Papir Filing Systems

• Fil og finne dokumenter Fast
Den eneste grunnen til fil papirene er å gi dem et sted å være til du trenger dem igjen. Et godt arkivsystem bør ta deg veldig liten tid til fil eller finne dokumenter. Don &'; t tilbringe tid på å lage en forseggjort system, og don &'; t automatisk sende alt som kommer din vei. Studier viser gjennomgående at 80 prosent av papirene arkivert blir aldri nevnt igjen
Det &';! S ingen beste registreringssystem. Det beste systemet for deg, avhenger av hva slags dokumenter du filen og hvor du vil tenke å søke etter dem. Design ditt eget system som du oppdager hva som fungerer best for deg. Og hva som fungerer best kan være en kombinasjon av systemer. Her er noen ideer for å få deg å tenke
• Hold kategorier bred
Filing etter kategori gir en logisk struktur for filer fordi lignende temaer er gruppert sammen. Hvis du velger en annen farge for hver kategori, det &'; s lett å se hvor de &'; re plassert så snart du åpner filen skuffen. Målet for kategori etiketter bred nok til at de fleste nye dokumenter passe en av dem. Opprette en ny kategori når det er nødvendig, men don &'; t gjøre dem så spesielt at du oppretter en ny fil for hvert nytt stykke papir
For eksempel i de fleste små bedrifter er det &';. Er ikke nødvendig å dele en kategori som heter “ Juridisk &"; inn tillatelser, lisenser, varemerkeregistreringer, etc. Du bare don &'; t trenger å være så konkret; én fil er nok. Hvis det har å gjøre med juridiske spørsmål, slipp den inn; hvis du må hente den senere kan du bla gjennom filen til du finner riktig dokument. På den annen side, en kategori som heter “ Klienter &"; wouldn &'; t være konkret nok. Det ville være upraktisk å legge alle dine individuelle klientmapper i en hengende fil; du &'; d ønsker separate filer for hver enkelt, sannsynligvis ordnet alfabetisk. Og du &'; d ønsker dem alle til å være i samme farge, slik at du vet umiddelbart at en fil som &'; s. Gul, for eksempel, er en klient fil
Ideelt når du legger til ny informasjon du &'; ll plassere den i fronten av filen, men jeg skjønner &'; t tror det &'; s stort problem hvis du don &'; t. Filer burde &'; t være så tykk at det tar mer enn et øyeblikk eller to for å finne det du &'; re ute etter, uansett hvor det er i filen. Hvis filene blir for overfylt, subcategorize eller luke ut utdaterte informasjon

• Finn filer basert på bruksfrekvens
Hold filene du bruker hele tiden i den mest passende sted, akkurat som du ville gjort med hvilken som helst annen kontorverktøy. Hold de du bruker sjeldnere litt lenger bort —. Kanskje på tvers av rommet, og de du sjelden bruker enda lenger unna, kanskje i en lagringsplass skap
• File rutine uttalelser etter måned
Tenk hvor raskt og enkelt filing ville være hvis du bare droppet alle regninger fra inneværende måned i én fil, og ble ferdig med innlevering! Selv om de fleste av oss har lært å file av leverandør – telefon regninger sammen, kredittkort uttalelser sammen, etc., det &'; s langt enklere å arkivere alle regninger fra januar sammen, alle regninger fra februar sammen, og så videre. Innlevering av måneden kan være litt mer trøbbel hvis du trenger å finne en bestemt regning, siden du &'; d må gjette på omtrentlig timing og kanskje må sjekke et par forskjellige filer. Men mesteparten av tiden, vi aldri referere til tidligere regninger uansett, så innlevering gang du vil definitivt spare opp foran mer enn oppveier den tiden du kan bruke senere
Det &';. En god idé å holde to år med månedlige filer , roterende inneværende år til tilbake når året avsluttes og bringe fjor &'; s fil fremover. Som regningene kommer inn for det nye året, vurdere hva &'; s i filen fra to år siden, og hvis du ikke lenger trenger det, makulere det. Hvis du trenger det, kan du flytte den til et permanent “ kategorien &"; fil på den tiden. Ikke bare er denne teknikken raskt og enkelt, holder det automatisk filene dine fra å bli fylt med utdatert papir
.