, å være helt fri for papir – noe jeg synes er ganske tøft å gjøre med de stupbratte mengder papir som ser ut til å strømme inn i våre postkasser uansett hva vi gjør. Going papirløse, men er absolutt gjennomførbart, og ikke alt som er vanskelig, så jeg &'; ve oppdaget første hånd

I begynnelsen av 2009 begynte jeg året med en god del papir på kontoret mitt -. tre fil skuffer fulle av viktige dokumenter, og ca femten permer av materiale fra seminarer, kurs og konferanser. For noen kan noen fil skuffer med papir og noen diverse permer ikke være mye i det hele tatt, mens for andre kan det virke som et fjell av papir! For meg, mye av det papiret var arkivering, og en god kandidat for papirløs reduksjon. Så dette januar jeg gjort et vedtak om å gå som papirløse som mulig, med et mål om å redusere min lagret papir med 75% eller mer. Men hvordan? Her er fremgangsmåten jeg brukte for å redusere min papir:

Whittle det. I &'; m ganske bra om å holde filene mine ned til det essensielle, men selv jeg var i stand til å tømme ut ca 15% av min lagret papir ved å luke gjennom mine gamle dokumenter og fjerne det som ikke lenger var nyttig eller relevant. Det &'; s enkleste å jobbe med en skuff (eller enda en del av en skuff) om gangen for å unngå å bli overveldet. Hold en søppelbøtte og en pose eller boks for makulering hendig, og gå gjennom hver fil, mappe, bindemiddel eller et dokument med en kald, hard øyet og holde bare det du virkelig trenger – og kaste resten. Du bør sitte igjen med bare dine viktige dokumenter. Sett til side noen uvanlige docs som offisielle meldinger (gjerninger, fødsel /død /ekteskap /skilsmisse sertifikater).

Skann det. Holde papiret som &'; s igjen bare isn &'; t nødvendig hvis du kan finne alternative måter å lagre informasjon – det &'; s informasjonen som &'; s verdifull, ikke nødvendigvis papiret. Spesielt i en alder av enkle søk på våre datamaskiner, noen ganger er det perfekt fornuftig å sentralisere informasjon på datamaskinen din så mye som mulig. For meg, bestemte jeg meg for at mens mye av den informasjonen jeg ønsket å holde var svært verdifull, selve papiret måtte gå – så scanning var svaret. For å forenkle prosessen, valgte jeg en high-speed skanner /programvareløsning fra The Neat Company, kalt NeatWorks ADF. Når du &'; re gjør en stor skanning prosjekt som dette, du virkelig trenger en skanner designet for å skanne dokumenter på flere sider, samt programvare som kan hjelpe forenkle prosessen. Jeg anbefaler en løsning som kan skanne til PDF i tillegg til en proprietær database. Når dokumentene er skannet og støttet opp, kan du makulere eller resirkulere originalene.

Lagre det. Husk de uvanlige docs vi setter til side tidligere, som statssertifikater, hjem lån docs og andre errata? Definitivt skanne dem også, men jeg foreslår å holde originalene på et sikkert sted, som en lås eller bankboks. Mens du kan få kopier av dem igjen fra de organer som er ansvarlige, det &'; s vanligvis en rekke problemer med å gjøre det, og rett og slett lettere å holde en liten mengde av disse papirene på hånden.

Ved å gjøre det jeg &'; ve beskrevet, var jeg i stand til å dramatisk redusere mengden papir som jeg &'; m lagring. Faktisk har alt blitt redigert ned til en desktop-fil boks omtrent syv inches dyp – som &'; s det. Ingen store fil skuffer eller bokser, ingen stabler av papirer. En boks, ikke mer – alle de gamle papirene er borte nå, med tom plass igjen i kjølvannet.

Hva er dine papir reduserende strategier? Har du prøvd å gå papirløs
 ?;