3 enkle måter å få oppgaver Off Your Plate (og inn på noen andres)

Du kan effektivisere, kombinere, og massasje oppgaver ad infinitum, men de fleste av oss vil nå et punkt der det er rett og slett for mange ting for en person til do. På dette punktet, har du noen alternativer - 1) omprioritere og fjerne noen oppgaver fra listen; 2) jobber døgnet rundt for å fullføre alle oppgaver; eller 3) dele noen av dine oppgaver med andre. Jeg anbefaler vanligvis det tredje alternativet

Her er hvordan du gjør det. Lag en delegasjon listen. I løpet av hver dag, vil du sannsynligvis kommet over en rekke oppgaver eller plikter som ikke nødvendigvis er en god bruk av din tid, ferdigheter eller kompetanse, eller de som du bare aldri finne tid til å gjøre. I tillegg er det trolig nok av andre oppgaver som du bare hater å gjøre. Begynner å skrive alle disse oppgavene ned, og før du vet ordet av det, vil du sannsynligvis ha en ganske lang liste! Når du har tatt de fleste av oppgavene du heller ikke gjøre, begynne å gruppere dem etter type eller kategori. Før du vet ordet av det, har du laget mini-stillingsbeskrivelser for de ulike områdene som du trenger hjelp med.

Document hver oppgave. Ideelt sett vil du være i stand til å passere oppgaver sammen med noen andre, uten å bli pepret med "hvordan gjør jeg det?" spørsmål hele dagen lang. For å få det til, må du gjøre to ting - dokumentere oppgavene, og trene den personen som skal gjøre dem. For hver oppgave, ta litt tid til å skrive ned hvert enkelt trinn som går til å gjøre det skje. Ideen her er å fjerne gjetting, og jo mer detaljert du er, jo mer sannsynlig er det at noen vil være i stand til effektivt å gjøre den oppgaven for deg. Lag en steg-for-steg prosess for hver oppgave, og sluttresultatet skal være et dokumentert sett med trinn som er så klar, bør noen med liten eller ingen forkunnskaper for oppgaven kunne plukke den opp og gjøre det uten problemer . Når du har skrevet en prosess ned, sett den til side for en dag. Når du vender tilbake til den, sørg for hvert trinn er klart, og at ingen trinn mangler. Først da er den klar til å bli losses til noen andre.

Deleger effektivt. Når du har opprettet skrevet prosesser for hver av de oppgavene du ønsker å ta av tallerkenen din, da er det på tide å finne folk til å delegere dem til. Du kan velge å finne en person å håndtere dem alle (kanskje en virtuell assistent), eller du kan ta på en rekke folk til å hjelpe deg (kanskje en virtuell assistent for enkelte oppgaver, et personlig assistent for andre, og en lærling for resten). Etter at du har tatt på rett person eller folk til å hjelpe deg, sørg for å ta tid til å gå dem gjennom hver av de oppgavene du har dokumentert. Selv om du har brukt tid på å skrive prosessene ned, er det nyttig å veilede folk gjennom dem, særlig ettersom de er kommet i gang. For noen oppgaver du har offloaded til noen andre, vil du ønsker å også sette opp et system slik at både du og de kan holde oversikt over hvilke oppgaver er delegert, som er ansvarlig for hver enkelt, og status for hver. Uten dette, både du og de er ansvarlig for å miste oversikten over hvem som gjør hva, og når. Lag en vanlig vane å gå over disse oppgavene med delegatee (e) for å holde alle på samme side.

Hvis du er vant til å gjøre alt selv, vet jeg ideen om å gi bort oppgaver til noen andre kan virke både frigjørende og skremmende. .. Å være bevisst om å delegere og skape dokumenterte systemer og prosesser vil hjelpe deg og personen du deler oppgavene med å gjøre overgangen mye enklere, smidigere og mer effektiv