For folk flest i disse dager, holde tritt med den daglige angrep av e-post er en stor utfordring. Faktisk, eksperter anslår at e-post har lagt til en ekstra 1,23 timer til den gjennomsnittlige persons hverdag ( E-skriving: 21st Century verktøy for effektiv kommunikasjon
av Diana Booher; Administrere E-post
av Christina Cavanagh). Hvis du multipliserer 1,23 timer etter 5 dager i 52 uker, er den gjennomsnittlige personen bruker 320 timer per år ekstra tid å håndtere e-post. Wow! Det er mye tid brukt på e-post. Og eksperter anslår at tidstapet til e-post har forårsaket arbeidstakere å barbere tid andre steder, forårsaker en produktivitet knase.
Ifølge The Wall Street Journal
, tilbringer den gjennomsnittlige amerikanske arbeideren opp til fire timer i døgnet sender og mottar e-post. Av at fire timer, er det anslått at én time hver dag blir brukt på 36 prosent av e-postmeldinger som enten er irrelevant, eller relevant, men ikke krever et svar.
Så hvordan overlever din daglige e-angrepet? Følgende tips vil hjelpe deg å håndtere strømmen av e-post:
Slå av e-post alarmer og ber via e-post preferanser verktøyet. Mange har alarmer og meldinger satt til å gå av noen få minutter ved ankomst av e-post i innboksen sin. Disse stadige avbrytelser gjøre folk reagerer som Pavlovs hunder hver gang de hører "du har mail" klokkespill. Slå av ringeklokken vil holde deg fra å avbryte det du gjør for å lese e-post i midten av andre prosjekter.
Plan for lesing og responsen av e-post i din daglige timeplan. Lag en proaktiv metode for å håndtere e-post ved å sette opp tid i dag dedikert til e-post. Ikke sjekk e-post den første tingen i morgen, eller du risikerer å bli reaktiv. I stedet bruker den første timen arbeider på den viktigste prosjekt eller planlegger dagen din ut.
Beregn hvor mye tid du bruker på e-post nå, og kuttet den tiden i halvparten. Frister vanligvis gjøre folk flest mer effektiv. Det kan være lurt å bruke halvparten av den tildelte e-tiden om morgenen, og den andre halvparten etter lunsj eller før du er ferdig for dagen. Tid begrensningen tvinger deg til å prioritere. E-post som ikke blir besvart er sannsynligvis ikke så viktig, og dermed slettet eller arkivert i mapper for fremtidig bruk.
Opprett e-postmapper, og dirigere strømmen av e-post. Opprette mapper i din e-postsystem som speilet papiret registreringssystem for å forsterke lagring og gjenfinning av viktig informasjon. I tillegg oppretter mappene til reflekterer din aktive prosjekter og endre e-postinnstillingene for direkte e-post som inneholder prosjektrelatert språk til disse mappene i innboksen din. Ekstra bonus:. Mange e-postsystemer innføre begrensninger på innboksen størrelse, men ikke i en mappe
Bruk datamaskinen lagringsmapper. For e-post som må holdes i en lengre periode, lage en elektronisk arkivskap, med elektroniske mapper for kategorinavn som samsvarer med fysiske filer. Bruk Word eller systemet ditt firma benytter og ryggen opp ofte.
Lagre bare det siste. Slett tidligere streng av e-post og bare holde den nyeste en å unngå spar overflødige e-poster.
Bare lagre vedlegget. Hvis e-post har et vedlegg og det er alt du trenger, bare lagre vedlegget.
kontrollere flyten av e-post utveksling. Folk føler ofte at de må svare på e-post umiddelbart. Ta deg tid til å vurdere svaret ditt og bremse strømmen av e-post når en umiddelbar reaksjon hvis nødvendig.
Avstå fra å sende irrelevant e-post. Vær forsiktig med å sende e-post bare fordi det er raskt og praktisk. De samme reglene gjelder for e-post som vanlig korrespondanse - hvis den ikke har å si, ikke si det
Lag maler.. Hvis du ofte sender samme typer e-post, lage maler som du kan bruke om og om igjen (skiftende bare de nærmere hver gang).
Opprett en e-post ritual. Hver fredag før du forlater kontoret, være hensynsløs om sletting av e-poster ikke lenger nødvendig, sparer de du trenger for en uke eller lenger til personlige mapper, sparer de du trenger lenger til Word, og gjennomgå de i personlige mapper for å slette ikke lenger nødvendig. Gjør dette til en ukentlig vane og din e-post vil bli mye mer håndterlig. Du kan også gjøre det samme på slutten av hver dag hvis du ønsker det.
Mange er kjent med ovennevnte tips, men noen faktisk gjennomføre dem, slik at de skal være reaktiv i stedet for proaktiv. Organisere e-post, som enhver annen organisering atferd, kan du bli mer produktive og bedre utnytte din tid og energi. Så stoppe galskapen, og gjøre det som trengs for å ta kontroll over din e-post. Husk at e-post er ment å være et elektronisk kommunikasjons verktøy for å hjelpe deg, ikke drive deg gal
.
organisere og lære å organisere
- Oppretting av Online Marketing Flow i tre Simple Steps
- *** Clutter clogging Space and Time? 3 Rettidig tips for å luke den ut!
- Har din å gjøre List
- Bruk ti minutters Metode for å få Organized
- Hvor forberedt er du for en nødsituasjon?
- Photo Organizing Solutions
- *** Hvordan å holde et lite kjøkken Organized
- Har du bare nødt for mye tøy?
- Organisere tips å bruke Today
- En tid for gjenfødelse og revitalisering !! Velkommen tilbake Spring!
- Time Management STRATEGIER: Få gjort mer, bedre og faster
- Den organiserte Student
- Digitalisert Files: Hvor mye Hard Drive tar de
- *** Skap arrangører som bidrar til at Uskikkelige Garderober i Check
- Organiser din mailin og emballasje Supplies
- Clear Clutter å redusere faren for brann i din Home
- *** Untangle dine smykker med disse Organizers
- Redusere papir Clutter
- Utsettelse: Time Management sin Enemy
- Hva er ditt Bermuda Triangle